個人情報開示請求に関わる不適切な処理について

　大阪市平野区保健福祉センターにおいて、個人情報開示請求に関わって文書管理、決裁手続きと施行及び公印の管理におきまして不適切な処理がありました。不適切な処理を行ったことにつきまして、深く反省し、再発防止に努めますとともに、関係者の皆様に多大なご迷惑をおかけし、市民の皆様の信頼を損ねることとなったことに対しまして、深くお詫び申し上げます。

　なお、詳細につきましては次のとおりです。

1 概要

　大阪市平野区保健福祉センターでは、平成21年7月27日（月）、市民の方から個人情報開示請求が提出されたことを受けて、同日、担当職員が請求された対象文書を探しましたが確認できず、見当たらないことから、対象文書が存在しないとする不存在による非開示決定の事務手続きを行い、8月7日（金）に決裁が終了しました。

　しかしながら、8月9日（日）、非開示決定通知書を発送する段階になって、対象文書が存在することが判明しました。

　本来であれば、まず不存在による非開示決定を取り消し、対象文書の開示決定を行うべきところ、担当職員の自己判断によりその決裁行為を省略し、さらには開示決定通知書を送付すべきところ、それを送付せずに、対象文書の写しに本来必要ではない公印を無断で押印し、その書類を請求者へ送付してしまいました。

　後日、請求者のご家族の方から、開示請求時の説明内容と相違があるとのご指摘を受けて調査したことで、今回の不適切な事務処理が判明いたしました。

2 原因

　日常の文書管理が適切に行われていなかったことにより対象文書を発見することができず、また、個人情報開示請求事務及び公印の取扱いについて、理解ができていなかったことにより、適正な事務処理が行われなかったものと考えています。

3 事故後の対応

　平成21年8月以降、請求者のご家族のご自宅を訪問し、開示決定通知書をお渡しするとともに、事情説明とお詫びを行いました。また、この間、ご家族からの疑問点にお答えするために、事実経過や状況の確認等を行ってまいりましたところ、一定のご理解を得たところです。

4  再発防止について

　本件を厳粛に受け止め、個人情報開示請求事務をはじめ、個人情報の管理と適正な事務の遂行、コンプライアンスの徹底、上司への報告・連絡・相談の徹底、並びに文書の適正な管理について、改めて全職員に周知徹底を行い市民の皆様に対する信頼回復に全力を挙げて努めてまいります。