金融機関等第三者からの住民票の写しの交付請求にかかる個人情報を含む書類の紛失について

　大阪市市民局郵送事務処理センターにおきまして、平成21年10月26日、金融機関等第三者からの郵送による住民票の写しの交付請求を処理する際に、請求者（クレジット会社）の顧客1名及び請求者の担当者1名の個人情報を含む書留郵便物を紛失したことが、請求者からの連絡により判明しました。

　個人情報を含む書類の紛失という重大な事態を発生させましたことにつきまして、深く反省いたしますとともに、関係者の皆様方に多大のご心配とご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。

1　紛失にかかる個人情報の種類

（1）   請求者（クレジット会社）の顧客にかかるもの

　　　ア　住民票の写し交付請求書

  　　　　住所、氏名、生年月日

　　　イ　契約書の写し

  　　　　住所、氏名、生年月日、電話番号

（2）   担当者にかかるもの（請求担当者にかかる本人確認書類）

　　　ア　自動車運転免許証の写し（表裏。ただし、本籍は塗りつぶし）

　　　イ　社員証の写し

  　　　　氏及び写真、署名

2　請求者の顧客及び担当者の方々への対応

　請求者の担当者の方には、訪問のうえ謝罪しました。請求者の顧客には、転居先を訪問していますが、お会いできておらず、謝罪ができていません。今後、郵送事務処理センター職員が訪問し、謝罪のうえ経過報告と今後の対応について説明する予定です。

3　事実の経過

（1）市民局郵送事務処理センターでは、金融機関等第三者からの郵送請求による住民票の写し　　の交付に関する事務を行っていますが、郵便物の受領については、大半の郵便物を総務局文書交換所経由で受領します。 このほか書留郵便など受領印が必要な郵便物については、郵送事務処理センターに概ね午前11時から正午の間及び午後に直接配達され職員が受領しています。

　 午前中に受領した郵便物は、直ちに住民票受付簿に記載して、事務処理を開始しますが、午後に受領した郵便物は、事務室内で職員が管理している一時保管箱に保管した後、午前中受領分の処理終了後に、住民票受付簿に記載して事務処理を行っています。

（2）10月26日に、請求者から「書留郵便で請求した住民票の写しが、まだ返送されていない」（郵便局の記録では、10月7日14時45分に郵送事務処理センターが受領している）と連絡があり、住民票受付簿及び証明書発行履歴を確認したところ、処理経過がなく、郵送事務処理センター内をくまなく探しましたが、受領した書留郵便は発見できず、書留郵便の受領後、事務処理の開始までの間に、書留郵便物を紛失したことが判明しました。

（3）請求者に調査結果を連絡した上、11月2日に郵送事務処理センター職員が請求者を訪問し、謝罪のうえ経過報告と今後の対応について説明しました。

（4）転居している顧客には、11月4日、5日にお伺いしましたが、お会いできていない状況にあります。今後、郵送事務処理センター職員が訪問し、謝罪のうえ経過報告と今後の対応について説明する予定です。

4　事故の原因と問題点

　午後に受領した郵便物については、直ちに住民票受付簿に記載することをせず、一時保管する仕組みとしていたことから、事故の発生を未然に防ぐことができなかったものと思われます。

5　再発防止について

　関係職員に対して、個人情報保護の意識を改めて指導するとともに、郵便物受領後は、直ちに住民票受付簿を記載して処理を行うよう、事務処理方法を改善し、今後このような事故が発生しないよう再発防止に努めてまいります。

※ 「第三者請求」は、住民基本台帳法第12条の3第1項の規定により、「自己の権利を行使し、又は自己の義務を履行するために住民票の記載事項を確認する必要がある者」等に認められています。