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報道発表資料 窓口サービス課(戸籍)における胎児認知届にかかる不適切事務に伴う戸籍記載事項の記録遺漏及び不適切な対応について

2022年2月18日

ページ番号:559276

 本件については、令和4年2月18日14時に報道発表しております。

 大阪市旭区役所窓口サービス課(戸籍)において、胎児認知届の事務処理を怠ったことが原因で、出生により作成された子の戸籍に父親が行った胎児認知事項が記載されず、父親の本籍地への届書送付も行われていないことが判明しました。

 その後、大阪法務局長の許可を得て戸籍の訂正を行いましたが、発覚時点で行っておくべき関係者への報告や組織内情報共有が遅れたほか、その後の対応も説明とお詫びの場に責任者である課長が同席しなかったなど誠実さを欠くこととなり、関係者の皆様に大変ご心配、ご心痛をおかけいたしましたとともに、本市行政に対する信用を失墜させることとなりました。

 猛省いたしますとともに、深くお詫びを申し上げます。

 また、今後このようなことがないよう再発防止に努めてまいります。

 

1 経過と概要

 令和3年6月18日(金曜日)、ある区民の方(以下「A氏」という。)より胎児認知届が提出され、事務処理担当者がその内容を戸籍情報システムに入力を行いましたが、同時に行うべき胎児の母(以下「B氏」という。)の戸籍への「注意付箋(異動)」及び個人状態ファイル(胎児認知)への設定(子の出生届出時に認知事項の記載とA氏の本籍地への届書送付漏れを防ぐための処置)を行うことを失念しました。

 同年7月7日(水曜日)、子(以下「C氏」という。)の出生に伴い、同月14日(水曜日)にB氏より出生届が提出されましたが、上記の設定を行っていなかったため、胎児認知の届出がなされていないものとして取り扱いました。また、窓口においてB氏及びA氏より胎児認知届を提出している旨の指摘を受けていたにもかかわらず、関係書類等の確認を怠り対応していませんでした。

 さらに、出生届の「届出人」欄にご記載いただいておりましたA氏の氏名を、B氏の氏名に書き換えていただくようお願いいたしました。これは胎児認知の手続きがなされているかどうかにかかわらず、まだご入籍されていない時点では、制度上の届出は母の方にしていただくこととなっておりますためですが、その旨を丁寧にご説明できておりませんでした。

 これらの結果、B氏戸籍中のC氏の身分事項に認知事項が記載されず父欄が空欄のままとなったほか、A氏の本籍地への届書送付がなされなかったため、同氏の戸籍への胎児認知事項の記載も行われませんでした。

 同年9月28日(火曜日)に、別の担当者が出生届出時まで仮に保管しておく簿冊に別の胎児認知届を仮保管しようとしていたところ、簿冊内から出生日を大幅に経過している本件胎児認知届が発見され、上記の事実が判明しました。

2 記載されなかった戸籍記載事項

  • 母(B氏)の戸籍に記載された子(C氏)の「戸籍に記録されている者」の項目中の父(A氏)の氏名
  • 母(B氏)の戸籍に記載された子(C氏)の「身分事項」の父A氏の子C氏に対する認知事項(胎児認知日、認知者氏名、認知者の戸籍)
  • 父(A氏)の戸籍の「身分事項」の認知の項目(胎児認知日、認知した子の氏名、認知した子の戸籍、送付を受けた日、受理者)

3 判明後の対応

 令和3年10月1日(金曜日)に、記載遺漏になっている胎児認知事項を戸籍に正しく記載するために大阪法務局に照会を行いました。

 同月6日(水曜日)、大阪法務局より、戸籍記載について法務局長あて記載許可申請が必要である旨の回答があり、すぐに大阪法務局長あて記載許可申請を行い、同月14日付けの記載許可書を同月18日(月曜日)に受領しました。

 これを受け、同日直ちにB氏の戸籍に今回の遺漏事項を記載するとともに、A氏の本籍がある市内区役所には同月19日付けで届書謄本を発送し、同月20日付けで同区役所において戸籍の記載を完了しました。

 しかしながら、B氏の戸籍において、A氏がC氏を認知した事項の記録について「記録遺漏」と表記されることとなりました。

 その後、同年11月9日(火曜日)にA氏及びB氏へ報告を行い、同月29日(月曜日)、令和4年1月16日(日曜日)及び同年2月10日(木曜日)に関係者へのご説明とお詫びを行いましたが、選挙事務の繁忙を理由に令和3年11月9日(火曜日)まで先延ばしとなり、同月10日(水曜日)まで本件の状況が区役所内部で全く共有できていませんでした。

 また、同月29日(月曜日)に関係者にお詫びとご説明にお伺いする際に、責任者の窓口サービス課長が区役所の内部事情があったものの、調整を行えば回避できたにもかかわらず、これを怠り同席しませんでした。また、そのお詫びのためにご自宅に何度も訪問等を繰り返すなど、関係者のご心情を察することなく軽率な行動に至ってしまい、関係者にご心労をおかけしてしまいました。

 令和4年1月16日(日曜日)及び2月10日(木曜日)には当区役所にて副区長から謝罪及びご説明を行い、誠意をもって公表するなどの対応をさせていただいております。

4 原因

 担当者は胎児認知届の内容を戸籍情報システムに入力を行いましたが、引き続き同システムの別メニューから入力すべき「注意付箋(異動)」及び個人状態ファイル(胎児認知)への設定(子の出生届出時に認知事項の記載と父の本籍地への届書送付漏れを防ぐための処置)を失念したこと、また、複数人で確認を行うことになっていなかったことが原因です。さらには、窓口において胎児認知届を事前に提出している旨の指摘を受けたにもかかわらず、趣旨を十分理解できなかったため対応できなかったことが原因です。

 また、判明後、直ちに情報を共有し組織的対応を行わず、当該課長を含め担当職員の不適切事務の認識・市民志向が低かったことが原因です。

5 再発防止策

 戸籍情報システムの入力の過程での設定処理を行わなかったことに対しては、胎児認知届に「注意付箋(異動)」及び個人状態ファイル(胎児認知)の処理が行われているかどうかを確認するためのチェック欄を設け、システム入力完了の決裁時に確認します。

 また、出生届出時にお申し出があったにもかかわらず胎児認知届の有無の確認を行わず、今般のような事態を引き起こしてしまったことから、今後、来庁者の申し出に対しては事実確認を複数人で行うなど、真摯な姿勢で応えるよう改めて職員への指導を朝礼や課内会議において行い、再発の防止に組織をあげて取り組みます。

 さらに、不適切な事案などが発生した場合は速やかに組織内共有を図るよう、当区の内部統制会議において改めて周知徹底を図ります。

6 その他

 関係者への報告が遅れや本件の状況が区役所内部で全く共有できていなかったことは、危機管理意識を著しく欠いたものとして深く反省し改めてまいります。

 また、責任者の課長が同席せず、そのお詫びのためにご自宅に何度も訪問等を繰り返し、関係者にご心労をおかけするといった今回の一連の対応は、関係者に対して誠実さや丁寧さを大きく欠いたものでありました。深く反省いたしますとともに、関係者の皆様に対して、心よりお詫びを申し上げます。

 市民の皆さまお一人お一人の人生に深く関わる重要な役割を果たすべき立場であることを再認識し、今後、一つ一つの業務に対して襟を正して取り組んでまいります。

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このページの作成者・問合せ先

大阪市旭区役所 窓口サービス課戸籍

〒535-8501 大阪市旭区大宮1丁目1番17号(旭区役所1階)

電話:06-6957-9961

ファックス:06-6952-3247

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