報道発表資料　建設局における公文書の紛失について

　大阪市建設局において、複数の部署で保管していた公文書（廃棄簿冊目録）を紛失していたことが判明しました。廃棄簿冊目録は、保存期間が満了し廃棄決定した簿冊の名称等が一覧表になった歴史公文書です。

　このたびの事案が発生しましたことにつきまして、市民の皆様の信頼を損ねることになったことに対しまして、深くお詫び申し上げますとともに、再発防止に努めてまいります。

　令和5年2月21日（火曜日）、情報公開請求に関する情報公開審査会において、請求対象公文書を廃棄したことの証跡として廃棄簿冊目録の提出を求められましたが見当たらず、捜索を続けるも発見に至らなかったことから、令和5年4月28日（金曜日）に紛失と判断しました。この事案発生を受け、廃棄簿冊目録が各部署共通の文書であることから、令和5年5月30日（火曜日）から建設局内全部署の保管状況調査を行いました。

　調査の結果、総務局行政部行政不服審査担当課長及び会計室会計企画担当課長から通知のある「保存期間が満了する文書の廃棄について（通知）」にて、編集すべき簿冊を「廃棄簿冊目録（歴）」と指定されていたにもかかわらず、保存期間が3年等の短い期間の簿冊に誤って編集し、保存期間満了に伴い廃棄し、また、平成31年度以降の7件については、決裁が完了し簿冊に保管しなければならない段階で、簿冊に編集することを失念し、他の不要書類と共に廃棄したため、本来保存されているはずの廃棄簿冊目録を建設局全体で281件紛失していたことが令和5年12月8日（金曜日）に判明しました。

　紛失した公文書はその性質上、外部へ持ち出すことは考えられないため、誤って廃棄してしまった可能性が高いと考えております。なお、個人情報等は含まれておりません。

廃棄簿冊目録　281件

（内訳は別添資料のとおり）

　廃棄簿冊目録にかかる公文書管理の取扱いについての理解不足により、誤って保管期間が短い簿冊に編集したこと、また、簿冊に編集することを失念したことが原因です。

　建設局として全職員を対象とした文書事務研修を実施しているところであり、保存期間を意識した適切な文書管理に努めるとともに、廃棄する際は、複数名で確認を行うよう周知を改めて徹底します。

　また、適切な簿冊へ編集・保管されているか複数名で点検し、再発防止に努めてまいります。