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報道発表資料 大阪市教育委員会事務局における個人情報を含む可能性のある公文書の紛失について

2020年12月22日

ページ番号:523003

問合せ先:教育委員会事務局 総務部 学事課(06-6208-9048)

令和2年12月22日 14時発表

 大阪市教育委員会事務局総務部学事課で保管していた個人情報を含む可能性のある、歴史公文書に該当する簿冊および一部の文書について、紛失していることが判明しました。

 このたびの事案が発生しましたことにつきまして、市民の皆様の信頼を損ねることになったことに対しまして、深くお詫び申しあげますとともに、再発防止に努めてまいります。

1  概要と事実経過

 令和2年9月28日(月曜日)、担当者が歴史公文書を大阪市公文書館に引き継ぐ準備を行っている際に、一部の引継ぎ対象簿冊が見当たらないことに気付きました。

 令和2年12月上旬の引継ぎ作業時まで、当該課全体で、簿冊の捜索を行っておりましたが、現在も発見には至っておりません。  

 また、令和2年12月11日(金曜日)、上記紛失を受けて、別の引継ぎ予定簿冊を確認したところ、一部の文書が編集されていないことも判明しました。

2  紛失した簿冊および文書

  • 簿冊:3冊
    「学級編制決議書類」(平成19・20・21年度)3冊(個人情報を含む可能性あり)
  • 文書:23件
    「越境入学防止対策決議書類」(平成24・26年度)の文書 20件
    「学級編制決議書類」(平成24年度)の文書 3件

3  紛失した簿冊に含まれる可能性のある個人情報

 児童生徒の氏名、学年、家庭状況、通学区域

 今回、紛失したことが明らかになった「学級編制決議書類」(平成19・20・21年度)の簿冊については、他年度の同簿冊に、児童生徒の氏名、学年、家庭状況、通学区域といった個人情報が1件ないし2件付記されていることがあるため、当該年度の書類にも同様の付記がされている可能性があります。

 当該簿冊は、外部へ持ち出す簿冊ではないことから、個人情報が漏洩した可能性は低いと考えております。

4  原因

 簿冊の紛失については、保存期間満了後の歴史公文書を公文書館に引き継がず、また文書の存在を適宜確認していなかったことから、他の簿冊の廃棄を行った際、誤って廃棄したことのではないかと考えております。

 文書の紛失については、決裁完了後に速やかに指定の簿冊へ編集し保管しなかったことが原因です。

5 再発防止について

 歴史公文書に該当する公文書の適正かつ適切な取扱いについて、担当内で改めて周知するとともに、簿冊を廃棄する場合は、担当者及び文書主任で廃棄の可否について、複数名での確認を徹底します。

 また、文書については、決裁完了後は速やかに簿冊へ編集するなど、公文書の適切な編集及び保管を徹底し、再発防止に努めてまいります。

参考

歴史公文書とは
 「大阪市公文書管理条例」によって定められた基準に該当する、歴史資料として重要な公文書のことで、当該公文書を編集した簿冊は、保存期間満了後に大阪市公文書館に引き継ぐこととなっている。歴史公文書に該当しない公文書については、保存期間満了後に廃棄することになっている。
大阪市公文書館とは
 歴史的文化的価値を有する公文書その他の記録を収集、整理、保存し、広く一般の利用に供するための施設。

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