都市整備局における録音装置及び電磁的音声記録取扱要領

（目的）

第1条　この要領は、都市整備局所管業務の公正かつ適正な執行を確保し、犯罪の防止及び職員への不当な圧力を排除する目的から、要望等の記録又は不当要求行為の内容の記録を文書化する際に、正確性を期するために使用する録音装置及び電磁的音声記録の管理に関して、必要な事項を定める。

（定義）

第2条　この要綱において、次に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところによる。

（1）「録音装置」とは、音声を録音、記録する装置をいう。

（2）「電磁的音声記録」とは、録音装置により録音、記録されたものをいう。

（課長等の責務）

第3条　課長、担当課長及び事業所長（以下「課長等」という。）は、録音装置並びに電磁的音声記録（以下「録音装置等」という。）を適正に管理しなければならない。

2　課長等は、録音装置等の取扱いを課長等及び課長等があらかじめ指定した職員以外のものに従事させてはならない。

3　課長等は、職員に本要領の内容を遵守させなければならない。

（録音装置の使用）

第4条　職員は、必要性を十分に精査したうえで、記録内容の正確性等を期すために録音装置を使用することができる。

2　職員は、録音装置を使用するときは、相手方に録音することを告知したうえで使用するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、相手方に告知することを要しない。

（1）脅迫、恐喝など不当要求行為に該当する場合又は刑事事件に発展するおそれがある場合、その他トラブル等に発展するおそれがあると認められるとき

（2）民事訴訟に発展するおそれがあると認められるとき

（3）個人の生命、身体又は財産の安全を守る必要があるとき

（4）前項各号の他、告知しないことがやむを得ないと認められるとき

3　前項の録音装置の使用に際する相手方への告知は、複数の職員により確認するよう努めるものとする。

（録音装置等の取扱い）

第5条　電磁的音声記録は、公文書として取扱い、大阪市公文書管理条例（平成18年大阪市条例第15号）並びに個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)及び大阪市個人情報の保護に関する法律の施行等に関する条例(令和5年大阪市条例第5号。以下「保護条例」という。)に基づき適正な管理を行い流出、漏えい、盗難、紛失その他事故が生じないよう必要な措置を講ずるものとする。

2　録音装置等は、施錠可能な事務室内又は施錠可能な保管庫内において保管するものとする。

3　電磁的音声記録は、必要に応じ速やかに文書化することとし、当該文書と当該電磁的音声記録を照合し、整合していることを確認する。

4　電磁的音声記録の保管期間は、原則として30日間とする。

5　電磁的音声記録は、第3項の確認後又は前項の保管期間満了後、大阪市公文書管理規程（平成13年大阪市達第9号）第43条第2項の規定により課長等が消去する。

6　前項の規定に関わらず、第4条第2項各号に該当する場合など、保管期間の延長が必要な電磁的音声記録は、大阪市公文書管理規程第40条各号の規定により課長等が保管期間を延長する。

7　職員は、課長等の指示なく、電磁的音声記録を編集又は加工をしてはならない。

8　課長等は、前各項に掲げるもののほか、録音装置等について必要な措置を講ずるものとする。

（電磁的音声記録の開示請求）

第6条　本人から電磁的音声記録の開示請求があった場合、個人情報保護法及び保護条例に基づき処理するものとする。

2　第三者から電磁的音声記録の公開請求があった場合、大阪市情報公開条例（平成13年大阪市条例第15号）に基づき処理するものとする。

（目的外利用禁止）

第7条　電磁的音声記録は、本要領に定める目的の範囲を超えて、都市整備局内部で利用し、都市整備局以外へ提供してはならない。

2　利用目的以外の目的のために電磁的音声記録を利用又は提供する場合は、その必要性を十分に精査し、個人情報保護法及び保護条例の規定に基づきあらかじめその旨を市長に届出を行う等適切な手続きを経たうえで行わなければならない。

（施行の細目等）

第8条　この要領に関し必要な事項は、別に都市整備局長が定める。

附　則

1　この要綱は、平成28年4月1日から施行する。

2　都市整備局における要望等の電磁的記録装置による音声記録に関する要領は廃止する。

附　則

この要綱は、令和5年4月1日から施行する。