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令和元年10月1日付け大阪市総務局監察部監査課長の回答文書について

2020年9月30日

ページ番号:513786

市民の声

 次の2件についてご審議願います。(ご意見・ご要望)
 1 令和元年10月1日付大阪市総務局監察部監察課長から照会の回答文書(氏名欄空白で口頭決裁?USBメモリ)が送付されてきましたが、この文書は公文書に該当しますか?
 2 この公文書(USBメモリ・氏名空白)の郵便発送事務(ゆうパックの住所・氏名未記入)を、大阪市公正職務審査委員会委員長に依頼する。
 このような方法は大阪市(本庁舎)のゆうパックの郵便発送の事務処理要綱に合致するのですか?
(経過)
 大阪市総務局監察部監察課長が作成した回答文書(USBメモリ・氏名未記載)を、令和元年10月1日に大阪市総務局監察課の事務職員が回答文書(USBメモリ・氏名未記載)とゆうパック(氏名・住所未記載)を法律事務所(委員長)に持参する。
 大阪市のUSBメモリ(回答文書・氏名未記載)を使い氏名を記入(印刷)し、宛名のないゆうパックに法律事務所の事務員が氏名・住所を手書きで記入し、ポストに投函する。

市の考え方

 まず、個別のお申し出に回答させていただく前に、お申し出の前提となっております令和元年10月1日付け大阪市総務局監察部監察課長名の回答文書(以下「本件回答文書」といいます。)の送付に係る事務処理の内容と経過を説明させていただきます。
 本市の公益通報制度では、本市の機関において本市職員が公益通報を受け付ける「内部通報窓口」と、本市職員を介さずに直接大阪市公正職務審査委員会(以下「委員会」といいます。)が受け付ける「外部通報窓口」を設置しております。
 これらの通報窓口のうち「外部通報窓口」で受け付けた通報は、通報者様の氏名等を伏せて、委員会の事務局である総務局監察部監察課(以下「監察課」といいます。)に送られることとなっており、通報者様の同意なく、通報者様の氏名等が本市に伝わることはありません。
 「外部通報窓口」の業務につきましては、本市が委員会の委員と業務委託契約を締結しており、委託された委員は、本市からの委託業務として公益通報の受付及び通報者様に対する委員会の審議結果通知等の送付事務を行っております。本件回答文書を送付した時点では、お申し出の内容にあります法律事務所に所属する委員と、当該業務委託契約を締結しておりました。
 本件回答文書は、外部通報窓口を利用した公益通報(以下「本件通報」といいます。)において、本件通報以前に行われた本件通報とは別の案件の外部通報窓口を利用した公益通報で提出された資料の返還のお申し出をいただいたことについて、委員会で審議された結果、公益通報で通報者様から委員会に提出された書類等は返還しない取扱いとしている旨を、委員会の事務局である監察課からお伝えすることとなり、その目的で作成したものですが、前記のとおり、本件通報は外部通報窓口に寄せられたものであり、監察課では通報者様の氏名等を把握していないため、外部通報窓口を通じて送付させていただいたものでございます。
 本件回答文書の送付に当たっては、外部通報窓口である法律事務所より、本件通報にはレターパックが同封されている旨の連絡を受けており、併せてこれを返送する必要があったことから、レターパックプラスを使用いたしました。
 具体的には、監察課において名宛人を記載していない本件回答文書のデータを記録したUSBメモリと、宛先を記載していないレターパックプラスを法律事務所にお渡しし、法律事務所において本件回答文書のデータに名宛人の氏名を記録して紙出力し、宛先を記載したレターパックプラスに紙出力した本件回答文書とレターパックを封入して送付させていただいたものでございます。
 なお、お申し出いただいている経過では、申出人様に対してUSBメモリが送付されてきた旨を記載されておりますが、USBメモリは申出人様に送付させていただいてはいないことを法律事務所に確認しております。
 次に、お申し出の点につきまして、回答させていただきます。
 1点目の本件回答文書が公文書に該当するかどうかにつきましては、本件回答文書は、前記の事情から名宛人の記載は法律事務所において行われたものですが、本市の総務局監察部監察課長が職務上作成し、外部通報窓口である法律事務所を通じて送付することを含めて意思決定を行ったものですので、一般にいう「国又は地方公共団体の機関、あるいは公務員がその職務上作成した文書」としての公文書に該当するものでございます。
 2点目の本件回答文書の送付方法が本市の郵便発送の事務処理要綱に合致するのかというお問い合わせにつきましては、本件回答文書の送付に当たっては、前記の事情からレターパックプラスを使用したものであり、その際には料金後納によらず、レターパックプラスを郵便局で購入し、郵送物を封入した上で送付しています。これは、お申し出の内容にございます本庁舎における郵便発送に関する事務処理要領第9条「ゆうパック等の取扱い」によるものではなく、同要領第2条第1項における「料金後納以外の支払方法による郵便物については、各局で郵便局に提出し、又は郵便ポストに差し出す。」との取扱いによるものであり、同要領にのっとった適正な事務処理でございます。

【本件は、申出人様への回答はしていません。】

担当部署(電話番号)

総務局 監察部 監察課
(電話番号:06-6208-7448)

対応の種別

説明

受付日

2020年7月3日

回答日

2020年7月17日

公表日

2020年9月30日

ご注意事項

本ページの内容は、受付日現在(市の考え方のあるものは回答日現在)の内容であり、現在の内容と異なる場合があります。

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