住民票の写し等の交付に係る本人通知制度に関する要綱

（目的）

第1条　この要綱は、住民基本台帳法（昭和42年法律第81号）又は戸籍法（昭和22年法律第224号）の規定により住民票の写し等を第三者に交付した場合において、事前に登録をした者（以下「登録者」という。）に対し、その交付の事実を通知する制度（以下「本人通知制度」という。）に関し必要な事項を定めることにより、住民票の写し等の不正請求及び不正取得による個人の権利の侵害の防止を図ることを目的とする。

（定義）

第2条　この要綱において「住民票の写し等」とは、次に掲げる書面をいう。

(1)　住民基本台帳法の規定による住民票の写し、住民票に記載をした事項に関する証明書、戸籍の附票の写し、住民票の除票の写し及び戸籍の附票の除票の写し

(2)　戸籍法の規定による戸籍の謄本又は抄本、戸籍に記載した事項に関する証明書、除かれた戸籍の謄本又は抄本及び除かれた戸籍に記載した事項に関する証明書並びに磁気ディスクをもって調製された戸籍又は除かれた戸籍に記録されている事項の全部若しくは一部を証明した書面

2　この要綱において「第三者」とは、次に掲げる者をいう。

(1)　住民基本台帳法第12条第1項又は第20条第1項の規定により前項第1号の証明書等を請求する者の代理人

(2)　住民基本台帳法第12条の3又は第20条（第1項及び第2項を除く。）の規定により前項第1号の証明書等を請求する者

(3)　戸籍法第10条第1項（同法第12条の2において準用する場合を含む。）の規定により前項第2号の証明書等を請求する者の代理人

(4)　戸籍法第10条の2（第2項を除き同法第12条の2において準用する場合を含む。）の規定により前項第2号の証明書等を請求する者

（登録ができる者）

第3条　本人通知制度の登録ができる者は、次のいずれかに該当する者とする。

(1)　住民基本台帳法の規定により当該区が管理する住民基本台帳又は戸籍の附票に記録されている者（消除された住民票又は除かれた戸籍の附票に記録されている者を含む。）

(2)　戸籍法の規定により当該区が管理する戸籍に記載されている者（保存している除かれた戸籍を含む。）

2　前項の規定にかかわらず、国内に住所を有しない者又は失踪の宣告を受けた者は、登録の対象としない。

（登録の期間）

第4条　本人通知制度の登録の期間は、無期限とする。ただし、除かれた戸籍の謄本又は抄本及び除かれた戸籍に記載した事項に関する証明書並びに磁気ディスクをもって調製された除かれた戸籍に記録されている事項の全部若しくは一部を証明した書面に係る登録期間については、登録した日の翌日（その日が12月29日から翌年の1月3日までに当たるときは1月4日。以下「登録開始日」という。）から起算して5年とする。

（登録の申請）

第5条　本人通知制度の登録を受けようとする者（以下「申請者」という。）は、あらかじめ本人通知制度登録申請書（様式第1号）により、次の各号に掲げる場合の区分に応じ当該各号に定める区長（以下「住民登録地等区長」という。）に登録の申請をしなければならない。

(1)　住民登録がある又はあった区に申請する場合　住民登録がある又はあった区の区長

(2)　本籍がある又はあった区に申請する場合　本籍がある又はあった区の区長

(3)　前2号の条件をいずれも満たす場合　前2号に掲げるいずれかの区の区長

2　申請者は、前項の規定による申請を行う際に、別表第1に掲げる書類のいずれかを提示し又は別表第2に掲げる書類を提出することにより、申請者本人であることを明らかにしなければならない。

3　第1項の規定による申請を代理人が行おうとするときは、当該代理人は、申請を行う際に、次の各号に掲げる代理人の区分に応じ当該各号に定める方法により代理権限を有していることを明らかにするとともに、別表第1に掲げる書類のいずれかを提示し又は別表第2に掲げる書類を提出することにより代理権限を有する本人であることを明らかにしなければならない。ただし、第1号に掲げる代理人について、登録の申請を行う区において、備え付けの公簿の記載等により代理権限を有していることが確認できるときは、同号に定める書類の提示は要しないものとする。

