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大阪市財務会計システムを利用して行う公文書管理に関する事務取扱要領

2020年2月27日

ページ番号:495848

大阪市財務会計システムを利用して行う公文書管理に関する事務取扱要領

 

                           制  定 平成24年3月30日

                           最近改正 令和2年1月6日

 

(目的)

第1条 この要領は、大阪市公文書管理規程(平成13年達第9号。以下「規程」という。)に定めるもののほか、大阪市財務会計システムを利用して行う会計事務に係る公文書の作成、保存、廃棄その他の管理に関する事務について、必要な事項を定めることにより、文書事務の円滑化を図ることを目的とする。

 

(定義)

第2条 この要領における用語の意義は規程の例による。

 

(会計事務に係る公文書の範囲)

第3条 規程第2条第4号に規定する会計事務に係る公文書の範囲は次に定めるとおりとする。

(1) 予算編成、予算管理、歳入管理、歳出管理(支払手続、旅費等を含む)、振替管理、契約管理、出納管理、歳入歳出外現金管理、資金管理、財産管理、物品管理、統括用品管理、財産区、財務会計システム管理等(以下「会計事務」という。)財務会計システムを利用して行う会計事務に関する公文書

(2) 庁内パソコンを利用して作成した会計事務に関する書類にかかる決裁文書、紙ベースで行う会計事務に関する決裁文書等財務会計システムを利用せずに行う会計事務に係る公文書

 

2 前項の規定に関わらず、次に掲げる公文書は文書管理システムを利用して作成するものとする。

(1) 規程第16条に規定する事務及び事業の実績等についての供覧手続によるもの

(2) 規程第26条第1項の規定により文書記号及び文書番号を付ける公文書を発送する場合において、文書管理システムの自動付番機能を利用して文書番号を付けるもの

(3) 文書管理システムによる事務取扱要領第9条第1項第1号の規定により発送する公文書

(4) 前3号に掲げるもののほか、別添資料管理票に紙以外のものを添付するもの、決裁の存否を明らかにできないものその他財務会計システムを利用して会計事務に係る公文書を作成、保存、廃棄その他の管理をすることができないもの

 

(電子による決裁)

第4条 財務会計システムを利用して事案の意思決定を行う場合は、次に定めるところにより処理するものとする。

(1) 起案日、施行予定日、文書共有範囲、標題、副題、公開用標題、文書年、決裁区分、決裁種別、情報公開区分、文書分類コード、保存期間、簿冊名称、起案者の所属及び氏名、前文、決裁ルート、その他必要な情報を財務会計システムに記録すること

(2) 前号に規定するもののほか、公印を押印して施行する公文書を含む場合は、押印する公印の名称その他の必要な情報を記録すること

(3) 前2号に規定するもののほか、決裁本文及び資料その他の添付文書並びに関連文書その他必要な情報を記録し、回議を開始すること。この場合において、意思決定に関与する者及び意思決定につき権限を有する者は財務会計システムを利用して当該文書を参照の上、承認又は差戻しを行うこと

(4) 前号による意思決定の手続が完了したときは、決裁日を財務会計システムに記録すること

(5) 決裁文書の施行が完了したときは、施行日を財務会計システムに記録すること

(6) 決裁文書が完結したときは、完結日を財務会計システムに記録した上、速やかに財務会計システムに保管すること

 

(紙併用決裁)

第5条 前条に規定する電子による決裁を行う場合において、同条第1項第3号に定める添付文書に紙文書の添付を行わなければならないものがあるときは、これに別添資料管理票を付したものを同時に回議して、意思決定を行うことができる。

2 前項に定める別添資料管理票は、財務会計システムを利用して当該決裁の標題、起案日、起案者の所属及び氏名、起案概要、添付文書名及び添付文書種別、決裁ルートその他必要な事項を用紙に出力して作成するものとする。

 

(紙決裁)

第6条 財務会計システムを利用して作成した決裁文書への押印又は署名による意思決定を行う場合は、起案日、施行予定日、標題、副題、決裁区分、情報公開区分、文書分類コード、保存期間、簿冊名称、起案者の所属及び氏名、前文、決裁ルートその他必要な事項を用紙に印刷し、必要な書類を添付の上、これを行うこととする。

2 前項の規定による意思決定の手続が完了したときの手続は第4条第4号の規定を、決裁文書の施行が完了したときの手続は第4条第5号の規定を準用する。

3 第1項の手続きを行った場合において、決裁文書が完結したときは、完結日を財務会計システムに記録することとする。

 

(公印審査)

第7条 財務会計システムを利用して公印審査を行う必要がある場合は、発送日その他必要な情報を当該文書に記録し、文書主任及び公印取扱責任者が公印審査を行うものとする。

 

(簿冊の目録情報の記録)

第8条 新たに簿冊を作成する場合は、簿冊コード、簿冊名、簿冊副題、最初編集年度、適用日、管理所属その他簿冊の目録に関する情報を財務会計システムに速やかに記録しなければならない。

 

(書庫又は公文書館への引継ぎ)

第9条 簿冊(財務会計システムに保管するものを除く。)を中央書庫、所属書庫又は公文書館に引き継ぐ場合は、財務会計システムに引き継ごうとする簿冊の管理所属、文書分類コード、保存期間、簿冊名称、簿冊副題、編集年度、引継先となる書庫その他必要な情報を記録する方法により作成した引継簿冊目録情報を作成するとともに、財務会計システムから文書管理システムに当該引継簿冊目録情報を送信することとする。

2 前項の規定による引継ぎを行う場合は、当該引継簿冊目録情報を送信した後、文書管理システムによる事務取扱要領第12条に規定する引継ぎの手続きを行うこととする。

 

(廃棄)

第10条 保存期間が満了する保管文書又は収蔵文書を編集した簿冊(財務会計システムを利用して作成した簿冊に限る)について、主管課長は、廃棄しようとする簿冊の管理所属、文書分類コード、保存期間、簿冊名称、編集年度、書庫、廃棄予定年度その他必要な情報を財務会計システムに記録する方法により作成した廃棄簿冊目録情報を作成するとともに、財務会計システムから文書管理システムに当該廃棄簿冊目録情報を送信することとする。

2 前項の規定による廃棄を行う場合は、当該廃棄簿冊目録情報を送信した後、文書管理システムによる事務取扱要領第13条に規定する廃棄の手続きを行うこととする。

 

(施行の細目)

第11条 この要領に定めるもののほか、財務会計システムを利用して行う公文書に関する事務に関し必要な事項は、会計室長が総務局長と協議の上定める。


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このページの作成者・問合せ先

大阪市 会計室 会計企画担当財務会計システムグループ

住所:〒530-8201 大阪市北区中之島1丁目3番20号(大阪市役所1階)

電話:06-6208-8469

ファックス:06-6202-6970

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