答申第140号

審議会は次のとおり判断しています。

ア　実施機関によると、本件情報を記録した文書は、本件請求日時点から約3年前の当時行われたとする審査請求人からの電話による問合わせの際に聞き取った連絡先を記載したメモ（以下「本件文書」といいます。）と考えられ、対応した職員の記憶によると、問合せ電話により初めて本件情報を入手し、審査請求人から特定の職員を指名して折り返しの電話の求めがあったが、申出内容が当該職員の接遇に関する内容であったことから、当該職員の上司である担当課長が、電話対応した職員から引き継いだ本件文書を使用して審査請求人に電話をしたものとのことである。実施機関は、担当課長の電話応対により用件が終了したことから、本件文書を引き続き保有しておく必要がなくなったため、本件文書は対応が終了した時点で不要なものとなり、かつ簡易な文書であったことから、その保存期間は大阪市公文書管理条例第6条第3項に基づき定められた別表による「事務処理上必要な1年未満の期間」に該当しその後廃棄したため存在せず、また、担当課長と審査請求人のやり取りについては、これを記録する必要もなかったため、実際に記録しておらず、本件文書以外に本件請求内容に合致する個人情報を記録した文書は作成していないと説明する。

イ　一般に、電話での問合せに対し折り返し連絡する必要がある場合には、問合せ相手の連絡先を確認し、記録することは当然の行為であるが、当該問合せに対する返答が完了し継続して対応する必要がない場合には、問合せ相手の連絡先を記録した文書は保有の必要がないため廃棄すること、また、市民からの問合せに関して市民とのやり取りをすべて記録していないことは、不自然不合理な取り扱いとは認められない。

ウ　したがって、本件文書は廃棄していることから存在せず、その他にも本件請求内容に合致する保有個人情報は存在しないとする実施機関の主張に、不自然、不合理な点は認められない。