「団体との協議等のもち方に関する指針」業務対応マニュアル

第1　目的
　この指針は、団体との協議等に関して、より一層の透明性の確保を図るとともに、団体と円滑、効果的に意見交換を行うため、協議等のあり方等を定めるものである。
【解説】
　この指針は、本市として、団体との協議等に関して、より一層の透明性の確保を図るとともに、団体と円滑、効果的に意見交換を行うため、協議等のあり方等について統一的なルールを定めている。
　特に、透明性を確保するための取組みとしては、団体からの要望等に対して、文書による回答、協議等の公開、協議結果の公表という統一的な手順を明記している。
　また、協議等の場については、団体からの要望等を聴取し、本市施策の考え方を説明する機会であると位置付け、本市としての意思決定を行う場ではないことを明確にするとともに、文書回答についても、当然のことながら、所定の決裁手続きを経た後に回答を行うなど、組織として対応していくことが重要であるとしている。
　なお、この指針は、市民の権利を制限しようとするものではなく、団体との協議等に当たって透明性を確保し、行政内部のコンプライアンス及びガバナンスの確立を図るために定めるものであることに留意しなければならない。

第2　局等の責務
　局等においては、団体から寄せられる要望等に誠実に対応し、公平・公正な取扱いを行うことにより、市政に対する信頼を高めなければならない。
【解説】
　この指針の「はじめに」で述べているように、これまで大阪市は、各種団体からの市政に対する要望等について、協議や意見交換を行う場を数多く設けてきたが、情報公開の取組みが十分に行われていなかったことや、組織として明確な対応方針を定めず協議等に臨んでいたケースもあり、その結果、説明責任を十分果たせていない事態や適宜適切な事務事業の見直しが行われず、市民の信頼を損ねるような事態が生じたものと考えている。
　このような認識に立ち、局等においては、今回策定したこの指針を遵守し、団体から寄せられる要望等に誠実に対応し、公平・公正な取扱いを行うことにより、市政に対する信頼を高めなければならない。

第3　定義
1　団体
　この指針における「団体」とは、法人（国、地方公共団体を除く。）、市民団体、経済団体、事業者団体及び労働団体（本市職員団体等を除く。）等をいい、法人格の有無を問わない。
【解説】
　この指針における「団体」は、法人格の有無を問わず、「すべての団体」を指している。
　ただし、国や地方公共団体は、その公共的性格に鑑みて除いている。また、本市職員団体等については、本市と労使関係にあることから、この指針によらず、別に定めるところにより取り扱うこととしている。

2　要望等
　この指針における「要望等」とは、本市施策に関して、何らかの対応を求める要望、要請及び提言等をいう。
【解説】
　この指針における「要望等」は、あくまでも「本市施策に関して、何らかの対応を求める」ものをいい、文書では、「○○に関する要求書」、「令和○○年度予算要望」、「○○に関する提言」などの標題が付けられていることが多い。

3　協議等
　この指針における「協議等」とは、団体からの要請に基づき、本市と団体の間で開催される協議や意見交換の場をいう。
【解説】
　この指針における「協議等」は、団体からの要請に基づき設定する話し合いの場をいい、例えば、事業実施に際して、市側が主体的に市民を対象として開催する住民説明会などは該当しない。

4　局等
　この指針における「局等」とは、大阪市市長直轄組織設置条例（平成24年大阪市条例第12号）第1条に掲げる組織、大阪市事務分掌条例（昭和38年大阪市条例第31号）第1条に掲げる組織、会計室、消防局、水道局、教育委員会事務局、行政委員会事務局、市会事務局、中央卸売市場、危機管理監の内部組織及び区役所をいう。

第4　この指針の対象
1　団体からの要望等に係る協議等については、この指針に定めるところにより対応するものとする。
【解説】
　この指針は、「(1)団体からの、(2)要望等に係る、(3)協議等」を対象としており、これら3つの要件について、それぞれ「第3　定義」に規定するところに該当する必要がある。
　したがって、要望等を伴わない単なる懇談会や市側が主体的に開催する住民説明会などは、この指針の対象外である。

