答申第151号

実施機関は、本件請求に係る保有個人情報のうち「A保健副主幹が平成30年4月から平成31年3月末までの期間、審査請求人に対し指示・指導した内容につき、A保健副主幹が自ら作成した記録」（以下「本件情報1」という。）については、存在しないことを理由として、不存在による非開示決定（以下「本件決定1」という。）を行い、「決裁修正指示記録　令和元年6月5日から12月6日」と特定した情報（以下「本件情報2」という。）については、全部を開示する決定（以下「本件決定2」といい、本件決定1とあわせて「本件各決定」という。）を行いました。

本件決定1の取り消しを求めて、また、本件決定2において特定した情報以外にも特定すべき保有個人情報があるとして、審査請求がありました。

実施機関が行った本件各決定は、いずれも妥当である。

審議会は次のとおり判断しています。

実施機関は、平成30年度人事考課の際に、第2次評価者であるB課長が、日常的に審査請求人を指導しているA保健副主幹から、口頭で審査請求人の勤務状況について情報収集したが、A保健副主幹は、審査請求人に指示・指導した内容を書き留めていた自身の備忘メモからその状況を報告したため、本件情報1は存在しないと主張している。

「人事考課制度運用の手引き」（以下「手引き」という。）によれば、第2次評価者は被評価者の勤務状況について情報収集することが求められているが、情報収集の方法として必ずしも書面で収集することは定められておらず、A保健副主幹はB課長から口頭で情報提供を求められたことから、個人メモを踏まえ勤務状況を口頭で説明しており、本件情報1をそもそも作成又は取得していないとする実施機関の説明に不自然、不合理な点は認められず、また、その主張を覆すに足る特段の事情も認められない。

(ｱ) 本件情報2は、審査請求人に対するA保健副主幹の業務上の指導記録であるが、実施機関によれば、第2次評価者であるB課長の令和元年5月末頃の指示に基づき、審査請求人に対する人事考課を適切に行い、その根拠を示すために令和元年6月からA保健副主幹が日々記録を作成し、組織共有したものとのことである。

審議会で本件情報2を見分したところ、整理番号、確認日、曜日、業種、届出種別、区、区受付日、保健所受付日、保健所受付番号、起案日及び内容欄で構成されており、内容欄には事業者からの届出の事務処理について、本件情報2の作成者が担当者へ指示指導した内容が時系列に記載されていることが認められる。

「手引き」においては、本件情報2のような、評価に際し業務上の指導記録を作成する義務は確認できず、また、本件情報2の記録目的は上記のとおり審査請求人の事務処理状況を管理、監督するためであることから、審査請求人が主張する文書名及び作成者並びに指示者及び被指示者を記載する必要性も認められない。

(ｲ) また、審査請求人はA保健副主幹が審査請求人に対し「公文書変造」の幇助を強要し、審査請求人が拒絶した情報が欠落していると主張していることから、審査請求人が主張する「公文書変造の幇助の指示」について実施機関に確認したところ、次のとおり説明があった。

平成30年12月以降に取得した公文書について供覧に係る手続が遅れたため平成31年度に供覧した事案があり、D担当課長代理及びA保健副主幹が供覧後、当該供覧文書を探す際に混乱を来さないようにとの意図で審査請求人に当該文書を平成30年度簿冊へ編綴するよう指示したことを指すと思われるが、供覧文書は、供覧閲了日をもって保管年度を決することが原則であることから、後日、当該指示については公文書の保存及び管理上適切ではなかったとして取り消し、平成31年度の簿冊に編綴した。

本件情報2は、審査請求人の事務処理に関する不備について注意した内容の記録であるところ、当該供覧文書を平成30年度簿冊へ編綴するようにとの指示は、上記のとおり審査請求人に対し一旦指示を行ったものの、後日適切でなかったとして当該指示を改め、適正に事務が完了したものであり、審査請求人の事務処理に関する不備について注意したものとは言えないことから、実施機関が本件情報2に記載しなかったことに特段、不自然、不合理な点は認められない。

(ｳ) 以上を踏まえれば、審査請求人に対してA保健副主幹が作成した文書は、本件情報2の他には存在せず、当該指示に係る記録が存在しないとする実施機関の主張を覆すに足る事実も認められない。

したがって、本件情報2以外に特定すべき情報は存在しないとする実施機関の主張に不自然、不合理な点は認められない。