答申第39号

   実施機関が行った決定は、結果として妥当である。

ア　本答申では、実施機関の開示した出勤簿の一部期間に空白があるとして、異議申立人が開示を求めている自身に関する出勤簿（特定期間の勤務状況）の情報については、次のとおり判断しています。

   本件請求時点において、実施機関は特定期間の勤務状況に関し、本来であれば出勤簿に仮出勤簿の態様を転記すべきところ、未完文書の状態で保管していたことは、当該出勤簿から明らかであり、また、当該仮出勤簿についても現存しないとのことである。これらの経緯に鑑みれば、特定期間の勤務状況を記していない出勤簿を開示することとした開示決定については、結果として認めざるを得ない。

イ　また、異議申立人が当時提出したと明確に記憶している休暇に関する書類が開示されなかったことなどを理由に開示を求めている上記アの情報を除く各情報については、次のとおり判断しています。

   在籍校では、(1)公文書の所在及び処理状況を常に正確に把握する状況にはなかった、(2)休暇等について、異議申立人から職員諸願届出書類を収受する前に口頭で承認し処理した可能性があり、職員諸願届出書類の収受及び提出の確認を怠っていた、(3)保存文書や簿冊廃棄の各目録の作成及び整備を行っていなかった、(4)異議申立人以外の職員諸願届出書類は保管されていることから、公文書の作成及び保管の両面で学校文書規則に定められた事務処理を行っていなかった。加えて、(5)当該各情報が記載された公文書の存在を立証できる公文書や在籍校の管理職及び関係者の証言がない。これらを考慮すると、実施機関の主張を覆すに足る特段の事情も認められず、実施機関が開示した情報以外の当該各情報を記載した公文書を保有していないとして行った開示又は不存在による非開示の各決定については、結果として認めざるを得ない。

ウ　ただし、実施機関に対し、今後、二度と同じような事態が起こることのないよう、公文書管理条例、公文書管理条例施行規則及び学校文書規則を遵守し、「公文書の所在場所及び処理状況の確認」、「保存文書や簿冊廃棄の各目録の作成及び整備」、「公文書廃棄時の保存期限の確認」及び「職員諸願届出書類の収受及び提出の確認体制」を徹底させるなど、公文書管理の適正化をより一層図られるよう強く要望するとしています。