2　文書により行われる団体からの要望等で、協議等を行うまでに至らなかったものについては、この指針の公表に関する規定を準用する。
【解説】
　文書により行われる団体からの要望等で、文書回答で完了するものについては、協議等を行わないため、本来はこの指針の対象外であるが、この場合であっても「第6　協議等の公開及び公表」を準用して要望書及び回答書については、公表することとしている。
　なお、文書（要望書）によらず、口頭で行われる要望等については、「要望等記録制度」などの他の制度を活用することとなる。

第5　要望等への対応手順
1　要望等の受付
（1）団体からの要望等は、原則として要望等を所管する局等が受け付ける。
【解説】
　「要望等を所管する局等」とは、当該要望等に関する事務を所管する局等あるいは従前から行っている協議等で受付局等がすでに定まっている場合はその局等をいい、これらの場合は、当該局等が受け付け、必要な調整を行うこととなる。
　また、「要望等を所管する局等」が定まっていない場合で、かつ要望等の内容が複数の局等の所管にわたる場合は、要望等の内容を所管するいずれかの局等で受け付け、当該複数の局等で調整を行い、取りまとめを行う局等を定める。取りまとめを行う局等は、団体との調整や回答書及び議事録等の取りまとめを行うとともに、協議等の公開、協議結果の公表、各種報告等の事務を行うこととする。この場合、関係局等は、適切に役割を分担しなければならない。
　なお、団体との協議等に関わって、本市として、組織的に統一した取扱いを行うとともに、全体を一元的に把握するため、団体から要望等を受け付けた場合は、別記様式1により要望書の写しを添付の上、速やかに政策企画室市民情報部広聴担当に報告すること。
　なお、万一、団体からの要望等の内容が不正な働きかけであるときは、「職員等の公正な職務の執行の確保に関する条例」第3条の規定に基づき対応すること。

（2）団体からの要望等で、協議等の求めがあるものについては、要望等の内容を記載した文書（要望書）で受け付けるものとする。
【解説】
　この指針では、団体からの要望等は、文書で受け付けることとしている。これは、団体からの要望等の内容を明確にするとともに、「第6　協議等の公開及び公表」により公表するために必ず文書により受け付けることとしたものである。
　なお、文書（要望書）によらず、あくまで口頭で要望等が行われた場合は、協議等は行わない。この場合は、本制度にはよらず、「要望等記録制度」などの他の制度を活用することとなる。（ただし、「市民の声」は個人からの申し出を対象としているため対応は不可。）

2　回答
（1）1により受け付けた要望等については、協議等を行う前に、所定の手続（決裁）を経た上であらかじめ文書により回答する。
（2）局等が（1）により団体へ回答する際には、併せて政策企画室長に報告するものとする。
【解説】
1　団体からの要望等に対しては、協議等を行う前に、必ず所定の手続（決裁）を経たうえで、文書により回答を行わなければならない（別記様式2－1及び2－2）。この場合、特に重要な案件であると認められる場合は、市長の決裁を得るものとする。

2　団体へ回答した時は、回答と同時に政策企画室市民情報部広聴担当へ回答書を添付し、報告すること。（別記様式3）
　なお、要望等の内容が複数の局等の所管にわたる場合は、関係局等がそれぞれ所管する項目の回答を作成し、取りまとめを行う局等が回答全体の取りまとめ及び政策企画室への送付を行うこと。

3　協議等の場の設定
（1）団体からの要請に基づいて、局等が協議等の場を設定するに当たっては、当該団体と調整の上、あらかじめ協議項目、実施日、場所、協議開始及び終了時間並びに出席者その他協議等に必要な事項を定める。
（2）この指針に基づき行う協議等については、第6に定めるところにより公開及び公表の対象となる旨を当該団体に説明するものとする。
【解説】
1　団体から協議等の要請があった場合には、本規定に基づいて協議等の実施に当たっての必要事項を団体と調整する。この場合にあっては、特に、協議項目、実施場所、協議等の時間、出席者等については、「4　協議等のもち方」に定める規定を遵守しなければならない。
　また、協議会場では、新型コロナウイルス感染症等の拡大状況などにより、必要に応じて会場扉の適宜開放を行い、座席間隔を広く確保し、消毒液を設置する等の感染症防止対策を行うこと。
　なお、要望等の内容が複数の局等の所管にわたる場合は、取りまとめを行う局等が団体との調整を行うこと。
2　協議等の報道機関への公開を原則としていることや、要望書や協議結果の概要等が公表される旨を、必ず当該団体に対して説明すること。

