報道発表資料　西成区役所における戸籍全部事項証明書等の公用請求書類の紛失について

　大阪市西成区役所窓口サービス課（戸籍担当）（以下「窓口サービス課」という。）において、公用請求に基づく戸籍全部事項証明書等の証明書の交付にかかる事務処理の過程で、公用請求書および発行した戸籍全部事項証明書等の書類を紛失していることが判明しました。

　今回の公用請求につきましては、西成区役所保健福祉課（以下「保健福祉課」という。）における生活保護法第4条第2項及び第19条第1項に基づき職務上必要な情報を取得することを目的とし、（1）保健福祉課の職員が同一庁舎内の窓口サービス課に公用請求書を持ち込んだ後、（2）委託事業者が戸籍システムにより戸籍全部事項証明書等を発行し、（3）窓口サービス課の職員の点検を経て、（4）保健福祉課の職員が戸籍全部事項証明書等の証明書を窓口サービス課に受け取りに来ることにより交付しています。

　令和6年9月2日（月曜日）に窓口サービス課に保健福祉課から7月5日（金曜日）に請求した戸籍全部事項証明書等の公用請求の回答がないとの連絡がありました。処理経過を確認したところ、窓口サービス課において7月5日（金曜日）に公用請求書を収受し、同月8日（月曜日）に戸籍システムで戸籍全部事項証明書等の発行の履歴があるものの、その後の点検等の交付に至る処理状況が確認できる処理簿及び公用請求書が見当たらないことから、公用請求書、戸籍全部事項証明書等が所在不明であることが判明しました。

　判明後9月2日（月曜日）から9月9日（月曜日）まで区役所庁舎内をくまなく捜索しましたが発見されず、当該書類を紛失したと判断しました。

　なお、戸籍全部事項証明書等の公用請求とは、行政機関などが業務のために必要な戸籍情報を取得する手続きのことです。

• 7月5日（金曜日）に保健福祉課から収受した公用請求書　7件
• 7月5日（金曜日）の保健福祉課からの公用請求にかかる処理簿　1枚
• 戸籍全部事項証明書等（戸籍全部事項証明書6件、除籍謄本1件、戸籍の附票の写し6件）22人分

公用請求書、戸籍全部事項証明書、除籍謄本、戸籍の附票の写しに記載の氏名、生年月日、性別、続柄、本籍地、出生・婚姻等の身分事項、住所

　令和6年9月5日（木曜日）に請求者の保健福祉課に対し、請求書類の交付が遅延していることの報告を行い、ただちに再発行の手続きをとることにより、市民への影響と業務に支障が生じていない旨確認しています。

　なお、窓口サービス課では、請求書の収受、戸籍等の発行作業はすべて担当課内で行われており、外部に持ち出す必要性のない業務であることから、個人情報の流出はないと考えています。

　また、当区において、他に同様の事案がないか調査し、問題がないことを確認しました。

　当該事務の処理状況を確認できる処理簿が請求書とともに、委託事業者・一次点検、二次点検担当（窓口サービス課職員）と引き継がれていくため、処理簿の所在が不明になると、上記「1経過と概要」に記載の（2）から（4）までの処理状況が確認できなくなる状況にあることが原因です。

　書類の紛失を防ぐために事務処理手順の管理を徹底しておこなうこととし、窓口サービス課内の各担当に回る処理簿と別に所定の場所に状況が確認できる進捗管理簿を作り、請求書等の所在を把握できるようにするなど、業務の組織的管理体制を構築し運用してまいります。職員には再度処理の流れを周知徹底し、再発防止に努めてまいります。