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公文書管理に係る体制及び主管事務等に関する要綱

2014年11月18日

ページ番号:202019

1 目的

  この要綱は、公文書の確実な作成と保存整理を徹底し適正な事務執行を行うため、大阪市水道局公文書管理規程(平成13年大阪市水道事業管理規程第4号。以下「規程」という。)に定めるもののほか、公文書管理に係る主管事務等について必要な事項を定めることを目的とする。

 

2 文書主任等の指名通知

  主管課長(大阪市公文書管理条例施行規則(平成18年大阪市規則第65号。以下「規則」という。)第7条第6項に定める主管課長をいう。以下同じ。)は、規則第7条第8項に定める文書主任又は次項に定める文書事務担当者を指名したときは、速やかに総括文書管理者(総務部総務課長)に通知しなければならない。

 

3 文書事務担当者の指名

  文書主任が所管する事務の他、各課等(規程第2条第5号の課等をいう。以下同じ。)の文書事務等を処理するため、主管課長は当該課等に属する職員のうちから文書事務担当者を指名する。

   文書事務担当者は文書主任の指導のもと、指示を受けた当該所管文書事務について適正に処理しなければならない

 

4 所管事務

  総括文書主任、文書主任、総括文書主任補及び文書事務担当者が所管する事務については、次のとおりとする。

1)総括文書主任(総務課の担当係長)

(文書管理等)

・文書事務の適正管理、指導(局内の公文書管理に係る指導・研修、保管、引継ぎ、廃棄、帳票管理他)

・局公印管理、審査(局公印取扱責任者)

・管理規定、文書分類表の整理等

・文書管理に係る総務局行政管理担当との連絡調整等

(文書管理システム関係)

・局全体の文書管理システムの運用管理

・文書管理システムID・パスワードの管理

・所属書庫収蔵文書の管理(閲覧貸出管理他)

(情報公開及び個人情報保護関係)

・情報公開請求及び個人情報保護に係る公文書館との連絡調整等

・その他総括文書主任の所管に関すること

 

2)文書主任(各課等の担当係長級以上の職員)

(文書管理)

・課等における公文書の作成指導(文書の編集・登録の指導及び保管文書の整理・管理、引継ぎ、廃棄、帳票管理他)

・公文書の審査(主管課長前審査)

・収蔵文書の閲覧・借用の承認(押印)

・課等の公印管理(所属公印取扱責任者)

・その他課等内の文書の適正な管理に関し必要な事項

(文書管理システム関係)

・課等における文書管理システムID・パスワード管理

・課等における文書管理システムの運用管理

(情報公開請求及び個人情報保護関係)

・情報公開請求及び個人情報保護に係る総務課及び課等内での連絡調整

その他総括文書主任の所管に関すること

 

3)総括文書主任補(総務課の担当係員)

(文書管理等)

・統括文書主任の補佐(文書事務の適正管理、指導補佐)

(文書管理システム関係)

・文書管理システム処理、照会・回答他

(情報公開及び個人情報保護関係)

・情報公開請求及び個人情報保護に係る各課等との連絡調整及び請求者への交付等

その他総括文書主任を補佐するため必要な事項

 

4)文書事務担当者(各課等の担当係員)

・文書収受、配布及び発送事務処理

・公文書の整理、編集、管理、保存、引継ぎ、廃棄、帳票管理の実務

・文書管理システム上での簿冊登録、処理他

・その他文書主任が主管する事務の他必要な事項

 

       附則

 この要綱は、平成19年1月9日から施行する。

      附則

 この要綱は、平成21年12月1日から施行する。

      附則

 この要綱は、平成23年3月31日から施行する。

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