4　協議等のもち方
（1）協議項目
　文書で回答した項目のうち、協議等を行う必要がある項目とする。
【解説】
　協議等を行う項目については、文書回答した項目のうち、協議等を行う必要がある項目としている。したがって、団体と協議等の対象となる項目について調整すること。
　なお、要望書に記載されていない項目は、協議等の対象外となる。また、協議等の当日に新たな要望項目が出された場合は、基本的には、改めてこの指針に定める手続きを行うことになる。
　また、協議等の当日に本市側の説明が十分でなく、改めて説明する必要が生じた場合は、当該局等が、責任を持って対応するものとする。

（2）場所
　協議等を行う場所は、市役所・区役所等本市庁舎、区役所附設会館及び中央公会堂とする。
【解説】
　協議等を行う場所については、これまで団体側の事務所等の所在する施設等で実施してきたケースがあり、このことが協議等の内容が不透明であるなど、市民の不信を招いた面もあることから、この指針では、協議等を行う場所を市役所・区役所等本市庁舎、区役所附設会館及び中央公会堂としたところである。
　なお、市役所・区役所等本市庁舎を基本とする一方、団体からの申出により執務時間外に協議等を行う場合には、庁舎内の会議室等が使用できないことがあることなどから、区役所附設会館及び中央公会堂でも実施できることとしている。
　局等は、それぞれが管理する会議室等を含め、協議等の場所の確保について、相互に調整し協力すること。

（3）時間
ア　1回2時間以内とする。
　ただし、協議等の内容により、2時間を超えると見込まれるときは、回を分けて協議等を行う。
イ　原則として執務時間内とする。
　ただし、団体からの申出によりやむを得ない事情があると認められるときは、執務時間外であっても対応するものとする。
【解説】
1　協議等の時間については、これまでの本市における協議等の実績やあまり長時間になると、整然と真摯な協議等を行うことが難しくなると考えられることから、1回あたり2時間以内に設定することとしている。
　ただし、協議項目の数や内容により協議等の所要時間が2時間を超えることが見込まれる場合には、協議等を複数回に分けて行うことができる。（それぞれの回は、2時間以内に限られる。）
2　協議等は原則として、執務時間内とするが、団体の参加者が、仕事の都合等で夜間や休日にしか参加できないなどやむを得ない事情がある場合はこの限りでない。

（4）協議等の出席者
ア　本市側
　複数の職員が出席することとし、当該要望等に関する事務を所管する課長級（課長代理級を含む。）職員が対応することを基本とする。
イ　団体側
　協議等を行う場所の収容人数を考慮して、30人以内を基本とする。
　ただし、団体からの申出があるときは、傍聴を認めることができる。
【解説】
1　本市側の出席者については、複数の職員が出席し、課長級（又は課長代理級）職員で対応することを基本としている。
　　この場合、少なくとも協議等の場で団体と直接対応する職員には、課長級（又は課長代理級）職員があたる必要がある。
2　団体側出席者については、協議等を行う場所の収容人数や、これまでの本市における協議等の実績、さらに、あまり出席者が多数になると、整然と真摯な協議等を行うことが難しくなると考えられることから、30人以内を基本としている。
　なお、新型コロナウイルス感染症等の感染拡大防止のため、団体側と事前調整の上、了解を得た上で出席人数を抑えることも可とする。
　また、多くの構成員を有する団体で、発言はしないが本市からの説明を直接聞きたいなどの申出があれば、協議等を行う場所の収容人数の範囲内で傍聴を認めることとしている。

（5）議事録の作成
ア　記録項目は、団体名、日時、場所、出席者、協議等の趣旨及び協議等の内容（発言内容の概要、発言者〔本市側・団体側の別〕）とする。
イ　議事録を作成したときは、その内容について、原則として当該団体の確認を求める。
【解説】
1　議事録は、別記様式4または5により作成するものとする。
　なお、要望等の内容が複数の局等の所管にわたる場合は、関係局がそれぞれ所管する部分の議事録を作成し、取りまとめを行う局等が議事録全体の取りまとめを行うこと。
2　作成した議事録は、情報公開及びこの指針による公表の対象（要旨）になることから、その内容について、当該団体の確認を求め、確認した日時、確認者の氏名等を記録しておくこと。
　ただし、団体が議事録の確認を拒んだ場合は、その旨を記録しておくこと。