(1)　法定代理人　戸籍に記載した事項に関する証明書その他その資格を証明する書類の提示

(2)　任意代理人　委任の旨を証明する書類の提出

4　第1項の規定による申請については、郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律（平成14年法律第99号）第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便により行うことができる。この場合において、申請者又はその代理人は、前2項の定めるところに従い、別表第1に掲げる書類のいずれかの写し若しくは前項第1号に規定する書類の写し又は別表第2に掲げる書類若しくは前項各号に規定する書類を併せて提出することにより、申請者本人又はその代理権限を有する本人であることを明らかにしなければならない。

5　住民登録地等区長は、前3項の規定により当該申請を行っている者が申請者本人又はその代理権限を有する本人であることを確認したときは、次の各号に掲げる場合の区分に応じ当該各号に定める方法によりその旨を明らかにしておくものとする。

(1)　別表第1に掲げる書類又は第3項第1号に規定する書類の提示があった場合　提示された書類の種類を本人通知制度登録申請書(様式第1号)に明示する方法

(2)　別表第1に掲げる書類の写し若しくは別表第2に掲げる書類又は第3項各号に規定する書類の提出があった場合　提出された書類等の種類を本人通知制度登録申請書(様式第1号)に明示するとともに当該書類等を当該申請書に添付する方法

（登録）

第6条　住民登録地等区長は、前条第1項の規定による申請があった場合において、その内容を審査し適当と認めるときは、本人通知制度登録者名簿（様式第2号、様式第2号の2。以下「登録者名簿」という。）に申請者の氏名、住所、登録年月日その他必要な事項を登録するものとする。

2　住民登録地等区長は、前条第1項第3号の規定による申請があった場合において、前項の規定による登録をしたときは、他の住民登録地等区長（以下「登録関係区長」という。）に当該登録をした日に同項に規定する事項を通知するものとする。

3　前項の規定により通知を受けた登録関係区長は、その内容を審査し適当と認めるときは、当該通知があった日に、登録者名簿に申請者の氏名、住所、登録年月日その他必要な事項を登録するものとする。

（登録完了通知）

第7条　住民登録地等区長は、前条第1項及び第3項の規定により登録者名簿に登録を行ったときは、本人通知制度登録完了通知書（様式第3号）により、申請者にその旨を通知するものとする。

（登録内容の変更等）

第8条　登録者は、登録者の氏名、住所、本籍及び次条の規定による通知書の送付先（以下「送付先」という。）に変更が生じたとき又は登録を廃止しようとするときは、本人通知制度登録事項変更兼廃止申請書（様式第4号）により、住民登録地等区長に申請しなければならない。ただし、住民票の写し又は住民票に記載をした事項に関する証明書に係る登録者の氏名又は住所の変更については、この限りでない。

2　第5条第2項から第5項まで及び第6条第2項の規定は、前項の規定による申請について準用する。

3　住民登録地等区長は、第1項の規定による申請があった場合において、その内容を審査し適当と認めるときは、登録者名簿における当該事項を変更し又は廃止するものとする。

4　住民登録地等区長は、前項の規定による変更又は廃止を行ったときは、本人通知制度登録内容変更完了通知書（様式第5号）により、登録者にその旨を通知するものとする。

5　住民登録地等区長は、住民票の写し又は住民票に記載をした事項に関する証明書に係る登録者の氏名又は住所に変更があったことを知ったときは、登録者名簿の当該事項を変更するものとする。

6　住民登録地等区長は、前項に規定する住民票の写し等以外の住民票の写し等に係る登録者の氏名、住所、本籍及び送付先に変更があったことを知ったときは、本人通知制度変更申請書提出依頼通知書（様式第6号）により、登録者に第1項の規定による申請をするよう依頼するものとする。

（登録者への通知）

第9条　住民登録地等区長は、登録開始日以後に、第三者からの請求により登録者に係る住民票の写し等を交付したときは、住民票の写し等交付に係る通知書（様式第7号）により、登録者に次に掲げる事項を通知するものとする。ただし、住民登録地等区長が当該請求について特別の理由があると認めるときは、この限りでない。

(1)　証明書の交付年月日

(2)　交付した証明書の種別

(3)　交付した証明書の通数

(4)　交付申請者の種別（第三者・代理人・職務上請求）

（登録期間の満了）

第10条　第4条ただし書に規定する住民票の写し等に係る登録期間の満了後引き続き登録を受けようとする者は、当該登録期間の満了する日の3月前から満了の日までの間に、第5条第1項の規定による申請を行わなければならない。

