大阪市水道局個人情報保護管理に関する実施要領

1　目的

この実施要領は、大阪市水道局個人情報保護管理要綱（平成30年3月14日局長決裁）の実施に係る細目を定めることを目的とする。

 

2　個人情報の管理

⑴　保管

個人情報が記録されている文書を含む簿冊については、施錠できる場所に保管する。また、背表紙（外部記録媒体（デジタルカメラ、ビデオカメラ、ICレコーダー及び通話録音装置を除く。）の場合は見える位置）に「個」と表示する。

⑵　廃棄

①　公文書に記録されている個人情報については、大阪市公文書管理条例（平成18年大阪市条例第15号）で定められた保存期間に従い、保存期間が満了したものは廃棄する。

②　外部記録媒体が不要となった場合は、復元又は判読が不可能な方法により、データの消去又は媒体の廃棄を行う。

⑶　文書の外部持ち出し

個人情報が記録されている文書（電磁的記録を含む。以下同じ。）を外部に持ち出す（他の所属に一時的に貸し出す場合を含む。以下同じ。）ことは原則としてできない。ただし、書面（参考様式1又は参考様式2）により次に掲げる者の承認を得たときはこの限りでない。

なお、承認を得て外部に持ち出した個人情報が記録されている文書を返却するときにおいても承認者による確認を行うこと。

ア　個人情報保護責任者

イ　当該文書にかかる事務を所管する担当課長（大阪市水道局事務分掌規程（昭和39年大阪市水道事業管理規程第10号）別表第2に掲げる担当課長をいう。以下同じ。）（以下「担当課長」という。）

ウ　ア又はイに掲げる者が所定の勤務場所としていない事務所を所定の勤務場所とし、ア又はイに掲げる者の専管する事務を所管する課長代理

⑷　送付

個人情報を郵便、ファックス又は電子メールで送信するときは、送付先の住所、ファクス番号又は電子メールのアドレスが正しいことを複数人で確認のうえ送付する。

⑸　端末等からの情報漏えい防止

端末等の盗難を防止するため、退庁時には、事務室の施錠を確認する。休憩時間には、外部からの侵入者に注意するとともに、部外者が端末等のデータにアクセスできないよう、ログオフ又はロック機能を作動させる。

⑹　外出先における情報漏えい防止

外部に持ち出した個人情報の管理については、紛失・盗難を防止するため、常時携帯することとし、これによりがたい場合は、施錠できる場所に保管する。

⑺　作業手順書への反映

個人情報保護責任者及び担当課長は、個人情報を取り扱う所管業務について作業手順書を作成又は改定する際には、個人情報の取扱いに関する事項を明記するよう努めるものとする。

⑻　その他

データにかかる個人情報の取扱いについては、大阪市水道局情報セキュリティ管理規程（平成23年大阪市水道事業管理規程第1号）及び大阪市水道局データ保護管理要綱（平成8年3月21日局長決裁）に定めるところによる。

 

3　事故に関する対応

⑴　個人情報にかかる事故発生時の連絡先（原則として個人情報保護責任者又は担当課長、不在の場合は直属の上司）をあらかじめ所属内にて共有しておくこと。

⑵　前号の事故が発生した時は、事件・事故等における報道発表基準により、迅速に対応すること。

 

　　　附　則

この要領は、平成30年4月1日から施行する。

　　　附　則

　この改正規定は、令和4年10月21日から施行する。

　　　附　則

　この改正規定は、令和6年4月1日から施行する。