（6）協議等の運営
　協議等は、本市としての意思決定を行う場ではなく、団体からの要望等を聴取するとともに、本市施策の考え方を説明する機会であることを踏まえて対応しなければならない。
【解説】
　「協議」という用語については、双方が合意することを目的として行われる話し合いを指す場合もあるが、この指針では、「本市としての意思決定を行う場ではなく、団体からの要望等を聴取するとともに、本市施策の考え方を説明する機会である」とし、そのことを踏まえて対応しなければならないとして、協議等の運営に当たっての留意点を明記した。

第6　協議等の公開及び公表
1　報道機関への公開
　協議等については、報道機関へ公開することを原則とし、具体的な公開の方法は、当該団体と調整する。
【解説】
　この規定は、団体との協議等の透明性を高めるため、協議等についての公開原則を定めたものである。
　局等は、報道機関への公開事務を進めるにあたり、「団体との協議のもち方に関する指針」により、団体との協議を行うこととなった場合には、ホームページの特殊テンプレート機能を使用し、「団体との協議等実施予定の入力内容」については、「ホームページ掲載にかかる運用マニュアル（団体との協議開催予定公表時）」を参照のうえ、協議予定日の遅くとも2日前には掲載することとする。
　ホームページ掲載場所：トップページ＞市政の透明化＞団体との協議等実施予定
　なお、要望等の内容が複数の局等の所管にわたる場合は、取りまとめを行う局等が報道機関への公開に係る事務を行うこと。

2　協議等の内容の公表
　局等の長は、この指針に基づき、団体と協議等を実施したときは、次によりその内容を公表するものとする。
（1）公表事項
　団体名、協議等の趣旨、実施日、要望書、回答書及び議事録（要旨）とする。
（2）公表時期
　要望書及び回答書については団体への回答送付後、議事録（要旨）については協議等終了後速やかに公表する。
（3）公表手段
　ホームページへ掲載する。
【解説】
○　団体と協議等を行った場合は、要望書及び回答書については団体への回答送付後、議事録（要旨）については協議等実施後速やかに、ホームページで実施内容を公表しなければならない。協議等を行うまでに至らなかったものについても、この規定を準用する。ホームページへの掲載は、「ホームページ掲載にかかる運用マニュアル（団体との協議等の実施状況）」のとおりとする。
　なお、要望等の内容が複数の局等の所管にわたる場合は、取りまとめを行う局等が公表に係る事務を行うこと。
○　議事録（要旨）の作成及び公表に当たっては、次の事項に留意すること。
　・議事録（要旨）の様式は別記様式5のとおりとする。
　・議事録（要旨）に個人が特定される表現のないよう、十分に留意する必要がある。また、いわゆるセンシティブ情報に該当するものが含まれることも考えられるので、そういったものが公表されることのないよう特に注意すること。（要望書及び回答書も同様。）
　なお、要望等の内容が複数の局等の所管にわたる場合は、関係局がそれぞれ所管する部分の議事録（要旨）を作成し、取りまとめを行う局等が議事録（要旨）全体の取りまとめを行うこと。

第7　報告等
1　局等の長は、この指針に基づき、団体と協議等を実施したときは、政策企画室長に速やかに報告するものとする。
2　政策企画室長は、1に定める報告に基づき、毎年1回、本市における団体との協議等の実施状況を大阪市ホームページにより公表する。
3　1に定めるほか、政策企画室長は、必要があると認めるときは、局等の長に対して団体との協議等の実施状況について報告を求め、又は意見を述べることができる。
【解説】
　団体との協議等を行った場合は、議事録（要旨）作成後、ホームページに公表する遅くとも3日前までに、政策企画室市民情報部広聴担当へ議事録（要旨）を添付し、報告すること。（別記様式6）
　なお、要望等の内容が複数の局等の所管にわたる場合は、取りまとめを行う局等が報告に係る事務を行うこと。

第8　その他
この指針の施行について必要な事項は、政策企画室長が別に定める。