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物品現在高調査について

2016年10月28日

ページ番号:254946

1 調査の目的

  物品の現状を把握して物品管理の適正を期し、併せて当該年度末棚卸とし決算資料とする。

2 調査の対象

 (1)物品取扱員保管の物品

  保管品

 (2)物品出納員保管の物品

  棚卸資産(貯蔵品)及び簿外資産(撤去品または不用品により生じた屑類)

 (3)分任物品出納員保管の物品

  棚卸資産(貯蔵品)

3 調査員の構成

 (1)実地調査についての調査員は、記録員及び計数員の各1名ずつ2名1組で構成する。

 (2)帳簿調査についての調査員は、物品受払担当者とする。

4 立会員の構成

  原則として、物品出納員または分任物品出納員を立会員とする。ただし、物品出納員または分任物品出納員が立会することができない場合は、当該課等の長が、物品の受払及び保管に直接関係のない職員に立会させる。

5 調査の方法

  調査員は、物品出納員または物品取扱員の指示により、実地調査と帳簿調査を行う。

 (1)実地調査は、現品の実数と、次の各号の帳票に記録された数量を照合する。

  ア 貯蔵品については、現品カード

  イ 保管品については、現品カードまたは調査実施日前月末の財務会計システム処理により作成した棚卸帳簿調査帳票(以下「棚卸帳簿調査帳票」という。)

 (2)帳簿調査は、次の各号の帳票に記録された数量を照合する。

  ア 貯蔵品については、現品カードと当該年度末の棚卸帳簿調査帳票

  イ 保管品については、現品カードを作成している場合、現品カードと当該年度末の棚卸帳簿調査帳票、現品カードを作成していない場合は、調査実施日前月末と当該年度末の棚卸帳簿調査帳票及び受払明細表

6 調査の要領

 (1)物品受払担当者は、調査の準備として、現品について区分し確認しやすいような措置を行うとともに、検収報告、使用報告等の受払伝票の発行漏れがないか事前に調査しておくこと。

   また、現品カードまたは棚卸帳簿調査帳票をもとに、物品番号・品名・形質寸法を物品現在高調査表(様式1)に記入しておくこと。

 (2)実地調査

  ア 計数員は、記録員の指示に従い当該現品の実数を計数調査して、その数量状況等を逐次記録員に口頭で報告すること。

  イ 記録員は、物品現在高調査表(様式1)記載の物品について計数員に調査計数させ、その現在数量を記録し、現品の破損、汚損、不完全等があれば備考欄に記載すること。

  ウ 調査員は、調査当日に現品の受払があって異動が生じたものがある場合は、その事実を証明する書類を確認すること。

  エ 保管品のうち、棚卸帳簿調査帳票により調査を行う場合で、調査実施月に異動が生じたものがある場合は、その旨を物品現在高調査表(様式1)の備考欄に記載すること。

  オ 立会員は、公正な立場で調査員の調査内容を監察し、調査数量に過不足または調査品に異状があるときは、その事実を確認するとともに、当日の調査進行状況に応じ調査の指導援助を行うこと。

  カ 記録員は、調査において過不足があれば当該品について現品カードに、記録すること。

  キ 調査終了後、調査員及び立会員は、物品現在高調査表(様式1)に記名押印のうえ物品取扱員に報告し、物品取扱員はその写しを物品出納員に提出すること。

  ク 物品受払担当者は、調査の際に過不足並びに破損、汚損、不完全品等の異状品及び不用品を認めた場合は、実地調査過不足等報告書(様式2)を作成し、物品受払担当者及び立会員が記名押印のうえ分任物品出納員(貯蔵品のみ)及び物品取扱員の認印を受けて物品出納員に提出すること。また、過不足の原因の是正や異状品及び不用品の処分手続き等の適当な措置を行うこと。ただし保管品のうち6(2)エに記載の理由による場合は、実地調査過不足等報告書(様式2)の作成は不要とする。

  ケ 調査物品のうち、実数計測または計量調査に相当の時間及び労力を要するものについては、立会員が特に異状がないと認めた場合に限り、物品受払担当者が記録している受払カード等の確認をもって照合したものとみなす。ただし、整理整頓すれば実測可能なものについてはこの限りでない。

