報道発表資料　大阪港湾局におけるIR用地の鑑定評価にかかる不適切な公文書管理について

　大阪港湾局販売促進課において、令和元年度及び令和2年度に実施したIR用地にかかる鑑定評価書の作成過程におけるメール及び添付文書等（以下「メール資料」という。）については、これまで市会の質疑や情報公開請求に対し不存在として対応してきましたが、令和5年4月に外付ハードディスク等内に保存されていることが判明しました。
　このたび、外付ハードディスク等内に保存されていたメール資料の内容を確認した結果、情報公開の対象文書として確定しましたので、大阪市情報公開条例に基づき、改めて公開します。
　このような事案を発生させたことにつきまして、関係者の皆様に深くお詫び申し上げますとともに、今後このようなことが起こらないよう、再発防止に努めてまいります。

　令和5年4月に、IR用地にかかる鑑定評価に関する資料について、改めて確認していたところ、共用パソコンの外付ハードディスク等内に鑑定業務関係のメール資料が保存されていることが判明したため、関係職員へのヒアリング、メール資料の内容確認や関係者への確認・調整の結果、198通が情報公開の対象文書に該当するものと確認しました。また、保存されたメール資料を確認する中で、本市から各鑑定業者に発送したメールの中に、鑑定業者1社の社名と担当者名が記されたまま3回にわたって送信していたものがあったことも判明しました。

（1）令和元年度の鑑定にかかるメール資料（132通）

• 鑑定業者とのやり取り　84通
• 市の関係部署とのやり取り　48通

（2）令和2年度の鑑定にかかるメール資料（66通）

• 鑑定業者とのやり取り　45通
• 市の関係部署とのやり取り　21通

　パソコンの不具合に備えるため、令和4年9月から11月にかけて、ネットワークサーバーに保存している鑑定業務関係のメール資料を含むデータを、外付ハードディスクに複写し、ネットワークサーバー内のメール資料を削除しました。
　その際、外付ハードディスクに複写した記録を適切に共有していなかったため、課内でメール資料が外付ハードディスクに保存されていることを把握できていませんでした。
　また、担当職員は、ネットワークサーバー内のメール資料については、保存期間が1年未満であり、メール資料の取得から1年以上が経過していたことから、公文書には該当しないと考え、ネットワークサーバーからこれらのメール資料を削除しました。なお、大半のメール資料は、情報公開請求日（令和4年11月2日）以降の令和4年11月15日及び16日に削除していました。
　さらに、外付ハードディスクに保存したデータについて、担当職員は「公文書公開対象外」と思い込んでおり、上司である担当課長も、メール資料は保存期間が1年であることから、廃棄済みであると誤認していました。
　以上のことから、この間の情報公開請求に対し、不存在として対応しておりました。
　なお、メールの誤送信については、重要管理ポイントに基づき、送信前に複数人で確認を行った後に送信するようルール化していましたが、その確認をしていなかったことが原因です。

　メール資料などの電子データでの公文書管理に関して認識が甘かったこと、また、課内で公文書保管情報について適切に共有されていなかったことなどが主な発生要因であることから、局内会議において公文書の適正管理や電子メールの公文書該当性等を周知するとともに、適正な電子データの把握・整理を進めます。また、公文書管理に関する局内研修も実施することで再発防止に努めてまいります。
　さらに、メールの誤送信については、重要管理ポイントに基づく確認作業の徹底について周知を行い、再発防止に努めてまいります。

　今回判明したメール資料は、大阪港湾局の職員が職務上作成・取得したものであり、所属職員で共有する外付ハードディスク等に存在していたものであることから、保存期間を経過していたとしても、全て公文書に該当するものであり、現にIR用地の鑑定評価に関するメール資料は存在するため、大阪市情報公開条例第13条に基づき、第三者である鑑定業者の意見を聴いた上で、当該意見を踏まえて公開・非公開を判断し、非公開情報に該当しないと判断した部分は公開してまいります。