答申第517号

審査会は、次の理由により、上記(4)のとおり判断しています。

ア　実施機関によると、面会制限は、老人福祉法（昭和38年法律第133号。）第11条に基づくやむを得ない措置として行った入所措置処分（以下「入所措置処分」という。）を行う際に高齢者虐待の防止、高齢者の養護者に対する支援等に関する法律（平成17年法律第124号。）第13条の規定により同処分の実効性を高める付随的措置として行うことができるものであることから、面会制限に係る記録は独立して作成されることはなく、入所措置処分に係る記録に含まれるものであり、通常、入所措置書、入所依頼書と合わせて、入所措置処分に係る施設との協議や家族とのやりとり経過として保有されるとのことである。

なお、審査請求人が求める期間（平成25年4月1日～平成27年3月末日）に行われた入所措置処分に係る記録は、本来5年間保存すべきであったところ、誤って3年保存の簿冊に編綴したため、平成29年度末までに当該簿冊の保存期間が満了したものとして、平成30年度までに廃棄しているとのことである。

この点につき実施機関に改めて確認したところ、審査請求人が求める期間に行われた入所措置処分に係る記録に関する書類の編綴された簿冊を廃棄したことが分かる証跡のうち、平成26年度の記録に関する書類が編綴された簿冊を廃棄したことが分かる証跡は、平成29年度の「廃棄簿冊一覧」として、平成29年度の簿冊「廃棄簿冊目録（歴）」に編綴されている。しかしながら、平成25年度の記録に関する書類が編綴された簿冊を廃棄したことが分かる証跡は、平成28年度の「廃棄簿冊一覧」等として、平成28年度の簿冊「廃棄簿冊目録（歴）」に編綴されておらず、その他の場所にも不見当であり、確認できなかったとのことである。

イ　一方、本件請求時点は令和3年1月であり、上記誤廃棄がなくても平成25年度の入所措置処分に係る記録は、令和元年度には廃棄されることから、請求時点においては、いずれにしても存在しないものと認められる。面会制限に係る記録は、入所措置処分に係る記録に含まれ、本件請求時点では平成25年度の入所措置処分に係る記録が編綴されていた簿冊は廃棄されているため、他に特定すべき文書は存在しないという実施機関の説明に不自然、不合理な点はない。

ウ　平成25年度の入所措置処分に係る記録は廃棄したため存在しないとする実施機関の主張については、これを是認するほかないが、実施機関の文書管理は極めて不適切であったと言わざるを得ず、今後、実施機関において適切な文書管理がなされるよう付言する。