答申第155号

【要旨】　

　「大阪市都市計画高速鉄道西大阪延伸線に係る環境影響評価準備書及び同評価書作成過程での、○○会社、西大阪鉄道株式会社、阪神電気鉄道株式会社及び市職員との打ち合わせ議事録、過渡作成書類」についての情報公開請求があった。
　大阪市長は、当該文書の不存在を理由に非公開決定を行ったが、請求者は当該決定を不服として、全部公開を求めて異議申立てを行ったので、審査会に対して諮問があった。
　審査会は審議の結果、大阪市長が行った決定は妥当であるとの判断を示した。

【概要】

1　争点及びその決定の理由　

(1)争点：

　「大阪市都市計画高速鉄道西大阪延伸線に係る環境影響評価準備書及び同評価書作成過程での、○○会社、西大阪鉄道株式会社、阪神電気鉄道株式会社及び市職員との打ち合わせ議事録、過渡作成書類」の不存在を理由とした非公開決定の妥当性について　

(2)理由：

　都市計画都市高速鉄道西大阪線延伸に係る環境影響評価準備書及び同評価書以外には文書を作成しておらず、公文書は存在しないため。　

2　審査会の判断　

1結論　

　大阪市長（以下「実施機関」という。）が行った不存在による非公開決定は、妥当である。　

2理由要旨　

(1)　実施機関の説明によると、準備書等の作成に当たっては、「起案に向けた草稿作成」、「起案」、「決裁（準備書等の完成）」という手順を踏んでいる。草稿作成に当たっては、環境影響評価技術指針に則っているため、草稿作成時点で組織的な検討を要する事項はなく、決裁までに草稿や個人の備忘録程度のもの以外は作成しておらず、最終的に起案を経て決裁された準備書等以外には公文書を作成していない。また、起案に向けた草稿や草稿作成時点での担当者の備忘録は公文書ではなく保存もしていないため公文書は存在しない、とのことであった。

(2)　上記(1)のうち、「草稿作成時点で組織的な検討を要する事項はなく、決裁までに草稿や個人の備忘録程度のもの以外は作成していない」とする実施機関の主張について検討すると、実施機関は、準備書等の作成にあたっては、環境影響評価項目、環境影響評価の対象とする行為、実施時期及び地域などの基本的事項並びに手順について詳細に規定されている環境影響評価技術指針に則って作成したとしており、草稿の作成時点で組織的な検討を要する事項はないとする説明について、特段に不合理な点は認められない。

(3)　次に、実施機関が公文書ではないと主張する「起案に向けた草稿や草稿作成時点での担当者の備忘録」について、条例第2条第2項該当性を検討する。
　条例第2条第2項では、「公文書」とは、「実施機関の職員…が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）であって、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているものをいう。ただし、官報、広報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数のものに販売することを目的として発行されるものを除く。」と規定している。
　ここで、「実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているもの」とは、作成又は取得に関与した職員個人の段階のものではなく、組織としての共用文書の実質を備えた状態、すなわち、当該実施機関の組織において業務上必要なものとして利用・保存されている状態のものを意味する。したがって、職員が自己の執務の便宜のために保有する覚え書や資料、職員の個人的な検討段階にとどまる起案のための草稿、課題等の整理資料、参考となる事項のメモ書等は、これに該当しない。

(4)　これらのことからすると、実施機関のいう「起案に向けた草稿や草稿作成時点での担当者の備忘録」については、職員が単独で作成し、専ら自己の職務の遂行の便宜のためにのみ利用し、組織としての利用を予定されているものとは認められず、職員の個人的な検討段階にとどまるものと認められることから、条例第2条第2項に規定する「公文書」に該当しないとする説明は、妥当であると認められる。

(5)　また、本件文書について公文書に該当しないため保存もされていないとする実施機関の説明について、当審査会が実施機関における保存文書及び電磁的記録について調査したところ、本件文書は存在しなかったことが確認されている。
　なお、実施機関によると、その後、本件請求に関連して、「大阪市都市計画都市高速鉄道西大阪延伸線環境影響評価方法書の大阪市長（都環）への提出について」ほか11件を閲覧等に供しているとの説明があった。

(6)　以上により、本件文書につき不存在を理由に非公開とした実施機関の決定は妥当であると認められる。