ページの先頭です

文書管理システムによる事務取扱要領

2019年12月9日

ページ番号:253395

                                                                                                                                                                                                                                                                             (目的)
第1条 この要領は、大阪市公文書管理規程(平成13年達第9号。以下「規程」という。)に定めるもののほか、大阪市文書管理システムを利用して行う公文書の作成、保存、廃棄その他の管理に関する事務について必要な事項を定めることにより、文書事務の円滑化を図ることを目的とする。

(定義)
第2条 この要領における用語の意義は規程の例による。

(収受)
第3条 文書管理システムを利用して収受する文書は、電磁的記録でなければならない。
2 文書管理システムを利用して文書を収受する場合は、次に定めるところにより処理するものとする。
(1) 到達した文書の標題、収受日、発送元その他必要な情報を文書管理システムに記録し、収受すること
(2) 前号の規定にかかわらず、到達した文書が収受すべきものでないと認められるときは、速やかに、当該文書を収受しない旨を発送元に伝えた上、当該文書を発送元に差し戻すこと

(電子による決裁及び供覧)
第4条 文書管理システムを利用して事案の意思決定を行う場合は、次に定めるところにより処理するものとする。
(1) 標題、副題、文書分類コード、保存期間、簿冊名称、決裁区分、決裁種別、起案日、施行予定日、閲覧区分、公開区分、存否区分、インターネット公開区分、起案者の所属及び氏名、前文、回議ルートその他必要な情報を文書管理システムに記録すること
(2) 前号に規定するもののほか、公印を押印して施行する公文書を含む場合は、押印する公印の名称その他の必要な情報を記録すること
(3) 前2号に規定するもののほか、決裁本文及び資料その他の添付文書並びに関連文書その他必要な情報を記録し、回議を開始すること。この場合において、意思決定に関与する者及び意思決定につき権限を有する者は、文書管理システムを利用して当該文書を参照の上、承認又は差戻しを行うこと
(4) 前号による意思決定の手続が完了したときは、決裁日を文書管理システムに記録すること
(5) 決裁文書の施行が完了したときは、施行日を文書管理システムに記録すること
(6) 決裁文書が完結したときは、完結日を文書管理システムに記録した上、速やかに文書管理システムに保管すること 
2 文書管理システムを利用して供覧を行う場合は、次に定めるところにより処理するものとする。
(1) 標題、副題、文書分類コード、保存期間、簿冊名称、供覧区分、供覧種別、供覧開始日、閲了予定日、閲覧区分、公開区分、存否区分、インターネット公開区分、供覧開始者の所属及び氏名、冒頭摘要、供覧ルートその他必要な情報を文書管理システムに記録すること
(2) 前号に規定するもののほか、供覧本文及び資料その他の添付文書並びに関連文書その他必要な情報を記録し、供覧を開始すること。この場合において、閲覧者は、文書管理システムを利用して当該供覧文書を参照の上、閲覧済みである旨を記録すること
(3) 前号による供覧の手続が完了したときは、閲了日を文書管理システムに記録した上、速やかに当該供覧文書を文書管理システムに保管すること

(紙併用決裁及び紙併用供覧)
第5条 前条に規定する電子による決裁又は供覧を行う場合において、同条第1項第3号に定める添付文書又は同条第2項第2号に定める添付文書に紙文書の添付を行わなければならないものがあるときは、これに別添資料管理票を付したものを同時に回議して、意思決定又は供覧を行うことができる。
2 前項に定める別添資料管理票は、文書管理システムを利用して当該決裁又は供覧の標題、副題、起案文書又は供覧文書の別、起案者の氏名、簿冊名称、回議又は供覧ルートその他必要な事項を用紙に印刷して作成するものとする。

(紙決裁及び紙供覧)
第6条 文書管理システムを利用して作成した決裁文書又は供覧文書への押印又は署名により意思決定又は供覧を行う場合は、標題、副題、文書分類コード、保存期間、簿冊名称、決裁又は供覧の区分、起案日又は供覧開始日、施行又は閲了の予定日、公開区分、前文又は冒頭摘要、回議又は供覧のルートその他必要な事項を用紙に印刷し、必要な書類を添付の上、これを行うこととする。
2 前項の場合においては、第4条第1項第4号及び第5号の規定を準用する。
3 第1項の手続を行った場合において、決裁文書が完結したとき又は供覧の手続が完了したときは、完結日又は閲了日を文書管理システムに記録することとする。

