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報道発表資料 東淀川区役所保健福祉課における措置処分に関する文書の誤廃棄等について

2021年4月27日

ページ番号:534456

問合せ先:東淀川区役所 保健福祉課(06-4809-9853)、総務課(06-4809-9591)

令和3年4月27日 14時発表

 大阪市東淀川区役所保健福祉課で保管していた個人情報を含む行政処分等に関する公文書について、保存年限を経ずに廃棄していたこと及び廃棄簿冊にかかる所定の手続きを行っていなかったことが判明しました。
 このような事案を発生させ、関係の皆様にご迷惑をおかけし、市民の皆様の信頼を損ねることになったことに対しまして深くお詫び申しあげますとともに、再発防止に努めてまいります。

1 概要と事実経過

 平成31年1月に、平成25年に行った特別養護老人ホーム入所措置処分についての個人情報開示請求がありました。当該文書については、全て3年保存の簿冊に編てつしており、平成29年度中に廃棄しているため不存在として非開示決定を行いました。
 その後、不存在による非開示の決定を取り消し、開示する決定を求める審査請求が行われたことから、当該文書の保存年限について再度確認したところ、当該文書は行政処分に関する文書であり、5年保存の簿冊に編てつし、平成31年度中に廃棄すべきものであったことが、令和3年2月に判明しました。また、それらの文書が廃棄されていたことの疎明資料となる廃棄簿冊目録についても存在していないことが判明しました。
 これを受けて、その他の年度の同様の措置処分に関する文書及び廃棄簿冊目録の存否を確認したところ、平成26年度及び平成27年度の文書を誤廃棄しており、平成24年度から平成27年度の間で作成すべき廃棄簿冊目録が存在していないことが判明しました。

2 保存年限を誤って廃棄していた文書

  • 「措置決定通知書」(平成27年度以前)
  • 「措置廃止通知書」(平成27年度以前)
    なお、保存年限を誤って廃棄していた文書の件数は不明です。

3 保存年限を誤って廃棄していた文書に含まれる可能性のある個人情報

氏名・生年月日・措置開始日・措置廃止日

4 原因

 本事案にかかる文書について、担当職員は行政処分に関する文書という認識がなく、「通知文書」と誤って解釈していたことにより、3年保存の簿冊に編てつしていたことが原因です。
 廃棄簿冊目録については、担当部署において廃棄する簿冊にかかる所定の事務手続きを行っていなかったことが原因です。

5 再発防止について

 本事案にかかる文書が行政処分に関する文書であることを担当部署内に周知し、5年保存の簿冊に編てつするよう徹底するとともに、廃棄していない平成28年度以降の文書については、5年保存の簿冊に編てつし直しました。
 また、簿冊の廃棄にかかる事務処理については、公文書管理条例等に基づく適正な手続きについて周知・指導することで再発防止に努めてまいります。

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