 (3)帳簿調査                                       

  ア 物品受払担当者は、調査に用いる当該年度末日現在の棚卸帳簿調査帳票を財務会計システムより出力すること。

 棚卸帳簿調査帳票は次のとおり。

  ・保管品在庫表(所管別)(様式3)(以下「保管品在庫表(様式3)」という。)

  ・物品棚卸表(所管別)(様式4)(以下「物品棚卸表(様式4)」という。)

   ※分任物品出納員所管のみ

  ・貯蔵品在庫表(所管別)(様式5)(以下「貯蔵品在庫表(様式5)」という。)

   ※分任物品出納員所管のみ

  イ 物品受払担当者は、当該年度末日現在の棚卸帳簿調査帳票数量と、同日の現品カード残高を照合し、結果を棚卸帳簿調査帳票の合否欄に記入する。この場合、物品棚卸表(様式4)数量と現品カード数量で対応しないものがある(数種の現品を1つの物品番号に統括している現品の場合のみ)ので、その場合は現品カードの数量を集計して照合すること。また、保管品のうち、現品カードを作成していない物品については、実地調査において作成した物品現在高調査表(様式1)と実地調査実施日から当該年度末日までの受払明細表により、照合を行うこと。

  ウ 過不足分については受払経過を調査し、判明すればそれに見合う修正伝票を発行のうえ合帳とする。なお、不明なものは棚卸帳簿調査帳票の過不足数量欄に記入すること。

  エ 物品棚卸表(様式4)、貯蔵品在庫表(様式5)については分任物品出納員、物品取扱員、調査員が記名押印のうえ、物品出納員へ提出する。保管品在庫表(様式3)については物品取扱員及び調査員が記名押印のうえ、物品出納員に提出する。なお、当該課等用として複写して保管すること。

 (4)調査の算式

  照合の際の過不足の算式は、次のとおり行うこと。

  現品A   現品カード等B   棚卸帳簿調査帳票C   とすると、

  ア 実地調査

  A-B=0   合帳   (算式の答が0の場合)

  A-B>0    過    ( 〃 +数字 〃 )

  A-B<0   不足   ( 〃 -数字 〃 )

  イ 帳簿調査

  B-C=0   合帳   (算式の答が0の場合)

  B-C>0    過    ( 〃 +数字 〃 )

  B-C<0   不足   ( 〃 -数字 〃 )

7 請負工事における支給材料

  受注者に支給した当局物品については、貯蔵品在庫表(様式5)記載の数量に相違がないか確認し、各水道センターの物品取扱員は、常に過不足が生じないように適宜適正管理について指示しておくこと。また、各水道センター所長は「支給材料現在高調査について」(様式6)により受注者から報告を受け、その写しを物品出納員へ提出すること。

8 物品現在高調査に伴う実施月日及び関係書類の提出期日は、別途通知する。

9 物品現在高調査に伴う実施箇所及び立会員・調査員については、「物品現在高調査に伴う実施箇所並びに立会員、調査員調べ(回答)」(様式7)により報告すること。

10 中間物品現在高調査の実施

  物品出納員が必要と認めるときは、年度途中においてこの調査に準じて中間物品現在高調査を行うものとする。なお、実施時期についてはその都度通知する。

11 適正な物品管理における現在高確認の実施

  物品出納員、分任物品出納員及び物品取扱員は日頃から善良な管理者の注意をもって、適正に物品の管理を行うものとし、年度末物品現在高調査の実施時期に限らず、所管する物品の現在高の確認につとめること。


   附 則

この規定は、昭和50年度末の物品現在高調査から適用する。

   附 則

この規定は、平成11年11月1日から施行する。

   附 則

この規定は、平成14年4月1日から施行する。

   附 則

この規定は、平成16年4月14日から施行する。

   附 則

この規定は、平成18年4月1日から施行する。

   附 則

この規定は、平成23年4月1日から施行する。

   附 則

この規定は、平成26年4月1日から施行する。

   附 則

この規定は、平成28年9月1日から施行する。


別添

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