住民票の写し等の不正取得にかかる被取得者への告知事務取扱要領

第1　目的

　この要領は、住民票の写し等の不正取得が行われた場合に、被取得者に対して当該不正取得の事実に関する情報を告知する事務（以下「本人告知事務」という。）の取扱いを定め、もって不正取得による被害の原因究明や拡大の防止を図るとともに、今後の不正取得を抑止することを目的とする。

第2　定義

　この要領において、次の各号に掲げる用語の意義は、次の各項に定めるところによる。

1　住民票の写し等

住民票の写し、住民票記載事項証明書及び戸籍の附票の写し並びに戸籍謄本（戸籍全部事項証明書）、戸籍抄本（戸籍個人事項証明書）、戸籍記載事項証明書（戸籍一部事項証明書）及び戸籍届書記載事項証明書をいう。

2　不正取得

本市各区長から住民票の写し等の交付を受けたもののうち、次のいずれかに該当する場合に当該住民票の写し等の取得者に対して事実の確認を行い、その回答に照らして不正に取得されたと市長が判断したもの。

(1) 住民基本台帳法（昭和42年法律第81号）第46条第2号又は戸籍法（昭和22年法律第224号）第133条若しくは同法第134条の規定の違反事件にかかる判決又は決定が確定したとき（確定した判決又は決定に係る公訴事実には含まれないが、その様態から同一事件として不正取得に当たる蓋然性が極めて高いと認めたときを含む。）

(2) 法務省、大阪府等の関係機関から偽造又は紛失の通知があった住民票の写し等の請求書又は職務上請求書により、住民票の写し等を取得していたとき

第3　告知の実施にかかる手続

1　不正取得に関する事実の確認

(1) 市長は、上記第2の2(1)又は(2)に該当する情報を把握したときに、当該住民票の写し等の交付請求者に対して、不正取得を行ったのか否かを確認するものとする。

(2) 上記(1)の確認は、様式1による書面を当該請求者に送付し、様式2による書面により回答するよう求めることにより行うものとする。

2　不正取得の判断並びに不正取得者への通告及び要請

(1) 市長は、前項による確認の結果に照らして、当該請求者が不正取得を行ったのか否かを判断する。

(2) 上記(1)の場合において、市長は、不正取得が行われたと判断したときは、当該不正取得者に対して、被取得者に当該不正取得の事実に関する情報を告知する旨を通告するとともに、当該不正取得にかかる住民票の写し等を返還するように要請する。

(3) 上記(2)の通告及び要請は、様式3による書面を当該不正取得者に送付することにより行うものとする。

3　被取得者への告知

(1) 上記2(2)の通告の後、市長は、当該不正取得の被取得者に対して、別表に掲げる当該不正取得の事実に関する情報を告知する。

(2) 上記(1)の告知は、様式4による書面を当該被取得者に対して送付することにより行うものとする。この場合において、市長は、当該被取得者のプライバシーの保護に十分配慮する必要があることに鑑みて、本人限定受取郵便等を利用するものとする。

第4　告知後の対応

1　人権侵害等の相談

　本市は、上記第3の3(1)の告知を受けた被取得者から、当該不正取得に関連して人権侵害等の問題について相談があった場合は、人権擁護等関係部署及び関係機関が連携して適切な相談等の対策を講じるとともに、相談の内容に応じて関係機関への連絡等の対応を行うものとする。

2　その他の相談

　本市は、上記第3の3(1)の告知を受けた被取得者から、当該不正取得に関連して債権や相続等にかかる紛争について相談があった場合には、法律相談等を行っている機関を紹介する。

第5　文書の保存

　本人告知事務の実施にあたり本市が作成し、又は取得した文書及び当該告知にかかる住民票の写し等の交付請求書（これに付随する資料を含む。）の保存期間は、公文書管理条例（平成18年条例第15号）別表の定めるところに従い、5年とする。

第6　その他

1　この要領の実施にあたり、市長は、住民票の写し等の交付決定に関する権限が区長に属することに鑑みて、十分に連携を図るものとする。

2　この要領に定めるもののほか、この要領の施行に関し必要な事項は、市民局長が定める。

　　　附　則

1　この要領は平成25年5月27日から施行する。

2　この要領は、次の各号に掲げるもののうち、当該各号に定めるものについて適用する。

(1)　第2の2(1)の当該判決又は決定が平成24年7月1日以降に確定したもの

(2)　第2の2(2)の当該通知が平成24年7月1日以降に発出されたもの

　　　附　則

　この要領は、平成26年2月3日から施行する。

　　　附　則

　この要領は、平成29年2月28日から施行する。

      附　則

　この要領は、平成31年5月1日から施行する。