答申第250号

(1)公開請求の内容

   「駐車場に関する処分、活用一覧表の個別部署に係る契約書、許可書、承認書（別表の番号別紙の通り）（平成17年度から18年度までの分）」について、公開請求がありました。

(2)実施機関（＝大阪市長）の決定

   請求のあった文書の不存在を理由に、非公開決定を行いました。

(3)異議申立ての内容

   (2)の決定を取り消し、全部公開を求めて異議申立てがありました。

(4)答申の結論

   実施機関が行った決定は、結論としては妥当である。

(5)答申第250号のポイント

   審査会において、本件用地の使用に関する経緯を確認した内容を踏まえ、次のとおり、不存在を理由に非公開とした実施機関の本件決定は、結論として是認せざるを得ないとしています。

ア　実施機関に確認したところ、本来であれば、本件用地の使用にあたり、基本的には使用貸借契約を締結し、文書を作成すべきであったが、契約書等の書面を交わさず口頭にて使用を認めていたため、請求日時点において対象文書を職務上作成又は取得していないとのことであった。

　また、実施機関に対して、地域人権協会との協議録、実施機関内部の協議録や担当者の事務引継書類等の探索を求めたが、結果的に本件文書の発見には至らなかった。

イ　以上を踏まえれば、本来、本件用地を地域人権協会に使用させる際、実施機関は、使用貸借契約等の適切な契約を締結した上で、契約書等の関係書類を作成及び保管しておくべきであり、こうした手続きを経ずに本件用地を使用させていた当時の実施機関の事務のあり方には、問題があると考えられるが、その結果として本件文書が存在しなかったことは事実であると認められると判断しています。