個人番号の提供、書類の元号表記、押印について

　港区選挙管理委員会より参議院議員通常選挙の期日前投票立会人の従事依頼書が届きました。
　いつも思うのですが、個人番号（マイナンバー）の提供が求められます。提供の必要性は十分理解できますが、何故毎回提供を求められるのか理解できません。確かに利用目的を達成した際に廃棄するとされていますが、本人の了解が得られば、個人番号は最初に登録し、次回より個人番号の提供を省略できるようにすべきであると思います。書類の無駄が省けるし、提供者の負担も軽減できます。ご検討ください。
　また、口座振替申出書も最初の登録で、次回以降の選挙の際、書類提出が省略できます。承諾書の提出だけで処理できるように簡素化すべきであると思います。ペーパーレスの時代、提出書類は最小限にすることにより、市民の負担を軽減し、役所の事務処理も早くするのが当然の時代の流れです。是非ご検討ください。
　最後に区役所の公文書が元号表記です。会社関係の書類は元号・西暦の両方表記または西暦表記が多い。できれば両方表記か西暦表記に改めて頂きたい。元号では年数経過がわかりにくい。選挙関係書類は元号であるのに、個人番号提供用紙の生年月日欄が「　　　年　　月　　日」となっており、元号表記か西暦表記か不明であります。私は書き慣れている西暦表記にしました。このように何も指示がない場合にいつも悩みます。役所の書類は両方表記か西暦に統一すべきだと思います。港区役所の見解を求めます。
　最後に印鑑持参も無駄です。印鑑押印廃止は時代の流れの中、自署で本人確認できるのに、印鑑持参も無駄です。廃止すべきです。印鑑持参を記載するのであれば、どういう目的で利用し、何故印鑑がないと目的が達成できないのかはっきり明記すべきです。当然の事だと思います。

　個人番号の収集につきましては、きわめて重要な個人情報であることから取り扱いが厳密に定められております。利用目的を達した書類については復元不可能なように廃棄することが、本市の取り扱いとして定められているところから、これに則り適切な管理執行を行っているところですので、ご提供いただいている情報の重要性に鑑み、ご理解賜りますようお願いいたします。
　また口座振替申出書につきましては、ご意見のとおりデータを保管しておき次回の選挙以降に役立てることが可能ですので、次回以降の選挙ではご意見を参考にし、以前申出いただいた際の口座と異なる口座への振り込みを希望される方のみの提出とできるよう案内を検討いたします。
　元号につきましては、元号法において元号は政令で定めること及び皇位の継承があった場合に限り改めることが規定されているだけであり、元号の使用に関しては規定がございませんが、国をはじめ地方公共団体等の公的機関におきましては、従前から年の表示に原則として元号を用いるのが一般的であり、本市におきましても、条例、規則等をはじめとした公用文について慣行として元号を使用していることから、当区役所におきましても準用し文書を作成しております。なお、個人番号提供用紙を含め、ご本人様に記入いただく申請書等の日付につきましては、元号、西暦どちらでも記載いただけるよう「　　年　　月　　日」とするなど、目的や内容に応じて表記方法の判断をしております。
　押印につきましては、投票箱の鍵を保管するために入れる袋へ封印するため、また、投票録へ捨印をいただくため、投票所閉鎖時の投票管理者及び投票立会人の皆様に押印をいただいております。本人確認として投票録等に押印いただいていたものにつきましては、押印見直しの流れの中ですでに廃止されております。なお、期日前投票所にて各日前半のみご従事の方については、上記押印事務はありませんが、他の投票管理者及び投票立会人に事故があった場合に、速やかに交代してご就任いただくことが可能なように、印鑑をご持参いただくよう記載させていただいているところです。ご指摘の使用目的等につきましては、今後の事務の際に案内できるよう努めますので、ご理解いただきますようよろしくお願いいたします。

港区役所　総務課
（電話番号：06－6576－9631）

説明

2022年6月18日

2022年6月29日

2022年8月31日

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