答申第26号

　「平成17年4月12日附で出した大平助役宛の私の封書（尚別件の通り受け渡しについては現認済）の開示。市長室、ゆとりとみどり振興局いずれかで保管されていると思われる。」について、保有個人情報の開示請求がありました。

　本件請求に係る保有個人情報が記録された公文書（以下「本件文書」という。）を保有していないことを理由に、市長室及びゆとりとみどり振興局は、不存在による非開示決定（以下「本件各決定」という。）を行いました。

　全部開示を求めて、異議申立てがありました。

　実施機関が行った本件各決定は、妥当である。

ア　本答申では、本件文書について、ゆとりとみどり振興局職員が異議申立人から取次ぎを依頼された者から収受し（開封せず）本庁舎まで運搬した後、市長室職員が一時的に預かり、担当助役に手渡されたとの取扱い事実経過の説明を踏まえれば、ゆとりとみどり振興局は、本件文書を異議申立人から担当助役にあてた私文書を一時的に預かったものと解し、本件文書に係る対応等を担当助役に確認せず本件文書を保管管理するに至らなかったことが、認められるとしています。よって、結果として、本件文書を保有していないとするゆとりとみどり振興局の決定は妥当であると述べています。しかしながら、本件文書は、ゆとりとみどり振興局が所管する都市計画に関する要望書であるならば、ゆとりとみどり振興局職員が本件文書を受け取った時点で、公文書として適切に取扱うべきであったと述べています。

イ　また、市長室の決定について、本件文書をゆとりとみどり振興局職員から預かった経過及び実施機関における特別職あての郵便物や事業関係文書に係る通常の取扱いを踏まえれば、本件文書に係わる対応等を担当助役に確認せず、担当助役の退任時に他の残存文書と一括して本件文書を焼却処理したとの市長室の説明に、特に不自然な点は認められず、結果として妥当であると述べています。

ウ　なお、本件文書は本来公文書として取り扱われるべきものであり、今後、異議申立人が自己の個人情報の扱われ方について不安を抱くことのないよう、実施機関に対し、公文書、私文書の区別を慎重に行うとともに、個人情報に関する適切な取扱いと丁寧な説明に一層取組むことを求めると付言されています。