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税務部及び市税事務所における通話録音装置の運用に関する取扱要綱

2019年10月1日

ページ番号:253463

(目 的)

第1 この要綱は、税務部及び市税事務所における通信内容の記録について、通話録音装置による音声記録(以下「音声記録」という。)を行う際の必要な事項を定めることを目的とする。

 

(定 義)

第2 この要綱において「通話録音装置」とは、税務部及び市税事務所に設置している電話機のうち、通話録音が可能なダイヤルイン番号を指定し、当該電話機での通話開始とともに自動で通信内容を録音、記録する電磁的記録装置とする。

 

(通話録音装置の設置場所及び管理)

第3 通話録音装置は市税事務所内の電算室で施錠管理する。

2 通話録音装置の管理にあたっては、大阪市個人情報保護条例(平成7年大阪市条例第11号)に基づき適正な管理を行う。

3 通話録音装置の操作は、あらかじめ税務部管理課長よりID及びパスワードの交付を受けた職員が行い、操作履歴は通話録音装置内にログを記録するものとする。

 

(音声記録の収集目的及び対象とする担当)

第4 音声記録の収集目的及び通話録音の対象として指定する担当は、別表記載のとおりとする。

2 税務総長が音声記録の収集、利用が一時的であり、かつ急を要すると認めるときはこの限りではない。

3 指定するダイヤルイン番号が変更となる場合については、税務総長の承認を受け、速やかに公表を行う。

 

(録音した音声記録の取扱い)

第5 録音した音声記録は公文書として取扱い、大阪市公文書管理条例(平成18年大阪市条例第15号)により適切に管理するとともに、個人情報保護並びにデータセキュリティ対策について、大阪市個人情報保護条例、大阪市情報セキュリティ管理規程及び大阪市データ保護管理要綱に基づき実施するものとする。

2 職員は、音声記録の内容の修正又は加工を行ってはならない。

3 通話において、職員等の公正な職務の執行の確保に関する条例(平成18年大阪市条例第16号)第22条第1項の規定に基づく不当要求行為(以下、不当要求行為という。)があったと認める場合は、同条例第22条の規定に基づき、直ちに公正職務担当へ報告するものとする。

 

(記録の保存及び消去)

第6 音声記録は、納税交渉等記録の後日確認の必要性のため、原則として通話録音装置に内蔵されている記憶装置に90日間保存した上で通話録音装置の自動消去機能により消去する。ただし、不当要求行為があったと認める場合及び解決しない滞納事案に係る記録で、後日の確認が必要と判断する場合等は、第1号様式による外部保存申請書により取り扱い、職員が外部記憶媒体へ保存するものとする。

2 前項ただし書きの規定により保存した記録については電算室内で施錠可能な保管庫で3年間保存し、保存期間満了後は物理的に破壊し、廃棄処分する。ただし、公文書管理規程第40条各号により保存期間の延長が必要となった場合はこの限りではない。

なお、外部記憶媒体の保存内容が判別できるよう第4号様式により目録を作成し電算室内に備え付けるものとする。

3 本人より音声記録の消去の申し出があった場合は、第2号様式による消去申請書により取り扱い、不当要求行為があったと認める場合及び解決しない滞納事案に係る記録で、後日の確認が必要と判断する場合等を除き、速やかに記録を消去する。

 

(記録の利用)

第7 収集目的の範囲内において、保存されている音声記録の内容を確認する必要が生じたときは、第1号様式による利用申請書により処理するものとする。

 

(記録の開示)

第8 通話録音装置本体及び外部記憶媒体に保存されている音声記録は、個人情報保護条例第17条の趣旨を踏まえ、本人から開示請求があった場合は、第3号様式による開示請求書により迅速に取り扱い、開示は録音テープへ複製する等請求者が聴くことができる方法で速やかに開示する。

 

(税務部の特例)

第9 第6から第8の規定に基づき、通話録音装置の操作が必要となったときは、税務部収納対策特別チームについては船場法人市税事務所へ、市債権回収対策室については梅田市税事務所へデータの特定を依頼するものとする。

 

(周知及び収集対象者への告知)

第10 音声記録の収集目的、保存期間、対象とする担当及び開示の取扱いについては、あらかじめ財政局ホームページ等を通じて広く市民に明示するとともに、収集対象者に対しても個別の告知を行うものとする。

 

(責任体制)

第11 税務部管理課長を本システム運用の管理責任者とし、本システムを統括する。

2 各市税事務所長を市税事務所における管理責任者とし、市税事務所における適切なシステム運用を図る。

3 市税事務所管理担当課長・税務担当課長・収納対策担当課長・税務部収税課長代理(収納対策特別チーム)・市債権収納担当課長を情報セキュリティ責任者とし、情報資産の適切な管理を図る。

4 施設を担当する税務部担当係長を通話録音装置管理責任者とし、通話録音装置の適切な維持保全を図る。

 

(施行の細目等)

第12 この要綱の施行について必要な事項は、税務総長が定める。

 

(施行期日)

第13 この要綱は、平成20年8月1日から施行する。

   この要綱は、平成25年2月1日から施行する。

 

 

別表(第4関係)

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