実施機関が取り扱う個人情報の保護に関する事務取扱要綱

第1　趣旨

個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「法」という。）に定める個人情報（行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号。以下「番号法」という。）第2条第8項に規定する特定個人情報を含む。以下同じ。）の保護について、実施機関（大阪市個人情報の保護に関する法律の施行等に関する条例（令和5年大阪市条例第5号。以下「条例」という。）第2条第2項第1号に定める「実施機関」をいう。以下同じ。）が取り扱う個人情報の保護に関する事務の取扱いは、この要綱の定めるところにより行うものとする。

第2　事務の届出

1　事務の開始の届出手続

(1) 個人情報取扱事務の開始の届出は、当該事務を主管する担当等（大阪市公文書管理条例施行規則（平成18年大阪市規則第65号）第7条第5項に規定する課等をいい、本市が単独で設立した地方独立行政法人にあっては、当該地方独立行政法人の理事長が定める地方独立行政法人において取り扱う個人情報の保護のために必要かつ適切な規模のグループをいう。以下同じ。）が当該担当等（以下「主管担当等」という｡）の属する局等（大阪市市長直轄組織設置条例（平成24年大阪市条例第12号）第1条に掲げる組織、大阪市事務分掌条例（昭和38年大阪市条例第31号）第1条に掲げる組織、会計室、消防局、水道局、教育委員会事務局、行政委員会事務局、中央卸売市場、危機管理監の内部組織、区役所並びに本市が単独で設立した地方独立行政法人をいう。以下同じ。）の広聴広報幹事（本市が単独で設立した地方独立行政法人にあっては、当該地方独立行政法人の理事長が、課長級の職員のうちから、当該地方独立行政法人において取り扱う個人情報の管理の総括に関する事務を担任するものとして指名した者とする。以下「広聴広報幹事」という。）を経由して、個人情報取扱事務開始届（第1号様式。以下「開始届」という。）を総務局行政部行政課（以下「行政課」という。）に提出することにより行う。

(2) 行政課は、開始届が提出されたときは、記載事項について広聴広報幹事及び主管担当等と協議を行った上で、当該開始届を編集して帳簿（以下「届出簿」という。）とし、一般の閲覧用として備え置く。

(3) 本市が単独で設立した地方独立行政法人の理事長が担当等を定めたとき及び広聴広報幹事を指名したときは、速やかに総務局長にその内容を報告するものとする。

(4) 広聴広報幹事は当該局等に関する開始届の写しを綴った上保存する。

(5) 主管担当等は当該主管担当等に関する開始届の写しを綴った上保存する。

2　届出に係る事項の変更及び事務の廃止の届出手続

(1) 届出に係る事項の変更又は事務の廃止の届出は、主管担当等が広聴広報幹事を経由して、個人情報取扱事務変更・廃止届（第2号様式。以下「変更・廃止届」という。）を行政課に提出することにより行う。

なお、届出に係る事項を変更する場合にあっては、変更・廃止届に、届出に係る事項を変更した新たな開始届（以下「変更後の開始届」という。）を添付しなければならない。

(2) 行政課は、変更・廃止届及び変更後の開始届が提出されたときは、記載事項について主管担当等と協議を行った上で、次の方法により届出に係る事項を変更し、又は届出に係る事務の廃止の手続を行うものとする。

ア　届出に係る事項の変更

届出簿に編集されている開始届を変更後の開始届に差し替える。

また、届出簿から抜き取った変更前の開始届については、変更・廃止届とともに行政課において別に綴って保存する。

イ　届出に係る事務の廃止

廃止した事務に係る開始届を届出簿から抜き取る。

また、届出簿から抜き取った開始届については、変更・廃止届とともに行政課において別に綴って保存する。

(3) 広聴広報幹事は、届出に係る事項を変更した場合は、当該局等において保存している開始届の写しを変更後の開始届の写しに差し替え、届出に係る事務を廃止した場合は、当該廃止した事務に係る開始届の写しを綴りから抜き取る。

(4) 主管担当等は、届出に係る事項を変更した場合は、当該主管担当等において保存している開始届の写しを変更後の開始届の写しに差し替え、届出に係る事務を廃止した場合は、当該廃止した事務に係る開始届の写しを綴りから抜き取る。

