答申第261号

(1)公開請求の内容

   住吉区役所の不適正資金問題において、平成18年3月当時の選挙係長が他課に異動するにあたり同年4月11日に自己名義の裏金口座を解約した残金で、後任の係長が裏金口座を開設した8月17日までの4ヶ月強の間、誰が何の目的で保管していたのかが分かる文書という旨の公開請求がありました。

(2)実施機関（＝大阪市長）の決定

   本件請求に係る公文書を保有していない理由を「上記内容については、口頭による確認が行われており、文書を作成しておらず、該当の公文書を保有していないため。」と付して、不存在による非公開決定を行いました。

(3)異議申立ての内容

   (2)の決定を不服として、異議申立てがありました。

(4)答申の結論

   実施機関が行った決定を取り消し、「住吉区関係者ヒアリング」を対象文書として特定した上で、公開の可否を含めて改めて公開決定等を行うべきである。

(5)答申第261号のポイント

   審査会において、次の理由から、本件文書は不存在であるとした実施機関の本件決定は妥当でないと認められ、実施機関は本件決定を取り消し、「住吉区関係者ヒアリング」を対象文書として特定した上で、公開の可否を含めて改めて公開決定等を行うべきであると判断しています。

ア　本件請求に係る事情聴取及び報告のとりまとめについては、総務局が行っており、その際の記録が存在しているとすれば本件文書に該当する可能性もあることから、当審査会が改めて本件文書の存在について総務局に確認したところ、総務局は不適正資金等の調査に係る公文書を関係所属に移管していたものの、職員により作成された事情聴取に係る電磁的記録は、依然総務局に存在していたことが判明した。

イ　当審査会が事務局職員をして確認を行わせたところ、当該電磁的記録は実施機関の職員が職場のパソコンを用いて作成したものであり、担当内の職員であれば利用することが可能なサーバの共用フォルダ内に保存されていたことが確認された。さらに、当審査会で見分したところ、当該電磁的記録は平成20年2月12日の事情聴取時に聴き取った内容を箇条書きで簡潔に記録したもので、本件請求に係る住吉区の4か月間の金銭保管の状況についても聴取内容として記載されていた。

ウ　総務局は、当該電磁的記録を組織的に用いていないと主張しているが、当該電磁的記録が不適正資金等の調査に係る意思形成過程において実施機関の職員が職務上作成した本件請求に係る文書に該当することは、その内容や整理された記述の様態からも明らかであり、職員個人の便宜のためにのみ作成したものとは認めがたく、また、共用の保管場所に存在していたことからも当該電磁的記録は組織的に用いるものとして保有されていたと認めざるを得ない。加えて、大阪市の説明責任の観点からも、公文書としての適正な管理が求められるものであることは論をまたず、当該電磁的記録は組織的に用いていないとして公文書に該当しないとする考えは認めることはできない。