答申第490号

審査会は、次の理由により、上記(4)のとおり判断しています。

ア　本件文書の特定の妥当性について

審査請求人は、複数ページの研修用マニュアルであれば通常はページ数の記載があるはずであり、ページ数を抜粋、編集した蓋然性が高いと主張する。一般的に、複数ページある研修用マニュアルにはそのマニュアルを使用するものの便宜のためにページ番号が付されていることが通例であると思われるが、当審査会において本件文書を見分したところ実際に本件文書にはページ番号は付されておらず、審査請求人の主張するページの抜粋・脱落の有無についても確認したところ、抜粋や編集などが行われたことを窺わせる不自然な部分は認められないことから、本件文書に脱落した箇所は存在せず、本件文書の特定に誤りはないとする実施機関の説明に特段不自然、不合理な点は認められない。

イ　本件文書のほかに特定すべき公文書の存否について

(ｱ) 審査請求人は、本件文書に「戸籍謄本等事務処理細目」との記載箇所があるのに当該細目が特定されていないのはマニュアルとして不十分であり、本件文書に加えて当該細目を対象文書として特定すべきであると主張するが、単に本件文書の記載内容の出典の根拠を示したものであると考えるのが相当であり、実施機関に確認したところ、当該細目の内容そのものは全て本件文書に記載していることから、当該細目を本件文書に加えて新任等事務担当者へ配付することは行っていないとのことであり、当該細目は本件請求内容に対し特定すべき公文書ではないとする実施機関の説明に特段不自然、不合理な点は認められない。

(ｲ) 審査請求人は、本件文書に「『重要管理ポイント』を設けて業務項目ごとに遵守すべき事項を定めている」との記載箇所があるのに、重要管理ポイントを定めた公文書を特定していないのはマニュアルとして不十分であり、本件文書に加えて重要管理ポイントを定めた公文書を対象文書として特定すべきであると主張している。「重要管理ポイント」とは、実施機関が個人情報を取り扱う業務において誤交付・誤送付を防止するために使用する作業手順を定める様式のことであり、審査会において郵送事務処理センターの事務に係る重要管理ポイントを定めた文書を確認したところ、当該文書には郵送事務処理センターの事務に特化して証明書等の誤交付・誤送付が発生しないための確認の手順が具体的に記載されていることが認められ、また実施機関に確認したところ当該文書を新任等事務処理担当者に配付しているとのことであった。

以上を踏まえると、重要管理ポイントを定めた文書は、本件請求内容に合致するものであり、実施機関は本件請求に対し当該文書を特定すべきであった。