3　大阪市個人情報保護審議会（以下「審議会」という。）への報告

行政課は、主管担当等から開始届又は変更・廃止届が提出されたときは、届出に係る事項その他必要な事項について、速やかに審議会に報告するものとする。

4　届出簿の閲覧

届出簿は、市民情報プラザにおいて一般の閲覧に供する。

5　開始届等の記入事項

(1) 開始届の記入事項

ア　「事務を所掌する組織の名称」欄

当該事務を主管する組織が分かるように、当該事務の主管担当等の名称を記入する。

イ　「事務の名称」欄

事務の内容が分かるように明確かつ簡潔に記入する。

なお、事務の単位については、個人情報を取り扱う担当等ごとに事務の目的内容に応じて主管している事務を分割する方法で行うこと。

ウ　「事務の目的」欄

個人情報を取り扱う事務の目的及び内容が明確に把握できるよう記入する。

エ　「個人情報の対象者」欄

取り扱う個人情報の類型（許認可の申請者、納税義務者、研修の講師等）を記入する。

オ　「根拠法令等」欄

事務の根拠となる法令、条例、規則、要綱等を記入する。

カ　「事務開始時期」欄

個人情報の取扱いを開始する年月日を記入する。

キ　「個人情報の記録項目」欄

個人情報の対象者に関し、事務処理のために取り扱うすべての項目の□を■とする。

なお、「その他」に該当する場合は、具体的な内容を記入する。

また、要配慮個人情報を収集していない場合は「要配慮個人情報」欄の「無」の□を■とし、要配慮個人情報を収集している場合は「要配慮個人情報」欄の「有」の□を■とする。

ク　「個人情報の収集方法」欄

個人情報の収集先が本人である場合は「本人」の□を■とし、個人情報の収集先が本人以外の場合は「本人以外」の□を■とするとともに、該当する収集先のすべての□を■とする。

また、「収集先の名称」欄に収集先の具体的な名称を記入する。

ケ　「経常的な目的外利用・提供」欄

個人情報を、専ら当該事務の執行のために使用し、経常的に目的外利用又は提供することがない場合には、「無」の□を■とする。

個人情報を、経常的に目的外利用又は提供している場合には、「有」の□を■とするとともに、該当する利用・提供先の□を■とする。

また、「利用の範囲・提供先の名称」欄に利用の範囲・提供先の具体的な名称を記入する。

コ　「処理形態」欄

該当する個人情報の処理形態の□を■とする。

個人情報の電子計算機処理を行う場合において、本市以外のものと通信回線により電子計算機の結合を行う場合は、「電算」に加え、「オンライン」の□を■とする。

当該事務において、電子計算機処理とマニュアル処理が混在しているものについては、「電算以外」及び「電算」の両方の□を■とする。

(2) 変更・廃止届の記入事項

ア　「届出の区分」欄

届出に係る内容に応じ、「変更」又は「廃止」のいずれかを記入する。

イ　「変更又は廃止の年月日」欄

届出に係る事項を変更し、又は届出に係る事務を廃止した年月日を記入する。

ウ　「変更の内容」欄

変更の内容が容易に把握できるよう記入する。

エ　その他の欄については、開始届に準じて記入する。

第3　個人情報保護管理体制

1　総括個人情報保護管理者

個人情報の統一的な管理に必要な連絡調整を行わせるため、総括個人情報保護管理者を置き、総務局長をもって充てる。

2　個人情報保護管理者

(1) 局等（本市が単独で設立した地方独立行政法人を除く。）に個人情報保護管理者を置き、当該局等の長（教育委員会事務局にあっては教育長、危機管理室にあっては危機管理監）をもって充てる。

(2) 個人情報保護管理者は、局等において個人情報を適正に管理しなければならない。

3　個人情報保護責任者

(1) 個人情報保護管理者の事務の一部を処理させるため、担当等（本市が単独で設立した地方独立行政法人に係るものを除く。）に個人情報保護責任者を置く。

(2) 個人情報保護責任者は、当該担当等の文書管理責任者（大阪市公文書管理条例施行規則第7条第5項に規定する文書管理責任者をいう。）をもって充てる。

4　保有個人情報の管理

(1) 個人情報保護責任者は、保有個人情報（保有特定個人情報を含む。以下同じ。）を記録している公文書を所定の場所において、適切に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行うものとする。

(2) 個人情報保護責任者は、保有個人情報を情報システムで取り扱うときは、当該情報システムの責任者と連携して当該保有個人情報を適切に管理するものとする。

(3) 個人情報保護責任者は、保有個人情報を保有する必要がなくなったときは、裁断、焼却その他当該保有個人情報の復元又は判読不可能な方法により当該保有個人情報の消去又は廃棄を行うものとする。

(4) 個人情報保護責任者は、次に掲げる組織体制等を整備するものとする。

ア　保有個人情報が漏えいし、滅失し、若しくは毀損したとき又は改ざんされたときその他事案（以下「事務処理誤り等」という。）が発生したとき又は発生するおそれを把握したときの職員からの個人情報保護管理者への報告連絡体制

