大阪市バックオフィスDXグランドデザインを策定しました

　今後、本市を取り巻く環境は生産年齢人口減少、デジタル時代に即した法改正等の利便性の拡大、新たなテクノロジー導入に係る機運の高まりなど目まぐるしい変化が予測されます。また、本市内部においては、ルール、業務、システムの様々な課題を抱えており、改善が必要となっています。

　こうした本市の取り巻く環境変化及び現行業務の抱える課題を踏まえ、「抜本的なBPR」、「システムの最適化」、「ルール等/組織体制の見直し」、「労働環境の充実」をバックオフィスDX基本指針とし、本市がめざすべき姿への羅針盤としてバックオフィスDXグランドデザインを策定しました。

バックオフィスDXグランドデザインは「Re-Design おおさか～大阪市DX戦略～」のアクションプランとして「バックオフィスDXの実現」を達成するために掲げた、本市がめざすべき姿への「羅針盤」です。

今後本市を取り巻く環境変化としては、「人口動態」として人口の減少・高齢化の進行（2040年問題）、「国の政策動向」としてデジタル時代に即した法改正等による利便性の拡大、「技術動向」として新たなテクノロジー導入に係る機運のかつてない高まりが予想されます。

「大阪市人口ビジョン」によると、生産年齢人口は2030年までに2.8%減少し、その後2040年までに10.5%減少する見込みです。生産年齢人口の減少に伴い十分な職員採用ができなくなる恐れがあり、必要な職員数の確保が困難となれば、現在の業務・システム・組織のあり方では業務を継続することができなくなります。

本市のバックオフィス業務・システムは、アナログ業務の残存、システム間のデータ連携ができないことによる多重入力等の課題があります。これらの課題解決により、主な業務だけでも年間約110万時間の負担軽減を見込むことが可能です。
また、事業者においても年間約12万時間の負担が軽減されると想定しています。

歳出業務においては、アナログ業務の残存やシステム間の連携不足等により、各システムやExcel等に同様の内容を多重に入力する必要があります。また、執行伺及び支出負担行為においては、各所属が独自プロセス、独自ルールが発生しており、業務最適化の検討が進みにくい環境となっています。

公文書管理においては、公文書の保管場所が分散しており、原本又は正本の特定・検索に非常に手間がかかっています。
また、起案・決裁等の機能重複や類似ファイルの重複保管が生じており、業務全体として作業効率が悪く、適切な公文書管理ができない恐れがあります。

今後、本市を取り巻く環境は目まぐるしい変化が予想される一方で、現行組織、ルール、業務、システムにおいては様々な課題を抱えており、改善が必要となっています。このような状況の下、グランドデザインを策定することで、組織全体のパフォーマンス、業務品質を向上させるとともに、生産年齢人口の減少（職員数低減リスク）への対策・コア業務への重点配置を実現し注力することで、市民QoL（生活の質）の向上と都市力の向上につなげていくことを目的とします。

2030年の姿の実現及び2040年に向けて、バックオフィスDXの向かうべき方向としてバックオフィスDX基本指針を定めます。本市の取り巻く環境変化及び現行業務の抱える課題を踏まえ、「抜本的なBPR」、「システムの最適化」、「ルール等/組織体制の見直し」、「労働環境の充実」をバックオフィスDX基本指針とし、庁内のDXを推進します。

バックオフィスDX基本指針に基づき、データ連携基盤・統合プラットフォーム・汎用オンラインストレージを導入することにより、本市を取り巻く環境変化や現行業務の抱える課題の解決を図ります。2030年には、アナログ業務のシステム化・多重入力の解消・より適切な公文書管理等を実現させ、職員・事業者が快適に業務に従事できる姿をめざします。

2030年のバックオフィス全体イメージの実現に向け、業務横断で共通的に利用するシステム基盤として、データ連携基盤・統合プラットフォーム・汎用オンラインストレージを導入します。「抜本的なBPR」、「システムの最適化」を実現するためには、これらのシステム基盤が必要不可欠となります。

各システム・機能のデータを1つの連なったデータとして扱い、次の作業・入力画面等が明示されることによりシームレスに業務を執行でき、組織全体の業務を可視化するとともに、簡便に進捗確認が可能なシステム基盤を導入します。

グランドデザイン「バックオフィスDX基本指針」を踏まえた以下の基本的な考え方により、2028年1月の新運用切替、2030年の定着をめざすロードマップを策定します。

バックオフィスDX基本指針に沿って、2030年の業務・システムのあり方を実現することより、DXの土台が出来上がります。2040年に向けては、バックオフィスをイノベーションの中心に据え、DXのノウハウのみならず、データ連携基盤、統合プラットフォーム、汎用オンラインストレージ、各種データを活用し、他の業務・システムに効果を波及させていくことを想定しています。バックオフィスDXで得られた知見を行政DXへ広げ、さらには都市・まちDX、サービスDXへ波及させていくことで、市民QoL（生活の質）の向上と都市力の向上に寄与します。

アクションプランのKGIを達成するための必要な成果として「作業品質の向上」、「業務の効率化」、「働きやすい職場環境の構築」を設定します。また、これらを実現するためのKPIとして「多重入力箇所」、「生産性向上率」、「業務負担軽減時間」等を設定します。