大阪市公文書管理条例第28条にかかる運用ルール

　大阪市公文書管理条例（平成18年大阪市条例第15号。以下「条例」という。）第28条の規定に係る、歴史資料として重要でなくなったと認める文書を決定するための運用ルールを次のとおり定める。

1　基本的考え方

　これまで旧永年保存の簿冊は、歴史公文書等の価値の判定を受けずに、完結後30年を経過した時点で公文書館に引き継がれていた。これは、永年保存の簿冊に編綴されている公文書は歴史資料として重要という観点から多くの公文書を公文書館に集める効果的な制度であった。一方で、内容が重複している文書や事務処理上参考に供する期間が30年を超える文書も含まれるなど歴史資料として重要ではない文書が多く収蔵される原因にもなった。

　また、公文書館には、刊行物等を編綴している簿冊が多く収蔵されており、書籍や新聞など不特定多数のものに販売することを目的として発行されているものも含まれている。

　現在、刊行物等を特定歴史公文書等としていることで、利用決定等の手続等に時間を要していることや、歴史資料として重要ではない文書が収蔵されていることにより、公文書館条例で規定されている目的と齟齬をきたしている。また、整理・保存及び文書の特定に時間を要しているなどの課題が生じている。

　上記の課題解決のため、公文書館機能の充実に向け、次の取組を行うものである。

　・利用請求者の利便性の向上を図る
　・公文書館本来の目的である整理・保存機能を高める
　・新たな歴史公文書等を収蔵するための保管場所を確保する

　具体的な取組として、現在、刊行物等を編綴している特定歴史公文書等のうち、刊行物等の内容が利用制限等に該当せず、行政刊行物等として取り扱うことが適していると認められる文書は特定歴史公文書等ではなく行政刊行物等として取り扱うことなど、公文書管理条例第28条第1項に規定する歴史資料として重要でなくなったと認める文書の決定方法を定め、特定歴史公文書等を廃棄することにより、公文書館機能の充実を図る。

2　歴史資料として重要でなくなったと認める文書の決定方法

(1)　歴史資料として重要でなくなったと認める文書は、以下に該当するものとする。

　ア　刊行物等を編綴している文書で、行政刊行物等として取扱うことを決めた文書
　イ 他の特定歴史公文書等の内容と重複する文書
　ウ 大阪市公文書管理条例第7条の基準に当てはまらない文書

　(ア)　業務上の必要性から長期保存されている文書
　(イ)　市民、民間企業からの申請書等または給付金等の台帳等で内容が公報や統計書等により公になっている文書
　(ウ)　国からの通達・他都市に関する資料、参考文献等

(2)　上記に該当する特定歴史公文書等が、歴史資料として重要でなくなったと認めるにあたっては、同条2項の規定に基づき、あらかじめ大阪市公文書管理委員会に諮り、承認を得るものとする。