イ　保有個人情報の事務処理誤り等が発生したとき又は発生するおそれを把握したときの対応体制及び対応手順

5　保有特定個人情報の管理

保有特定個人情報を取り扱う担当等では、上記4で定めるほか、次に掲げる管理措置を講じるものとする。

(1) 個人番号を取り扱う事務を所掌する担当等の個人情報保護責任者は、特定個人情報を取り扱う職員及びその役割を指定する。

(2) 個人番号を取り扱う事務を所掌する担当等の個人情報保護責任者は、各職員が取り扱う特定個人情報の範囲を指定する。

(3) 個人情報保護責任者は、保有特定個人情報を担当内の複数の部署で取り扱うときは、各部署における任務分担及び責任を明確にする。

(4) 個人情報保護責任者は、保有特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域（取扱区域）を明確にし、物理的な安全管理措置を講じる。

(5) 個人番号を取り扱う事務を所掌する担当等の個人情報保護責任者は、職員が番号法又は大阪市特定個人情報保護条例、その他特定個人情報に関する取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握したときの個人情報保護管理者への報告連絡体制を整備する。

(6) 職員は、保有特定個人情報の事務処理誤り等が発生したとき又は発生するおそれを把握したとき及び特定個人情報の取扱いが番号法又は大阪市特定個人情報保護条例、その他特定個人情報に関する取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握したときは、速やかに個人情報保護責任者又は個人情報保護管理者に報告しなければならない。

6　事務処理誤り等発生時及び番号法違反把握時の措置

(1) 事務処理誤り等が発生したとき（特定個人情報に関する重大事案を除く）

ア　個人情報保護責任者は、管理している保有個人情報（委託を受けた者が取り扱うものを含む。）の事務処理誤り等が発生したときは、速やかにその状況を調査するとともに、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講じた上で、個人情報保護管理者に当該事務処理誤り等の内容を報告するものとする。

イ　個人情報保護管理者は、アの報告を受けたときは、事務処理誤り等の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、事務処理誤り等の内容及び講じた措置を、行政課を経由して総括個人情報保護管理者に報告するものとする。

(2) 事務処理誤り等が発生したとき又は発生するおそれを把握したとき（特定個人情報に関する重大事案）

ア　個人情報保護管理者は、管理している保有特定個人情報（委託を受けた者が取り扱うものを含む。以下この号において同じ。）について次に掲げる事務処理誤り等が発生したとき（発生するおそれを把握したときを含む。）は、その旨を直ちに行政課を経由して総括個人情報保護管理者に報告するものとする。

(ｱ) 情報提供ネットワークシステム又は個人番号を取り扱う情報システムで使用するネットワークから漏えい等が発生したとき（不正アクセス又は不正プログラムによるものを含む）

(ｲ) 事務処理誤り等における保有特定個人情報の本人の数が101人以上であるとき

(ｳ) 不特定多数の人が閲覧できる状態になったとき

(ｴ) 職員等が不正の目的で利用、提供又は持ち出ししたとき

(ｵ) その他局等において重大事案と判断したとき

イ　個人情報保護管理者は、アの報告を行った後、速やかにその状況を調査するとともに、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講じた上で、事務処理誤り等の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、事務処理誤り等の内容及び講じた措置を、行政課を経由して総括個人情報保護管理者に報告するものとする。

(3) 番号法違反又は番号法違反のおそれを把握したとき

個人情報保護管理者は、番号法違反（番号法違反のおそれを含む。）のある特定個人情報（委託を受けた者が取り扱うものを含む。）の取扱事案が把握したときは、事実関係を調査した上で、原因を分析し、再発防止のための必要な措置を講ずるとともに、事実内容及び講じた措置を、速やかに行政課を経由して総括個人情報保護管理者に報告するものとする。

第4　情報提供の申出事務

1　情報提供の申出

(1) 受付窓口

情報提供の申出の受付は、主管担当等において処理する。

(2) 情報提供の申出の方法

情報提供の申出は口頭により行う。ただし、申出に係る情報に第三者に関する情報が含まれるときは、情報提供申出書により行う。

(3) 本人又は法定代理人であることの確認

情報提供の申出をしようとする者が、当該申出に係る情報の本人又はその法定代理人であることの確認は、主管担当等において、保有個人情報の開示事務と同様の方法で行う。

(4) 保有個人情報の取扱いの状況に関する情報の特定

主管担当等の職員は、情報提供の申出をしようとする者から、申出に係る情報の内容を十分聴き取り、情報を特定する。

(5) 情報の提供

主管担当等の職員は、申出に係る情報を、当該情報の性質に応じて、口頭又は文書等の閲覧若しくは写しの交付等により提供するものとする。なお、提供できない場合は、その理由を説明するものとする。

