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録音記録媒体に関する市民の声に対する北区役所からの回答について

2020年9月30日

ページ番号:513831

市民の声

 市民の声に対する、北区役所からの回答あるが不明な内容等が多くあるので教えてください。
 1.「所有していたのは北区役所福祉課です。」
 (1)いつから所有していたのか?
 (2)北区役所は、各課ごとに所有しているのか?
 (3)今も所有しているのか?
 2.「・・・当時の・・・福祉業務担当者及び情報公開請求業務・・・担当者に口頭で確認・・・」とある。
 確認を行った者及びその相手(確認をされた者)すべてを教えてください。
 3.保存年限(1年未満)とする条例等について、第何条付項及びその文言を教えてください。
 4.録音記録が限定された期間にのみ行われた理由は何か?

市の考え方

 「録音記録媒体」についてのご質問ですが、「録音記録媒体」とは、保有個人情報の開示請求書に記載された文言です。そのため、「録音記録媒体」とは、「面会における録音記録情報」としてお答えいたします。
【質問1】 
(1)録音記録を行った日からです。
(2)面会における録音記録情報は福祉課のみ所有していました。
(3)従前からご説明しておりますとおり、利用目的を達した後、データ消去しておりますので、現在は所有しておりません。
【質問2】 
 福祉課の情報公開・開示請求業務担当者が、当時の福祉課の障がい者福祉業務担当者と情報公開・開示請求業務担当者に口頭で確認しました。
【質問3】 
 大阪市公文書管理条例第6条第3項、大阪市公文書管理条例施行規則第5条第3項及び大阪市公文書管理規程第43条第2項の規定であり、条文は次のとおりです。

大阪市公文書管理条例(抄)
(編集及び保存)
第6条 本市の機関は、前条第2項の規定により定める基準に従い、市規則(議長にあっては、その定める規程。以下この章において同じ。)で定めるところにより、公文書(法人公文書及び特定歴史公文書等を除く。以下この章において同じ。)を簿冊(相互に密接な関連を有し、保存期間を同じくすることが適当である公文書の集合物をいう。以下同じ。)に編集しなければならない。
2 本市の機関は、前項の規定により編集された公文書の保存期間が満了するまでの間、その内容、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、識別を容易にするための措置を講じた上で当該公文書を保存しなければならない。
3 公文書の保存期間は、別表の左欄に掲げる公文書の区分に応じ、同表の右欄に定める期間とする。
 
大阪市公文書管理条例施行規則(抄)
(保存期間の起算日)
第5条 条例第6条第5項の市規則で定める日は、同一の簿冊に編集された公文書に係る公文書の完結日のうち最も遅い日の属する会計年度の翌年度の4月1日(暦年により編集された公文書にあっては同一の簿冊に編集された公文書に係る公文書の完結日のうち最も遅い日の属する年の翌年の4月1日)とする。
2 前項の公文書の完結日は、次の各号に掲げる公文書の区分に応じ当該各号に定める日をいう。
(1) 帳簿 第3条第1号に定める日
(2) 出納に関する文書 第3条第2号に定める日
(3) 契約に関する文書 当該契約期間満了の日
(4) その他の公文書 当該公文書の案件の施行された日(1の公文書で複数の案件が施行されたものにあっては、最後の案件が施行された日)
3 第1項の規定にかかわらず、保存期間が1年未満の公文書に係る条例第6条第5項の市規則で定める日は、当該公文書を作成し、又は取得した日とする。

大阪市公文書管理規程(抄)
(保存期間満了文書の廃棄)
第43条 保存期間が満了する保管文書(保存期間が1年未満のものを除く。)を編集した簿冊は、主管課長が精査し、文書管理システムに所定の事項を記録する方法により、規則第6条第1項に規定する目録(以下「廃棄簿冊目録」という。) を作成して、局等の庶務担当課長と協議の上、廃棄の決定を行い、保存期間満了後速やかに、廃棄簿冊目録と照合の上、公文書の性質に応じて適切に廃棄しなければならない。
2 保存期間が1年未満の保管文書を編集した簿冊は、事務処理上必要でなくなった後主管課長が速やかに公文書の性質に応じて適切に処分しなければならない。

【質問4】 
 公開・開示請求等に係る説明における会話の内容を確認するため、平成29年度から録音を始めましたが、平成30年4月16日を最後に面会での説明を行っておりません。また、面会の都度録音を行っていたものではないため、結果的に5回の録音となっております。

担当部署(電話番号)

北区役所 福祉課
(電話番号:06-6313-9857)

対応の種別

説明

受付日

2020年7月20日

回答日

2020年8月3日

公表日

2020年9月30日

ご注意事項

本ページの内容は、受付日現在(市の考え方のあるものは回答日現在)の内容であり、現在の内容と異なる場合があります。

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