国民健康保険被保険者にかかる個人情報の流出について

大阪市天王寺区役所において、平成21年6 月4 日（木）に、廃棄予定の個人情報を流出する事故が発生しました。

担当係長が廃棄する文書をシュレッダーにかけようとしているところへ、他の職員からお客様の応対を求められ、廃棄する文書を持ったまま窓口カウンターへ行き、そこに置いたまま申請書類の説明をしたために、お客様にお渡しした申請書類と一緒にその下に置いていた廃棄するはずの文書も持ち帰られることとなってしまいました。

この文書は、国民健康保険料の還付の事務処理をするために資料として出力したもので、当日の事務処理後は不要となり廃棄するものでした。

これにより、還付のあて先となっていた被保険者の方2名分の個人情報が、まったく無関係の方の手に渡ってしまいました。大切な個人情報を見知らぬ人に渡されてしまったお客様に、多大なご迷惑をおかけしたことを深くお詫びします。

1．経過

6月4日(木)に、担当係長が、国民健康保険料の還付の事務処理をした際、国民健康保険システムへの入力のために使用したあと不要となった保険料還付通知書と収納状況連絡票の二つ文書を廃棄するためシュレッダーのほうへ行こうとしていたときに、他の担当者からお客様の応対を求められたので、廃棄する文書を持ったまま窓口へ行き、カウンターの上にこの文書を置いたまま応対をしました。

お客様がこの担当係長にご用件を説明するため、書類数枚を封筒から出してカウンターに広げられたときに、廃棄する文書がその下に隠れてしまいました。

そして、書類手続きの説明が終わり、お客様がカウンターの上の書類をまとめて封筒に入れられたときに、お渡しした書類と一緒に廃棄する文書も入れて持ち帰られてしまいました。このとき、担当係長もお客様もまったく気づきませんでした。

翌日の夕方になって、お客様から、持ち帰った書類の中に無関係の書類が入っていたとのお電話があり、はじめて廃棄する文書を一緒に持ち帰られたのではないかと気づきました。お電話をいただいた際、すぐに回収にうかがうと申しあげましたが、お客様から石川県在住のため書留で返送したほうがよいとのお申し出をいただいたので郵送いただきました。そしてお送りいただいた書留郵便を6月8日（月）に受領し、廃棄する文書が混入していたことを確認すると同時に流出した個人情報が回収できました。

2．流出した個人情報

　　被保険者2名分の住所、氏名、被保険者証番号、平成18年度納付保険料額、平成20年度および21年度還付保険料額

3．事故後の対応

誤って個人情報を流出してしまったお客様お二人に対しては、本日までに訪問し事情を説明するとともに個人情報の流出についてお詫びしました。また、無関係の文書をお持ち帰りいただいてしまったお客様に対しては、6月8日（月）に電話でお詫びするとともに、ご連絡いただいたお礼を申し上げ、郵送料を返送しました。

4．再発防止について

今回のことは、個人情報に対する認識の不足と取り扱う際の注意力の不足から起きたものです。今後このようなことを起こさないよう、担当職員全員に対し、個人情報の大切さを再認識し細心の注意をもって取り扱うよう、改めて注意しました。