2　情報提供の申出に係る情報に第三者に関する情報が含まれる場合の取扱い

(1) 受付窓口

情報提供申出書（施行規則第26号様式）の受付は、総務局において処理する。

(2) 本人又は法定代理人であることの確認

情報提供の申出をしようとする者が当該申出に係る情報の本人又はその法定代理人であることの確認は、保有個人情報の開示事務と同様の方法で行う。

(3) 保有個人情報の取扱いの状況に関する情報の特定

申出に係る情報の特定は、保有個人情報の開示事務と同様の方法で行う。

(4) 情報提供申出書の受付

ア　情報提供申出書の記載事項の確認

情報提供申出書の記載事項の確認は、保有個人情報の開示事務に準じて行う。

イ　受付

受付は、保有個人情報の開示事務と同様の方法で行う。

ウ　説明事項

情報提供申出書を受け付けた場合においては、提供申出者に対して、情報の提供は情報提供申出書の受付と同時に実施するものではなく、提供の是非について主管担当等において検討するとともに、審議会の意見を聴いた上で、指定する日時及び場所において行う旨説明する。

エ　情報提供申出書の主管担当等への送付

情報提供申出書の主管担当等への送付は、保有個人情報の開示事務と同様の方法で行う。

(5) 情報提供申出書の記載事項の確認

主管担当等においては、行政課から送付された情報提供申出書の記載事項に不備のないことを確認する。

(6) 意見の聴取等

主管担当等においては、提供申出者の人権が侵害され、又は侵害されるおそれがあると認められる場合に当たるかどうかについて検討するため、必要に応じて調査を行うとともに、施行規則第22条第2項に基づき、提供申出者から意見を聴取し、又は必要な書類の提出を求めるものとする。

(7) 審議会への諮問

主管担当等においては、必要な資料（情報提供申出書、提供申出者の意見又は提出された書類、調査結果等）を添えて、審議会に諮問する。なお、審議会への諮問は、行政課を通じて行う。

(8) 審議会の審議及び答申

ア　審議

提供申出者の人権が侵害され、又は侵害されるおそれがあると認められる場合に当たるかどうかについて審議する。

イ　関係者の意見聴取

審議会は、必要があると認めるときは、提供申出者その他関係者の出席を求め、その意見又は説明を聴くことができる。

ウ　答申

審議会は、諮問に係る事案について調査審議した結果を、諮問した実施機関に対し答申する。

(9) 情報の提供

主管担当等においては、審議会の意見を尊重して、情報提供の申出に応じる場合は、あらかじめ日時及び場所を指定し、提供申出者に対し情報の提供を行ない、情報提供の申出に応じない場合は提供申出者に対しその旨を説明する。

第5　教育研修

1　個人情報保護管理者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員（派遣労働者を含む。以下同じ。）に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。

2　個人情報保護管理者は、個人情報保護責任者及び個人情報保護主任（総務担当係長等）に対し、担当内の現場における保有個人情報の適切な管理のための教育研修を実施するものとする。

3　個人情報保護責任者は、担当等の職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、個人情報保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。

第6　本市が単独で設立した地方独立行政法人に対する指導等

局等は、所管する本市が単独で設立した地方独立行政法人に対して、その業務運営における自主性に配慮しつつ、個人情報の保護に関し必要な指導、助言を行うものとする。

附則

1　この要綱は、平成17年4月1日から実施する。

2　平成7年10月1日付け「実施機関が取り扱う個人情報の保護に関する事務取扱要綱」は廃止する。

附則

この要綱は、平成18年4月1日から実施する。

附則

この要綱は、平成19年4月1日から実施する。

附則

この要綱は、平成20年4月1日から実施する。

附則

この要綱は、平成21年3月1日から実施する。

附則

この要綱は、平成21年4月1日から実施する。

附則

この要綱は、平成22年10月1日から実施する。

附則

この要綱は、平成23年10月1日から実施する。

附則

この要綱は、平成24年4月1日から実施する。

附則

この要綱は、平成24年7月9日から実施する。

附則

この要綱は、平成25年4月1日から実施する。

附則

この要綱は、平成26年10月1日から実施する。

附則

この要綱は、平成27年10月16日から実施する。

附則

この要綱は、平成28年2月1日から実施する。

附則

この要綱は、平成28年4月1日から実施する。

附則

この要綱は、平成28年5月21日から実施する。

附則

この要綱は、平成29年4月1日から実施する。

附則

この要綱は、平成29年9月28日から実施する。

附則

この要綱は、平成30年4月1日から実施する。

附則

この要綱は、平成30年5月10日から実施する。

附則

この要綱は、平成31年4月1日から実施する。

附則

この要綱は、令和元年5月31日から実施する。

附則

この要綱は、令和2年8月7日から実施する。

附則

この要綱は、令和3年4月1日から実施する。

附則

この要綱は、令和3年5月11日から実施する。

附則

この要綱は、令和3年10月5日から実施する。

附則

この要綱は、令和5年4月1日から実施する。