2　住民登録地等区長は、第4条ただし書に規定する住民票の写し等に係る登録期間が満了する日の1月前までに、本人通知制度登録期間満了通知書（様式第8号）により、登録者に登録期間が満了する旨を通知するものとする。ただし、前項の規定による申請が行われているときは、この限りでない。

（登録の廃止）

第11条　住民登録地等区長は、次のいずれかに該当するときは、登録を廃止するものとする。

(1)　第4条ただし書の規定による登録期間が満了したとき（前条第1項の規定による申請があった場合において、その内容を審査し適当と認めるときを除く。）。

(2)　第8条第1項の規定による廃止の申請があったとき。

(3)　第8条第6項の規定による通知書が登録者に到達した日から3月経過しても、同条第1項の規定による申請がされないとき。

(4)　第8条第6項、第9条第1項又は第10条第1項の規定による通知書が返戻されたとき。

(5)　登録者が国外に転出したとき。

(6)　登録者が死亡し又は失踪の宣告を受けたとき。

(7)　住民基本台帳法施行令（昭和42年政令第292号）第12条第1項の規定により、登録者の住民票が職権により消除されたとき。

(8)　住民基本台帳法施行令（昭和42年政令第292号）第34条第1項の規定により、登録者の消除された住民票又は除かれた戸籍の附票の保存期間が満了したとき。

(9)　その他特に登録を廃止する必要があると認めるとき。

2　住民登録地等区長は、前項第1号から第3号まで又は第9号の規定により登録を廃止したときは、本人通知制度登録内容廃止完了通知書（様式第9号）により、登録者にその旨を通知するものとする。

（文書の保存）

第12条　この要綱の規定に基づき作成し又は取得した文書の保存期間については、次に定めるところによる。

(1)　登録者名簿　常用

(2)　その他この要綱の規定に基づき作成し又は取得した文書　作成し又は取得した日の属する年度の翌年度から起算して3年

（実施の細目）

第13条　この要綱に定めるもののほか、本人通知制度の実施について必要な事項は、市民局長が定める。

附　則

この要綱は、平成27年2月2日から施行する。

附　則

1　この改正規定は、平成28年4月1日から施行する。

2　改正前の住民票の写し等の交付に係る本人通知制度に関する要綱の様式により作成した用紙で残存するものについては、当分の間、所要の調整を行った上、改正後の住民票の写し等の交付に係る本人通知制度に関する要綱の様式により作成した用紙として使用することができる。

附　則
この改正規定は、平成29年2月28日から施行する。

附　則
この改正規定は、平成30年8月15日から施行する。

附　則
この改正規定は、令和2年1月24日から施行する。

附　則
この改正規定は、令和2年12月23日から施行する。

別表第1（第5条関係）

行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号）第2条第7項に定める個人番号カード、住民基本台帳カード、道路交通法（昭和35年法律第105号）第92条第1項に定める運転免許証、出入国管理及び難民認定法（昭和26年政令第319号）第2条第5号に定める旅券、同法第19条の3に定める在留カード、日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法（平成3年法律第71条）第7条第1項に定める特別永住者証明書、船員手帳、身体障害者手帳、無線従事者免許証、海技免状、小型船舶操縦免許証、宅地建物取引士証、航空従事者技能証明書、耐空検査員証の証、運航管理者技能検定合格証明書、動力車操縦者運転免許証、猟銃・空気銃所持免許証、教習資格認定証、運転経歴証明書、電気工事士免状、特種電気工事資格者認定証、認定電気工事従事者認定証、療育手帳、戦傷病者手帳、警備業法（昭和47年法律第117号）第23条第4項に定める合格証明書、国民健康保険、健康保険、船員保険若しくは介護保険の被保険者証、共済組合員証、国民年金手帳、国民年金、厚生年金保険若しくは船員保険に係る年金証書、学生証、法人が発行した身分証明書（社員証、タスポ等）、国若しくは地方公共団体の機関が発行した資格証明書（敬老優待乗車証、生活保護適用証明書、休日・夜間等診療依頼証等）、その他これらに相当するものとして区長が適当と認める書類

別表第2（第5条関係）

本人通知制度登録申請書に押印した印章に係る印鑑登録証明書