(紙決裁及び紙供覧への切替え)
第7条    文書管理システムを利用して回議又は供覧を行っている決裁文書又は供覧文書は、前条第1項に定める事項及び既に承認又は閲覧を行った者の情報その他必要な事項を用紙に印刷し、必要な書類を添付することにより、当該文書への押印又は署名による意思決定又は供覧の手続に切り替えることができる。

(その他文書の作成・保管)
第8条 決裁又は供覧の手続に付さない公文書(以下「その他文書」という。)を文書管理システムを利用して作成し、保管しようとする場合は、標題、副題、文書分類コード、保存期間、簿冊名称、その他文書種別、作成日、閲覧区分、公開区分、存否区分、インターネット公開区分、作成者の所属及び氏名、本文及び資料その他の添付文書及び関連文書その他必要な情報を文書管理システムに記録し、速やかに保管するものとする。

(発送)
第9条 文書管理システムを利用して公文書を発送する場合は、次に定めるところにより処理するものとする。
(1) 文書管理システムを利用する他の課等へ公文書を発送する場合は、件名、発送先その他必要な情報を文書管理システムに記録し、発送すること
(2) 前号以外の方法で公文書を発送する場合は、必要に応じて件名その他必要な情報を文書管理システムに記録して行った上、当該発送が完了したときは、その旨を文書管理システムに記録すること
2 文書管理システムを利用して収受した文書を文書管理システムを利用する他の課等へ転送する場合は、転送件名、転送先その他必要な情報を文書管理システムに記録し、転送するものとする。

(公印審査)
第10条 文書管理システムを利用して公印審査を行う必要がある場合は、発送件名、発送日、公印の名称その他の必要な情報を文書管理システムに記録した上、文書主任及び公印取扱責任者に公印審査を依頼するものとする。

(簿冊の目録情報の記録)
第11条  新たに簿冊を作成する場合は、文書分類コード、簿冊名称、簿冊副題、副題表示区分、編集年度、保管単位、媒体種別その他簿冊の目録に関する情報を速やかに文書管理システムに記録しなければならない。

(書庫又は公文書館への引継ぎ)
第12条 簿冊(文書管理システムに保管するものを除く。以下この条において同じ。)を中央書庫、所属書庫又は公文書館に引き継ぐ場合は、次に定めるところにより文書管理システムを利用して処理するものとする。
(1) 文書管理システムに引き継ごうとする簿冊の保管単位コード、文書分類コード、保存期間、簿冊名称、簿冊副題、媒体種別、編集年度、引継先の書庫コードその他必要な情報を記録する方法により作成した引継簿冊目録を用紙に印刷し、当該目録を添えて、所定の期限までに引き継ぐこと
(2) 前号により引継ぎを行う場合は、現に中央書庫に収蔵している簿冊については行政不服審査担当課長が、課等に保管している簿冊及び現に所属書庫に収蔵している簿冊については主管課長が、引継簿冊目録を作成すること

(廃棄)
第13条 簿冊の廃棄は、次に定めるところにより文書管理システムを利用して処理するものとする。
(1) 主管課長は、文書管理システムに廃棄しようとする簿冊の保管単位コード、文書分類コード、保存期間、簿冊名称、簿冊副題、媒体種別、編集年度、書庫コード、配架番号、廃棄予定年度その他必要な情報を記録する方法により作成した廃棄簿冊目録を用紙に印刷し、廃棄の決定を行った上、廃棄し、又は行政不服審査担当課長若しくは所属書庫を管理している局等の庶務担当課長に廃棄を依頼すること
(2) 前号の規定により主管課長からの依頼があった場合は、行政不服審査担当課長は、中央書庫に収蔵する簿冊のうち依頼に係るものの廃棄簿冊目録を用紙に印刷し、廃棄を行うこと
(3) 第1号の規定により所属書庫を管理している局等の庶務担当課長に依頼を行う場合は、主管課長は、所属書庫に収蔵する簿冊のうち依頼に係るものの廃棄簿冊目録を用紙に印刷したものを添えて依頼すること

(その他)
第14条 この要領に定めるもののほか、文書管理システムを利用した文書事務に関し必要な事項は、行政不服審査担当課長が定める。

  

 最近改正 平成29年4月1日

SNSリンクは別ウィンドウで開きます

  • Facebookでシェア
  • twitterでツイートする

探している情報が見つからない

このページの作成者・問合せ先

大阪市 総務局行政部行政課文書グループ

住所:〒530-8201 大阪市北区中之島1丁目3番20号(大阪市役所4階)

電話:06-6208-7433

ファックス:06-6229-1260

メール送信フォーム