報道発表資料　大阪港湾局におけるIR用地に関する外付ハードディスク内に保存されていた情報公開請求にかかる公文書の発見及び不適切な公文書管理について

　大阪港湾局において、令和5年4月に判明したIR用地の鑑定評価にかかる不適切な公文書管理（令和5年7月3日報道発表済み）を受け、当局内では調査チームを立ち上げ、鑑定評価書の作成過程に限らず、幅広くIR用地に関するメール及び添付文書等（以下「メール資料」という。）について、過去の情報公開請求に対し、不存在として対応してきた事案がないか、調査を実施してきました。
　その結果、令和5年4月に判明した公文書以外にも鑑定評価の依頼前に鑑定業者とやりとりを行ったメール資料が外付ハードディスク内に保存されていることが判明しました。これらのメール資料について、情報公開請求等の対象文書に該当することを確認しましたので、大阪市情報公開条例等に基づき、請求者等に対して公開します。
　本事案は、令和5年4月に判明した鑑定評価書の作成過程における198通のメール資料とは異なり、鑑定評価の依頼前における鑑定業者とのメール資料ではありますが、前回と同様に不適切な公文書管理であると認識しており、関係者の皆様には深くお詫び申し上げますとともに、今後このようなことが起こらないよう、再発防止を徹底してまいります。

　令和5年6月、大阪港湾局総務課は令和5年4月に判明した当局販売促進課におけるIR用地の鑑定評価書の作成過程におけるメール資料の不適切な公文書管理を受け、調査チームを立ち上げました。
　これまで、調査チームが中心となり関係職員への再ヒアリングや、当該外付ハードディスク内に鑑定評価書の作成過程に限らず幅広くIR用地に関するメール資料が保存されていないかを調査した結果、鑑定評価の依頼前に鑑定業者とやりとりを行っていたメール資料7通について、当該外付ハードディスク内に保存されていることが令和5年9月初旬に判明し、当該メール資料の内容精査等を慎重に行った結果、すべてのメール資料が情報公開請求等の対象文書に該当することを確認しました。（令和5年3月の情報公開請求1件、令和4年9～11月の情報提供4件）

　令和元年7月（鑑定依頼前）における鑑定業者との夢洲の鑑定にかかるやり取り　7通

　当局販売促進課では、ネットワークサーバーに保存していた鑑定評価書の作成過程に限らずIR用地に関するメール資料を含むデータを令和4年9月から11月にかけて、外付ハードディスクに複写し、ネットワークサーバー内のデータを削除しました。
　その際、外付ハードディスクに複写した記録を適切に共有していなかったため、販売促進課内でメール資料が外付ハードディスクに保存されていることを把握できていませんでした。
　また、担当職員は、ネットワークサーバー内のメール資料については、保存期間が1年未満であり、メール資料の取得から1年以上が経過していたことから、公文書には該当しないと考え、ネットワークサーバーからこれらのメール資料を削除しました。なお、7通のメール資料がネットワークサーバーから削除された日は、情報公開請求日（令和4年9月28日請求の後に情報提供に変更）以後である令和4年11月15日でした。
　さらに、外付ハードディスクに保存したデータについて、担当職員は「公文書公開対象外」と思い込んでおり、上司である担当課長も、メール資料は保存期間が1年であることから、廃棄済みであると誤認していました。
　以上のことから、情報公開に対し、不存在として対応していました。

　メール資料などの電子データでの公文書管理に関して認識が甘かったこと、また、課内で公文書保存情報について適切に共有されていなかったことなどが主な発生要因であることから、改めて、局内会議において公文書の適正管理や電子メールの公文書該当性等を周知し、適正な電子データの把握・整理を進めています。さらに、公文書管理に関する局内研修を含めたロードマップを作成して、各年度において取組を着実かつ継続的に実施することで再発防止に努めてまいります。

　情報公開の請求者の方及び情報提供の申出者の方に、個別にご連絡し、改めて文書を特定し、公開する旨を連絡のうえ、速やかに当該「不存在による非公開決定」の取消しと公開等決定及び追加の情報提供を行ってまいります。