城東区役所窓口サービス課（住民情報）における死亡届の紛失について

　大阪市城東区役所窓口サービス課（住民情報）において、当区役所に提出された死亡届を紛失していることが判明しました。

　このような重大な事態を発生させましたことを深く反省し、関係者の皆さまに多大なご迷惑をおかけし、市民の皆さまの信頼を損ねることとなったことにつきまして、深くお詫び申し上げますとともに、職員一丸となって適正な事務の執行を徹底し、今後このようなことがないよう再発防止に努めてまいります。

　令和元年7月24日に当区で受理した死亡届について、同25日に戸籍への入力処理や決裁処理を完了しました。9月25日に大阪法務局へ7月受付分の戸籍届出書の報告のため書類を整理していたところ、当該の死亡届が見当たらず、執務室内の探索、届出書ファイル等の確認を行いましたが発見することができませんでした。 

　このことにより、当該死亡届にかかる戸籍記載事項証明書の発行ができなくなりました。

　なお、本件の当事者は本籍地が城東区で、死亡届が城東区役所に届出されたため、他市区町村へ通知処理を行う必要がないこと、また誤って送付した場合には送付先から連絡があることから外部に漏えいしている可能性はないものと考えています。

　大阪法務局に報告を行うとともに、届出人に連絡を取り、ご説明の上でお詫びし、ご了承をいただきました。

　本人の氏名・生年月日・住所・性別・本籍・死亡日時・死亡の原因等・配偶者の有無・死亡した場所、筆頭者氏名、届出人の氏名・住所、本籍、生年月日

　戸籍への入力処理及び決裁処理後、届出書をファイルへ保管するにあたり確認作業を怠り、他の不要な書類と届出書を混在させ廃棄予定箱に保管したことが原因と思われます。なお、7月分の不要な書類については9月中旬に廃棄処理を行っており、存在を確認することはできませんでした。

　 届出書の紛失防止策として、届出書の処理・決裁後、保管が必要でない書類を廃棄する際に、一旦個人廃棄ボックスに集積し、業務終了時に届出書が混在していないかのダブルチェックを行うこととします。 

　また届出書の処理・決裁完了後、届出書を本籍地分（城東区が本籍であるもの）、非本籍地分（他市区町村が本籍であるもの）に分類する際に、自席で行うことはやめ、送付作業の場で行うこととするとともに、「届書進行状況表」で届出書の確認作業を行い、ダブルチェックを行った後、届出書ファイル綴りへ保管することとします。