東住吉区役所におけるマイナンバーカード申請書の所在について

　マイナンバーカードの申請書を送付したところ、区役所から、受付不備で申請書が返戻されているので改めて申請を行うように書かれた手紙が届いた。しかし、手紙の中に不備で返された申請書が入っていなかったので区役所に問い合わせたところ、「個人番号カード交付申請書受付センターは、不備があった申請書を区役所に返送したと言っており、区役所には、不備があったことを連絡する手紙を送ったことは記録してあるが、具体的にどのような書類を送ったかの控えは残っていない。返送されているのであれば、不備の連絡の手紙と一緒に送っているはずである。」という答えだった。
　それに対し、「自分のところには申請書は返されていない。区役所で紛失したのではないか。」と問うと、「念のため申請書を探したがどこにも見当たらず、申請書を廃棄したという職員もいないので区役所で紛失や廃棄したとは言えない。」と回答された。
　「他人の手にわたり悪用されるようなことがあればどうするのか。」と尋ねたところ、「申請書に記載のマイナンバーのみが流失しても何も悪用できない。」との説明を受けた。
　自分としては、申請書がどうなったかが心配だし、区役所の説明にも納得できない。この間の経緯について説明してほしい。

　送付されたマイナンバーカードの申請において不備があった場合、申請の受付窓口である地方公共団体情報システム機構（J-Lis）から「不備のあった申請書」と「申請者への不備通知の依頼」が区役所に届きます。その後、区役所から、「不備のあった申請書」と、J-Lisからの依頼に基づき区役所で作成した「不備通知」をご本人さまに送付することとなります。
　区役所に残っている書類を確認すると、J-Lisから区役所への送付状には、「不備のあった申請書」と「申請者への不備の通知依頼」が送付されていた旨、記載されております。
　区役所におきましては、J-Lisから返送された書類をご本人さまに送付するにあたり、個人情報漏洩防止の観点から、各個人様あての封筒に他人様あての送付物が混入していないかを確認したうえで発送することとしており、お申出人様や、同時に文書送付事務を行った方々それぞれについて、他人様あての送付物が混入していない旨を複数人で確認した記録はあります。
　しかし、内容物の詳細につきましては、「不備通知のほか、J-Lisから本人様あてのものとして送付されたものがあればそのまま転送する」という視点で運用を行っていたことから、次のような視点での記録を残しておりませんでした。
・J-Lisから受領した書類が送付状と一致しているか。
・送付する書類は「『不備のあった申請書』と『不備通知』の両方を送付するケース」か、「『不備通知』のみを送付するケース」のいずれのケースとして処理を行ったか。
　そのため、区役所として、「不備のあった申請書」を、「送付している」とも、「送付していない」とも、どちらか明確な証明ができない状況でのご説明とならざるを得ず、不信感・不快感を抱かせておりますことについて深くお詫び申しあげます。
　なお、念のため、事務室内で申請書が残されていないか捜索しましたが見当たりませんでした。各担当職員にも確認しましたが、手元に申請書を保管している者や、処分等の処理を行った者もおりませんでした。加えて、同日に送付処理を行った他の方の状況も再確認いたしましたが、申請書が散逸したような形跡はありませんでした。

東住吉区役所　窓口サービス課（住民情報担当）　
（電話番号：06－4399－9963）

説明

2025年3月7日

2025年3月18日

2025年7月31日

市民の声の公表についての考え方は、本市ホームページ「『市民の声の見える化』について」をご参照ください。