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国民健康保険窓口での対応記録について

2019年3月1日

ページ番号:461398

市民の声

 1.平野区の保険年金課長が新しく来てから、前任者と申し送りされてないため、記録を取っているが、その記録を把握することが出来ないと課長が言っていた。
 2.今日来ると、コンピューター自体に全部記録があり、紙記録がどこにあるかを把握していない。その記録自体も、本人に見せることが出来ず、わざわざ情報公開請求をして取れと言っている。
 3.以前の記録も、公文書の効力がなくなり、26年以前の記録はコンピューターに記録されていなく、27年4月以降しかコンピューターに記録されていない。
 4.記録の内容に関しても、以前問題として、言った言わないの問題で、年金の問題が大きく、迷惑をかけられているため、全て紙記録で、来るたびに残すように、職員自体が精査すると言っているが、大きく迷惑をかけられているのに、記録を残さないのはおかしい。
 また、12月中頃に来た時に、職員に対してメモ書きを担当者に渡したが、コンピューターにはその内容が残っていなかった。やれていなかった、やっぱり記録していなかった。
 5.本人に紙記録からコンピューター記録になったことや、以前の記録を破棄したことは、本人に知らせる必要はないと言っていたが、そこはおかしい。
 6.市役所・区役所自体が国保の加入者に説明しないということはおかしくないのか。
 7.このような部下がいることに対して、区長としての意見を。見解はどう思うのか。

市の考え方

 1.前任者と申し送りされていないため、その記録を課長が把握していないことについて、平成30年7月に来庁いただいた際にも説明させていただきましたが、被保険者の全てについて直接保険年金担当課長が対応させていただくことは難しく、来庁者については、基本は窓口サービス課(保険年金担当)の窓口の担当職員が対応させていただいています。また、対応した全ての職員が情報を共有できるようにするため、交渉経過等その内容は国民健康保険システム(以下「システム」といいます。)の中に記録しています。
 2.紙記録の存在とシステムの記録の提示の件ですが、1で説明したとおり、交渉記録はシステムの中に記録することを基本としていますが、一部補助資料として紙媒体の資料も保管しており、お申出人様の紙媒体の記録も保管しています。
 なお、システムの記録は電磁的記録として公文書となるため、その内容の開示については、情報公開請求の手続きが必要となります。
 3.システムに平成26年4月以降の記録しか残っていないことについて、それ以前の記録もシステムに保管されていることを確認しました。
 お申出人様の国民健康保険は、平成26年4月にご本人様から国民健康保険証を紛失した旨届け出があった際、合わせて保険証番号の変更を申し立てられ現在の保険証番号となっています。このため、現在の保険証番号でシステムの情報を確認すると平成26年4月以降の記録しかありませんが、変更前の保険証番号でシステムを確認すると、お申出人様が国民健康保険に加入した年月から保険証番号を変更するまでの平成26年4月までの記録がありました。
 4.メモ書きが端末に記録されていないことについて、2のとおりシステムの記録とは別にお申出人様の紙媒体の記録を保管しています。ただ、紙媒体の記録は検索性や情報の共有化がシステムに劣るため、紙媒体での記録はあくまでも補助的な資料として保管しています。
 なお、平成30年12月に来所された時の記録がシステムに登録されていない件ですが、当日、お申出人様から受け取ったメモも保管されているのを確認しました。本件は職員が始業開始時間前(午前8時32分)に対応したため、システムに記録できていなかったようです。
 今後は時間外の対応についても窓口対応において必要となると思われる情報は、すべてシステムに記録するようにします。
 5.紙記録からシステムへ記録するよう変更されたことをご本人様にお知らせしていないことについては、情報の共有化や検索性の向上など業務の利便性向上や管理の問題で記録の方法が変わるだけですので、特にご本人様に周知はしておりません。
 また、文書の廃棄については、大阪市の公文書管理規定に則って行っています。
 6.国民健康保険の加入者に(記録が紙媒体からシステムへの登録に変わったことを)説明することについては、5で説明したとおり、記録の方法が変わるだけですので、特に説明や周知を行っておりません。
 7.これらの件について、システムを使用して被保険者へ窓口対応することは特に問題はありませんが、今回のお申出のご意見をふまえ、4で説明したとおり今後の窓口対応で必要になると思われる情報については、すべてシステムに記録を残すよう、担当へ周知いたします。

担当部署(電話番号)

平野区役所 窓口サービス課(保険年金)
(電話番号:06-4302-9946)

対応の種別

説明

受付日

2019年1月4日

回答日

2019年1月18日

公表日

2019年3月1日

ご注意事項

本ページの内容は、受付日現在(市の考え方のあるものは回答日現在)の内容であり、現在の内容と異なる場合があります。

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