答申第253号

(1)公開請求の内容

   「平成19年4月に、城東区コミュニティ協会の部屋の優先利用及び、使用料の減免、免除の考え方、申込み手続きの仕方の資料を城東区コミュニティ協会（城東会館）の職員Aが、城東区コミュニティ協会（城東会館）の嘱託職員（3人：女2人、男1人）に配布し、その資料の内容を説明した時の配布資料の全部。」について、公開請求がありました。

(2)実施機関（＝大阪市長）の決定

   請求のあった文書の不存在を理由に、非公開決定を行いました。

(3)異議申立ての内容

   (2)の決定を取り消し、全部公開を求めて異議申立てがありました。

(4)答申の結論

   実施機関が行った決定は、結果として妥当である。

(5)答申第253号のポイント

   審査会において、アの確認内容を踏まえると、本件文書を特定できなかったという実施機関の対応及び説明に、特段、不自然、不適切な点は認められないが、イのとおり、請求趣旨の明確化が徹底できていなかったことから、実施機関の本件決定は結果として妥当であると判断しています。

ア　大阪市と指定管理者である（財）城東区コミュニティ協会との間で取り交わしている基本協定が求める大阪市への報告には、協会内部での引継ぎの事実や配付資料についての報告は含まれておらず、本件請求に係る内容は大阪市が報告や連絡を受けるべきものではないことは認められる。

   また、実施機関が、対象文書の特定のために、本件請求時点で協会に在籍し、かつ職員Aから説明を受けた職員Bに対し聞き取りを行ったところ、実施機関は、協会内部で引継ぎがあったことを確認したものの、その際の配付資料を特定できなかったことも認められる。

イ　実施機関が、本件請求の主たる趣旨を職員Aが配付した資料の特定であると理解して行った本件決定は結果として妥当であるが、本件決定時点において、請求趣旨の明確化が徹底できていなかったこともまた事実である。

   本件請求の場合、電話連絡によっても確認が取れなかったとのことであり、やむを得ない点もあったと認められるが、このような場合は、文書等を送付し、配付資料の特定ができなかった旨を伝え、なお、減免・免除の規定の公開を求める趣旨であるかの意思表示を求めるなど、今後、請求趣旨の確認を徹底し円滑な公開決定等を行うよう望むものである。