住吉区保健福祉センターにおける特定疾患更新申請書類の紛失について

大阪市住吉区保健福祉センター保健福祉担当において受付けた特定疾患医療受給者証にかかる更新申請書類のうち計7件が書類点検作業の過程で紛失したことが判明しました。

業務の遂行にあたって、大阪市個人情報保護条例の趣旨や当該業務が個人情報を扱う重要な業務であることを認識し、事務処理を行ってまいりましたが、今回個人情報の紛失を発生させ、関係者に多大なご迷惑をおかけしましたことにつきまして、深く反省するとともにお詫び申しあげます。

1　紛失発生について

（1）発生日時

平成21年9月18日13時から20時の間

（2）発生場所

住吉区保健福祉センター保健福祉担当事務室内

2　紛失した書類の内容

(1)　紛失した資料（個人情報）

①    特定疾患医療受給者証交付申請書　更新　(患者氏名、住所、生年月日、生計中心者氏名、申請者氏名・住所、受給者番号)

②    臨床調査個人票(患者氏名、性別、生年月日、住所、出生都道府県・発病時都道府県・発病年月日・初診年月日・保険種別・身体障害者手帳の有無・介護認定・生活状況(社会活動・日常生活)・当該疾病の受診状況・病状・治療の状況、医療機関名・住所・医師の氏名)

③    重症患者認定申請書(氏名、住所)

④    障害者手帳(住所、氏名、障害名、等級)

⑤    同意書(受給者氏名、住所)

⑥    課税に関する書類(生計中心者の源泉徴収票か確定申告書のコピー、市府民税課税証明書、住所・氏名・所得・控除額・税額)

⑦    申立書　少額所得のための生活状況申し立て（住所、氏名、事由）

⑧    健康保険証コピー(住所、氏名、保険証番号)

⑨    特定疾患医療受給者証コピー(住所、氏名、病名、受給者番号、承認期間)

⑩    公的年金の源泉徴収票(住所、氏名、金額、税額)

(2)　紛失した資料（個人情報）の個人別状況

A氏　→　①　②　⑤　⑥　⑧　⑨　  

B氏　→　①　②　⑤　⑥　⑧　⑨　⑩

C氏　→　①　②　⑤　⑥　⑧　⑨

D氏　→　①　②　⑤　⑥　⑦　⑧　⑨

E氏　→　①　②　③　④　⑤　⑧　⑨

F氏　→　①　②　③　④　⑤　⑥　⑧　⑨

G氏　→　①　②　⑤　⑥　⑦　⑧　⑨

3　紛失の経緯と経過

9月17日受付分の特定疾患更新申請書類一式について、9月18日の午前中より担当者が書類の点検及び特定疾患申請受付台帳（以下台帳）に記入するため、原本・コピー・大阪市保健所への送付書をまとめて台帳にはさんで作業を行う準備をしていましたが、12時40分頃から外勤の予定があったため、当該担当者が自席の机の上においたまま、出張しました。

また、15時に外勤から帰庁した後も、窓口対応、電話対応に追われ作業が出来ないまま18時から20時頃まで会議に出席していたため、会議終了後に台帳への記入作業を行うために自席に戻って確認したところ、書類がなくなっていることが判明しました。

その後、担当者の机の上や中、周辺はもとより障害福祉の事務に関係する書類、ロッカーの中、他の職員の机など徹底的に捜すと同時に、別途保管されている書類と台帳を照合する作業を行い、7件の申請書類について紛失していることを特定しました。

対象者の方には、訪問し、経過説明をした上で謝罪し、あわせて、申請書等の紛失書類について再提出をお願いし、処理を行いました。

なお、警察への書類紛失届は11月5日に提出しております。

警察への紛失届提出後も、引き続き書類を捜しましたが、発見に至りませんでした。当該書類については、9月18日の13時頃に他の職員が書類を確認しているため、当該担当者が会議の終了後に確認する同日20時までの間に紛失したものと考えられますが、紛失が発生した場所は、第三者が出入りするところではなく、資料の外部への流出の可能性は極めて小さいことと、連休明けの24日に1年に一度の大量の文書廃棄を行っていることもあり、誤って廃棄等した可能性が大きいと考えます。

※    特定疾患医療受給者証更新事務については、区役所で対象者からの申請を受付し、大阪市保健所へ送付をし、大阪市保健所が大阪市全区分を大阪府へ送付する流れになっています。(通常は週に1回程度の送付であるがこの時期は一斉更新の繁忙期であるため日毎の送付を行っています。)

4　今後の対応

今回の紛失は、作業中の書類の管理が不十分なために発生したものであり、個人情報にかかわる重大な事故と認識しております。

今後は、同様の事態が生じないよう、速やかに送付処理を行うとともに処理を中断する場合には保管を確実に行うなど事務処理方法を改善し、再発防止に努めてまいります。また、個人情報保護条例にかんがみ、実施機関の責務として個人情報保護の重要性を認識し、より一層個人情報の適正な取り扱い、保護の徹底に努めてまいります。