答申第468号

「H28.2.4付大西総第169号実施機関理由説明書の第3-3にある『本件市民の声に対する西区長からの回答に係る決裁は、…』とある。本件市民の声に係り西区が保管している文書のすべてで、市長への伝達に係る文書・決裁のすべてを含む。」がありました。

実施機関は、上記(1)のうち「市長への伝達に係る文書・決裁のすべて」に係る公文書の不存在を理由に、大阪市情報公開条例の一部を改正する条例（平成28年大阪市条例第14号）による改正前の大阪市情報公開条例第10条第2項に基づき、非公開決定（以下「本件決定」といいます。）を行いました。

本件決定は妥当ではなかったが、現時点においては不存在と認められる。

審査会は、次の理由により、本件決定は妥当ではなかったが、現時点においては不存在であると判断しています。

ア　当審査会が事務局職員をして実施機関に、特定の市民の声を伝達した西区長から市長への電子メール（以下「本件メール」という。）について確認したところ、次のとおりであった。
(ｱ) 公開請求時点で実施機関の職員は、当該伝達の方法について一対一で送受信されたメールであることを口頭で西区長に確認しており、その際に、本件メールが存在していることまで確認していないため、実施機関としては、請求日時点における本件メールの物理的な存否は不明である。　　　
(ｲ) 当時、本市では、「大阪市公文書管理条例解釈・運用の手引き」において「一対一メールのうち、当事者が公用PCのマイドキュメント、メールボックスで保有するもの及びプリントアウトしたものを当事者のみが保有するもの」は、「2人の送受信だけにとどまるもの」であるから、公文書として取り扱わないとの運用を定めていた。そのため、上記の運用に基づき、本件メールは送信されて以降いずれかの時点で削除されており、現在は、本件メールは存在しない。

イ　先行答申における当審査会の判断について
当審査会は平成26年8月29日付け答申第378号において、特定の1か月間における市長と職員（特別職も含む）と一対一で送受信した全メール（以下「別件メール」という。）の公文書該当性について、「市長を含む複数の職員等の間で送受信されるメールについては組織共用の実質があり公文書に該当するが、市長と職員の間で一対一で送受信されたメールについては、組織共用の実質がないことから、実施機関が本件文書を公文書として保有していないとする実施機関の主張に、特段、不自然不合理な点は認められない」として別件メールは公文書に該当しないと判断した。
しかしその後、「職務上の指示、報告等に利用されたものがあると認められるのが相当であり、これらの電子メールは、その作成、利用及び保存の状況に照らし、業務上必要なものとして、利用又は保存されている状態にあるべきであるから、『組織的に用いるもの』に該当すると解すべきである。…一対一メールが、その記載内容にかかわらず、業務上必要なものとして利用又は保存される状態には至っていないとの被告の主張は採用することができない。」として、「本件非公開決定は違法である」との判決（大阪高裁平成28年（行コ）第282号同29年9月22日判決・判例時報2379号15頁参照）が確定した。このことを受け、当審査会としては、先行答申で示した判断を改め、職務命令を含む職務上の指示、意見表明をしたり、職務上の報告を受けたりするなど、業務と密接に関連し継続利用が見込まれる情報の伝達に用いられるメールは、公文書に該当するものとする。

ウ　本件メールの公文書該当性について
上記ア(ｲ)のとおり本件メールはすでに削除されており、当審査会において本件メールを見分することができないため、本件メールの記載内容から公文書該当性を判断することはできないが、区長が市長へ本件市民の声について伝達するために本件メールを送信し、当該伝達後に、市長への伝達を行い対応方針についての指示があった旨を本件市民の声で回答しているという状況に鑑みると、業務との関わりがないメールであったとは認められないのであり、本件メールは公文書に該当するものであったと考えることが自然である。

エ　本件メールの存否について
以上のとおり本件メールについては公文書に該当するが、当時の実施機関においては上記ア(ｲ)のとおり規定等を定め運用を行っていたため、本件メールを削除しており現在は存在しないという実施機関の説明は首肯しうるものであり、現時点においては不存在と認定するほかはない。