答申第528号

　「大阪市教育委員会議に関する以下の文書／(1)令和3年第8回（5月25日）委員会議に提出された協議題第10号「大阪市教育振興基本計画について」に関するすべての資料及び協議の記録／(2)令和3年第9回（6月8日）委員会議に提出された協議題第11号「緊急事態宣言期間における児童生徒の学びの保障にかかる状況調査結果等について」と協議題第12号「大阪市教育振興基本計画について」に関するすべての資料及び協議の記録／(3)令和3年第10回（6月22日）委員会議に提出された協議題14号「総合教育会議について」に関するすべての資料及び協議の記録／(4)令和3年第1回から第10回委員会議の議事録」と表示して公文書の公開請求（以下「本件請求」という。）がありました。

　実施機関は、本件請求に係る公文書を保有していないことを理由に、大阪市情報公開条例（以下「条例」という。）第10条第2項に基づき、不存在による非公開決定（以下「本件決定」という。）を行いました。

　審査請求人は、令和3年9月1日、本件決定を不服として実施機関に対して、行政不服審査法（平成26年法律第68号）に基づき、審査請求を行いました。

　本件決定を取り消し、「録音データ」、「非公開部分も含んだ会議録」及び本件請求時点において公文書として保管されていた議事の記録等を探索しそれらについても対象文書として特定の上で、公開等の決定をすべきである。

　審査会は、次の理由により、上記(4)のとおり判断しています。

ア　教育委員会会議について
　教育委員会会議は、地方教育行政の組織及び運営に関する法律（昭和31年法律第162号）第14条第1項に基づき開催され、同条第7項は、「教育委員会の会議は、公開する。ただし、人事に関する事件その他の事件について、教育長又は委員の発議により、出席者の三分の二以上の多数で議決したときは、これを公開しないことができる。」と規定し、同条第9項は、「教育長は、教育委員会の会議の終了後、遅滞なく、教育委員会規則で定めるところにより、その議事録を作成し、これを公表するよう努めなければならない。」と規定している。
　上記の法を受けて、大阪市では、大阪市教育委員会会議規則（平成12年教育委員会規則第25号）が制定されており、同規則第16条第1項において、「教育長は、会議録を作成し、これを公表するものとする。」と規定されている。

イ　本件請求の対象について
　本件請求の対象は、大阪市教育委員会議に関する各種協議題「に関するすべての資料及び協議の記録」及び「令和3年第1回から第10回委員会議の議事録」である。
　ここで、公文書とは、条例第2条第2項において、「実施機関の職員（本市が単独で設立した地方独立行政法人及び大阪市住宅供給公社（以下「本市が単独で設立した地方独立行政法人等」という。）の役員を含む。以下同じ。）が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）であって、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているものをいう。ただし、官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数のものに販売することを目的として発行されるものを除く。」と規定されている。
　よって、ここでの協議題「に関するすべての資料及び協議の記録」や「議事録」には、後日の議事録作成のために当日の会議を録画や録音した電磁的記録や、作成中の議事録も含むと解される。

ウ　対象文書の存否について
　上記イ記載の解釈を踏まえ、審査会にて諮問庁に、「作成途中の『議事録』の公文書性に関連して、同『議事録』を、請求日時点においてどのように整理されていたのかをご教示ください。」と照会したところ、請求日時点において、令和3年第1回から第3回教育委員会会議については会議出席者において確認中のワードデータが、令和3年第4回から第9回教育委員会会議については担当者において確認中のワードデータが、令和3年第10回教育委員会会議については業者において文字起こし中の音声データが存在していたとのことであり、それらはいずれも組織内共有フォルダにて保管されていたとのことである。
　これらの文書等については、職務上作成され保有されているものであることに疑いはなく、それらが地方教育行政の組織及び運営に関する法律及び大阪市教育委員会会議規則に従い議事録を作成するために組織内共有フォルダにて保管されていることを踏まえると、組織的に用いているものといえる。
　そして、これらは、審査請求人が公開を求める協議題「に関するすべての資料及び協議の記録」や「議事録」に該当するといえ、今現在、それらが現存することまでは確認できていないものの、本件決定時に特定しなかったことは不適法といえ、改めて処分庁にて文書特定のうえ再決定を行うべきである（その際、本件請求時点の文書が上書き等により特定できなければ、審査請求人の利益となるよう完成版を特定すべきである。）。
　また、令和5年5月2日に事務局が聴取した時点で少なくとも令和3年第1回から第10回教育委員会会議の音声データが現存するとのことであるから、公開の可否はともかく、この音声データを不存在としたことは不適法であり、改めて処分庁にて文書特定の上再決定を行うべきである。
　さらに、本件請求時における議事の記録等の探索が不十分であったと見受けられることから、例えば、説明者として出席した者が議事内容を記録し決裁等に添付していなかったかについて改めて調査し、現存する公文書があれば、それについても特定の上、再決定を行うべきである。
　なお、審査庁は、最終的に公表されるもののみが「議事録」と捉えているようであるが、「議事録」を作成するために録音された「音声データ」や作成途中の「議事録」についても、それらが組織的に用いられていれば、公開の対象となることを申し添えておく。