Microsoft Teams におけるゲスト参加チームにかかる運用管理実施要綱

（目的）

第1条　この要綱は、Microsoft Teamsにおけるゲスト参加チームの運用及び管理に関し必要な事項を定めることにより、円滑な運用及び安全な管理を図ることを目的とする。

 

（基本的な考え方）

第2条　ゲスト参加チームは、「大阪市情報システム等の整備及び運用に関する規程」第2条第3号に規定する局等に所属する職員（以下「本市職員」という。）とそれ以外の外部機関等が本市の施策・事業を協業して進める際に、スムーズで迅速なコミュニケーションが可能な環境を提供することで、関係者間のコミュニケーションの活発化が促され、施策・事業が円滑に推進することを期待し導入するものである。

 

（定義）

第3条　この要綱における用語の定義は次のとおりとする。

(1) ゲスト参加チーム　Microsoft Teamsにおいて作成し、運用するチームで、本市職員及びゲストユーザで構成するものをいう。

(2) 連絡先　ゲスト参加チームの作成及び廃止並びにユーザの追加及び削除等の実務を担う本市職員をいう。

(3) ゲストユーザ　本市の施策・事業を推進していくうえで、本市チームへの参加が必要と運用管理責任者が認めるユーザをいう。

 

（体制）

第4条　ゲスト参加チームの適切な運用管理のため、次のような体制とする。

(1) 施策・事業等を所管し、当該ゲスト参加チームを作成する課の運用管理責任者（大阪市情報通信ネットワーク管理要綱2．1．3に定める運用管理責任者をいう。以下同じ。）は、ゲスト参加チームの運用及び管理についてその責任を有する。

(2) 運用管理責任者は当該ゲスト参加チームの連絡先を指名し、連絡先は運用管理責任者の管理・指示のもと必要な事務を実施する。

(3) 当該ゲスト参加チームを活用する施策・事業等を所管する所属の情報統括管理者（大阪市情報通信ネットワーク管理要綱2．1．2に定める情報統括管理者をいう。以下同じ。）は、所属におけるゲスト参加チームの利用状況及びそのゲストユーザの管理を実施する。

2　ゲストユーザは、ゲスト参加チームに参加する際に送付される招待メールに記載されているコミュニケーションツール「Microsoft Teams」におけるゲストユーザ向け利⽤規約に同意のうえ参加する。

 

（ゲスト参加チームの作成）

第5条　運用管理責任者は、次に掲げる事項を遵守のうえ、ゲスト参加チームを作成する。

(1) 本市の施策・事業を推進していくうえで、本市チームへゲストユーザの参加が必要な場合に限り作成し、ゲストユーザは、業務上必要な最低限の人数であることとする。

(2) 本市とゲストユーザ間のコミュニケーション・情報共有をすることを目的として作成する。

(3) ゲスト参加チームの作成が必要であると認めるときは、所属の情報統括管理者に作成申請を依頼する。

 

第6条　情報統括管理者は、前条第3号の依頼があったときは、チームの概要・作成理由等の妥当性を確認のうえ、デジタル統括室基盤担当課長あてゲスト参加チームの作成を申請する。また、ゲストユーザの追加がある場合にも、その妥当性を確認し承認する。

 

（ゲスト参加チームの管理）

第7条　運用管理責任者は、次に掲げる事項を遵守のうえ、ゲスト参加チームを管理する。

(1) ゲスト参加チームは、本市とゲストユーザ間のコミュニケーション・情報共有をすることを目的とし、その目的以外での利用をさせない。

(2) チームの目的、チーム内でのデータの取扱い、チームの運用期間その他の必要な事項を定めたチームルールを作成し、参加メンバーにチームルールを周知する。

(3) ゲスト参加チームが不要となった場合は、速やかに廃止する。

(4) ゲスト参加チームを構成するユーザを適切に管理し、不要となったユーザは速やかに削除する。

(5) 連絡先が人事異動等でゲスト参加チームを離脱する際は、速やかに後任を指名する。

 

第8条　連絡先は、メイン連絡先とサブ連絡先の2名で担う。また、人事異動等でチームを離脱する際は、チームの運用について、後任の連絡先、または参加している他のメンバーへ適切に引継ぎを行わなければならない。

 

（ゲスト参加チーム上の情報管理）

第9条　本市職員は、ゲスト参加チーム内におけるデータの取扱いについて、大阪市情報セキュリティポリシーを遵守しなければならない。また、運用管理責任者は、大阪市情報セキュリティポリシーに準じた「チーム内でのデータの取扱い」について、チームルールで定め、ゲストユーザにその遵守を求めなければならない。

 

2　ゲスト参加チーム内で共有するデータは、公文書（大阪市公文書管理条例（平成18年大阪市条例第15号。以下「公文書管理条例」という。）第2条第3項に規定する公文書をいう。）として公文書管理条例その他の関係規程に基づき適正な管理を行い、流出、漏えい、その他の事故が生じないよう必要な措置を講じなければならない。

 

（施行の細目）

第10条　この要綱の施行について必要な事項は、デジタル統括室長が定める。

 

附則

この要綱は、令和7年3月28日から施行する。