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公文書の保存年限に関することについて

2020年10月31日

ページ番号:516104

市民の声

 公文書の保存年限に関する事について制度所管の立場で教えてください。
 令和2年7月27日付け大北政第50号不存在による非開示決定通知書の不存在理由に「・・・当該メールは保存年限(1年未満)が満了したため・・・」とある。
 1.「メール」についての保存年限の規定はあるのか?
 2.「1年未満」とする規定はあるのか?
 この場合、具体的な保存期間はどう判断するのか?
 3.総務局が市民の声を政策企画室にメールで情報提供依頼した場合、どのように判断・処理しているのかを教えてください。

市の考え方

 1につきましては、「電子メール」は大阪市公文書管理条例(以下「公文書管理条例」といいます。)第2条第3項に規定する電磁的記録に該当し、同項に規定する公文書に該当する電子メールについては、公文書管理条例第6条第3項又は第4項の規定に基づき保存期間が設定されることになります。
 2につきましては、公文書の保存期間は、公文書管理条例第6条第4項の規定による場合のほかは、公文書管理条例の別表において「30年」「10年」「5年」「3年」「1年」「事務処理上必要な1年未満の期間」の6種類とされています。
 本市の機関としての市長が保有する電子メールその他の公文書の保存期間については、個々の公文書ごとではなく公文書を編集する簿冊単位で設定することとしており、各所属の庶務担当課長が、大阪市公文書管理規程(以下「公文書管理規程」といいます。)第29条第1項の規定に基づき、当該所属において所管する事務及び事業の性質及び内容等に応じ、個々の公文書を編集する簿冊の名称及び当該簿冊に編集されることとなる公文書の保存期間を、公文書管理条例の別表の公文書の区分に従い、総務局行政部行政不服審査担当課長(以下「行政不服審査課長」といいます。)と協議して定め、個々の公文書の保存期間については、当該各公文書に係る事務を所管する課長がこれを編集する簿冊を決定することにより、当該各公文書の保存期間が決定されることになります。
 なお、「事務処理上必要な1年未満の期間」とされた公文書の具体的な保存期限については、個々の公文書ごとに当該各公文書に係る事務を所管する課長(以下「事務主管課長」といいます。)が当該事務の性質及び内容等に応じ決定することとなっており、保存期限が経過した公文書については、当該公文書の管理責任者でもある事務主管課長の承認を得て、当該公文書を編集している簿冊から取り出して廃棄されることになります。
 3につきましては、「総務局が市民の声を政策企画室にメールで情報提供依頼した場合、どのように判断・処理しているのか」とのお申し出の内容が、政策企画室から総務局に伝達された「市民の声」を、広聴マニュアルで「市民の声」として扱わないこととされている「事業の簡易な問い合わせ等」であると、申出の伝達を受けた事務所管部署において判断した旨の連絡を総務局行政部総務課総務グループ(以下「総務グループ」といいます。)を通じて当該市民の声を受け付けた政策企画室広聴担当へ行った電子メールの送信後の取扱いに係る判断及び処理方法についてのご質問であると理解して回答させていただきます。
 上記の政策企画室への伝達のために送信した電子メールについては、一時的な事務連絡のために作成されたものであって政策企画室広聴担当において受信され、「市民の声」に係る情報が「市民の声」を処理するためのデータベースから削除されることによりその役割を終える軽易な内容のものであり、データベースから削除された後は総務局においては組織的に共有し保管しておく必要のないものであることから、「市民の声」に係る事務を所管する総務局行政部総務課長(以下「総務課長」といいます。)において、公文書管理条例の別表の公文書の区分の「その他の公文書」に該当するものとしてその保存期間を「事務処理上必要な1年未満の期間」とした簿冊である「庶務関係書類」に編集することとするとともに、その保存期限を事務処理上必要がなくなる「市民の声」に係る情報が当該データベースから削除される時までとしており、削除されたことを確認した後に総務グループの公文書の管理責任者でもある総務課長の承認を得て、「庶務関係書類」から取り出して廃棄しております。

(参考)
大阪市公文書管理条例(抄)
(定義)
第2条 省 略
2 省 略
3 この条例において「公文書」とは、本市の機関(議長を除く。)又は地方独立行政法人等(以下「本市の機関等」という。)の職員(地方独立行政法人等の役員を含む。以下この項において同じ。)が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、当該本市の機関等の職員が組織的に用いるものとして、当該本市の機関等が保有しているもの(官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数のものに販売することを目的として発行されるものを除く。)及び大阪市会情報公開条例(平成13年大阪市条例第24号)第2条に規定する公文書をいう。
4-6 省 略
(編集及び保存)
第6条 省 略
2 省 略
3 公文書の保存期間は、別表の左欄に掲げる公文書の区分に応じ、同表の右欄に定める期間とする。
4 本市の機関は、公文書の保存期間を前項に定める期間を超えて定める必要があると認めるときは、同項の規定にかかわらず、当該公文書の保存期間を別に定めることができる。
5-6 省 略
別表(第6条関係)
 公文書の区分     保存期間
 1-13 省 略   30年
 1-12 省 略   10年
 1-9  省 略   5年
 1-7  省 略   3年
 1-5  省 略   1年
 その他の公文書    事務処理上必要な1年未満の期間

大阪市公文書管理規程(抄)
(文書分類表)
第29条 局等の庶務担当課長は、当該局等において所管する事務及び事業の性質及び内容等に応じ、系統的に公文書を分類するために、簿冊の名称及び当該簿冊に編集されることとなる公文書の保存期間を、行政不服審査担当課長と協議の上、定めなければならない。
2 省 略

担当部署(電話番号)

・1及び2について
総務局 行政部 行政課(文書グループ)
(電話番号:06-6208-7433)
・3について
総務局 行政部 総務課(総務グループ)
(電話番号:06-6208-7411)

対応の種別

説明

受付日

2020年8月24日

回答日

2020年9月7日

公表日

2020年10月31日

ご注意事項

本ページの内容は、受付日現在(市の考え方のあるものは回答日現在)の内容であり、現在の内容と異なる場合があります。

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